Gedruckte Entgeltabrechnungen mit d.velop postbox um 80 Prozent reduziert

Loh Services spart mehr als 4.000 Briefe im Monat ein – weniger Papier, Porto und Arbeitszeit

Loh Services mit Hauptsitz im hessischen Haiger ist der zentrale Dienstleister für alle Gesellschaften, die zur inhabergeführten Friedhelm Loh Group gehören. Loh Services unterstützt die Unternehmen der in den Zentralfunktionen Finanzen/Controlling, IT und HR sowie Sicherheit, Energie, Umwelt und Bauten. Die Friedhelm Loh Group ist mit verschiedenen Produkten auf dem Markt vertreten – beispielsweise als weltweit führender Systemanbieter für Schaltschränke inklusive Stromverteilung, Klimatisierung und IT-Infrastruktur.

Sie besitzt zudem Fertigungskompetenzen im Bereich Stahl und Kunststoff, um etwa Schaltschränke vollständig ausstatten zu können. Auch ein Start-up im Bereich Edge- und Cloud-Technologien gehört der Unternehmensgruppe an, die über 12 Produktionsstandorte verfügt und mit mehr als 95 Tochtergesellschaften weltweit vertreten ist. Derzeit beschäftigt die Friedhelm Loh Group etwa 12.000 Mitarbeiter:innen, davon rund 5.500 in Deutschland.

Aufwendige Entgeltbrechnungen bei Loh Services

Die Friedhelm Loh Group ist eine Unternehmensgruppe mit weltweit 95 Tochtergesellschaften. Entsprechend dezentral sind die Standorte auch über ganz Deutschland verteilt. Insbesondere bei der monatlichen Erstellung und Verteilung der rund 5500 Entgeltabrechnungen für die deutsche Belegschaft brachte diese Dezentralität in der Vergangenheit einen hohen zeitlichen und materiellen Aufwand für die Mitarbeiter:innen der Loh Services – die zentrale Dienstleistungsgesellschaft der Friedhelm Loh Group – mit sich. 

Zeit- und personalintensive Workflows 

„Wir erstellen hier am Hauptsitz in Haiger zentral die Entgeltabrechnungen über SAP“, erklärt Insa Lenz, die die HR-Administration bei Loh Services leitet. Und das sah so aus: „Die Abrechnungsbelege wurden monatlich ausgedruckt und mit einem speziellen Thermoseal-Gerät versiegelt und verklebt.“ Per Hauspost wurden die Entgeltabrechnungen dann an die näherliegenden Standorte verteilt, die übrigen Mitarbeiter:innen bekamen ihre Unterlagen per Post zugestellt. Ein Procedere aus Drucken, Falten, Kuvertieren, Frankieren, Transportieren und Verteilen, das viel Zeit kostete und hohe Kapazitäten in diesem Workflow band. 

Neue Lösung fällig, als altes Thermoseal-Gerät den Dienst versagt 

Schließlich versagte das alte Thermoseal-Gerät seinen Dienst. „Es stammte aus den 80er- oder 90er-Jahren und war zum Schluss wirklich sehr störanfällig“, beschreibt Insa Lenz weiter. „Irgendwann bekamen wir auch keine Ersatzteile mehr dafür und es gab keinen Monteur mehr, der das Gerät instand setzen konnte. Es war an der Zeit, etwas zu ändern.“  

HR-Abteilung spricht sich für digitale Lösung aus 

Die HR-Abteilung beschloss, eine neue Lösung einzuführen. „Am Anfang stand die Überlegung, ein neues Thermoseal-Gerät zu kaufen. Weil diese Technologie aber inzwischen veraltet war, haben wir uns dagegen entschieden.“ Schnell war klar, dass nur eine digitale Lösung sinnvoll sein würde. „Die Idee einer Digitalisierung des Prozesses hatte es zwar auch vorher schon gegeben, aber es war immer bei einer Idee geblieben“, führt die Leiterin der HR-Administration aus.   

Anforderungen: Hoher Datenschutz, geringer Implementierungsaufwand 

Doch worin bestanden die zentralen Anforderungen an die neue digitale Lösung eigentlich? Wichtig bei der Auswahl sei zunächst einmal der Datenschutz gewesen, sagt Insa Lenz, schließlich handele es sich um überaus sensible Daten. „Wir wollten einen vertrauensvollen Anbieter finden, durch den wir die Dokumente auch rechtssicher zustellen können“, nennt sie einen Punkt.

Ein weiterer Aspekt: Der Implementierungsaufwand sollte so gering wie möglich sein: „Wir rechnen mit SAP ab, und uns war es wichtig, eine funktionierende Lösung ohne hohen Anpassungsaufwand zu erhalten.“ Dazu zählte auch, dass der Prozess zur Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen ebenfalls einfach zu handhaben sein sollte. „Darüber hinaus musste genau geregelt sein, was mit den persönlichen Daten geschieht, falls eine Person aus dem Unternehmen austritt.“ 

Projektteam recherchiert bei Loh Services nach Lösungen 

Um einen geeigneten Software-Anbieter zu finden, gründete sich bei Loh Services ein kleines Projektteam, das sich zunächst im Internet nach Lösungen umschaute. „Am Ende standen drei Anbieter zur Auswahl, von denen einer d.velop war“, blickt Insa Lenz zurück. „Wir haben eine Kosten-Nutzen-Analyse aufgestellt, die Vor- und Nachteile der Anbieter verglichen und sind in Gespräche gegangen – so entstand der Kontakt zu d.velop.“ Zur Entscheidung für d.velop postbox habe zudem beigetragen, dass „auf der Website von d.velop ersichtlich war, welche führenden Unternehmen bereits mit der Lösung arbeiteten.“ 

d.velop überzeugt durch Rechtssicherheit der postbox

Letztlich überzeugen konnte d.velop in mehrfacher Hinsicht: „Die rechtliche Komponente der Bereitstellung der Entgeltabrechnung war uns sehr wichtig“, nennt Insa Lenz ein Hauptargument. „Ebenso wichtig, aber noch Zukunftsmusik, ist für uns die Möglichkeit, auch weitere Dokumentenarten über die d.velop postbox an unsere Belegschaft versenden zu können.“

Die postbox ist Eigentum der Mitarbeiter:innen 

Hinzu komme, dass das Postfach Eigentum des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin sei. Das heißt: Nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen kann die betreffende Person das Postfach einfach beim nächsten Arbeitgeber weiternutzen. Oder es löschen. „Ein weiterer Vorteil ist, dass wir keinen zusätzlichen Aufwand haben, die Mitarbeiter:innen zentral anzulegen und ihre E-Mail-Adressen zu verwalten“, führt Insa Lenz aus, „denn jeder erstellt seinen Account einfach selbst.“ 

Fester Ansprechpartner bei d.velop ist immer kontaktierbar

Die Zusammenarbeit während der Projektphase mit d.velop lief, wie bei solchen Projekten üblich, remote ab – mit einem festen Ansprechpartner auf der Seite von d.velop. „Uns ist wichtig, dass wir direkt wissen, wen wir ansprechen können“, erklärt Patrick Kiendl, Projektmanager bei Loh Services, „und das funktioniert in der Regel sehr gut.“ Auch die Rückmeldezeiten seien sehr gut, fügt er hinzu. Aktuell habe man aber wenig Kontakt, weil „es läuft“, wie Kiendl zufrieden formuliert. „Die d.velop postbox haben wir jetzt bei 80 Prozent unserer 5.500 deutschen Mitarbeiter:innen ausgerollt“, beschreibt er, „und eine kurze Abstimmung war nur dann notwendig, wenn wir ein neues Unternehmen ins System aufgenommen haben.“ 

Schnelle Terminangebote, gute Zusammenarbeit 

Besonders positiv in Erinnerung geblieben ist Insa Lenz, dass die d.velop ihr immer sehr schnell Termine angeboten hat. „Zugleich bekamen wir zusätzliche Informationen mitgeliefert, die nicht unbedingt selbstverständlich sind.“ Zum Beispiel, wie ein Betriebsrat bestmöglich über ein solches Projekt in Kenntnis zu setzen ist. Stichwort: Informationspflicht. Patrick Kiendl schätzt indessen sehr, dass der Ansprechpartner bei d.velop seit Projektbeginn derselbe geblieben ist. „Wir kennen uns inzwischen und arbeiten eng zusammen“, erläutert er.

Mehrfache Anbindung neuer Firmen ans System lief sauber und korrekt  

Gab es denn Knackpunkte während des Projekts? „Für den außenstehenden Anbieter ist es immer eine Herausforderung, dass wir eben nicht ein Unternehmen sind, sondern mehrere in einem Unternehmensverbund“, sagt Kiendl. Für die einzelnen Firmen musste die Anbindung einzeln erfolgen, und zwar sauber und korrekt. „Das hat alles sehr gut funktioniert.“ 

Digitaler Versand der Abrechnungen spart Ressourcen und Arbeitskraft  

Seit zweieinhalb Jahren ist die d.velop postbox bei Loh Services im Einsatz. Hat es sich für Loh Services gelohnt? „So ganz einfach ist das nicht auszurechnen“, sagt Insa Lenz, „aber wir haben jeden Monat ungefähr 5.500 Abrechnungen mit jeweils ein bis zwei Seiten Papier, von denen wir jetzt 80 Prozent digital versenden. Da kommt einiges zusammen.“ Mehr als 4.000 Briefe pro Monat. Neben den Materialkosten für Papier und Kuverts entfallen das Porto und die Arbeitszeit für das Kuvertieren, Drucken und Versiegeln. Auch die Fahrtkosten sowie die Arbeitszeit für die Hauspost-Verteilung gehören der Vergangenheit an.

Größter Vorteil von d.velop postbox: Standortunabhängigkeit 

Es hat sich allerdings noch mehr verbessert: „Der größte Nutzen ist, dass wir standortunabhängig sind. Wir erstellen die Abrechnungen zwar zentral, aber es spielt keine Rolle, wo die Entgeltabrechnung erstellt wird. Und es spielt ebenfalls keine Rolle, wo dann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Schreiben abruft.“ In der Regel sei sowieso das private Handy mit einer App ausgestattet. Und: „Ein weiterer Vorteil der digitalen Gehaltsabrechnung ist die Schonung von Ressourcen, weil es eine umweltfreundliche State-of-the-Art-Lösung ist.“ 

80-prozentige Abdeckung mit d.velop postbox ist eine gute Quote 

Von den Mitarbeiter:innen der Friedhelm Loh Group wurde die digitale Lösung positiv aufgenommen. Eine 80-prozentige Abdeckung der Gesamtbelegschaft ist eine sehr gute Quote, die mit mehreren internen Werbeaktionen erreicht werden konnte. Dennoch bleibt das Ziel die magische 100. Ein Grund für den Erfolg ist die Einfachheit der Nutzung von d.velop postbox. Jeder Neuling bekommt nur eine einseitige Anleitung, schon funktioniert die Anmeldung in der App. Mehr braucht es nicht. 

Weitere Zusammenarbeit mit d.velop geplant 

Eine weitere Zusammenarbeit mit d.velop ist fest vorgesehen. „Zunächst möchten wir, dass die restlichen 20 Prozent der Entgeltabrechnungen, die noch auf Papier an die Belegschaft gehen, über d.velop verschicken lassen“, erklärt Insa Lenz. Von Anfang an sei das der Plan gewesen, falls die Quote der Digital-Nutzer:innen einmal die 80 Prozent erreichen sollte.