Referenzstory Stadt Wesseling

Die Stadt Wesseling nutzt ihr DMS für weitaus mehr als reine Archivzwecke. Die moderne Web-Technologie ermöglicht einen stetigen Ausbau der Digitalisierung für mehr Effizienz und Transparenz in der Kommunalverwaltung:

• Einführung eines produktorientierten Aktenplans nach KGSt-Muster
• Anbindung von Fachverfahren sowie DMS-Integration in das Bürger-Serviceportal
• Automatisierung von Routineaufgaben durch digitales Prozessmanagement

Stadt Wesseling: Effiziente Dokumentenverwaltung mit dem Webclient

Seit nunmehr 15 Jahren arbeitet die Stadt Wesseling mit dem Dokumentenmanagementsystem von d.velop, die meiste Zeit davon für Archivzwecke in ausgewählten Ämtern und anfangs zur elektronischen Rechnungsbearbeitung. Im Jahr 2021 übernahm dann ein neu gegründetes vierköpfiges Team – zwei Fachkräfte aus der IT, zwei aus dem Bereich Digitalisierung/Organisation – die Verwaltung des DMS. Ihre Feststellung: Das System bietet noch unglaublich viel mehr Potenzial, bedarf aber gleichzeitig einer umfassenden Modernisierung.

„Damit schalteten wir in Sachen DMS gleich mal zwei Gänge höher“, wie es Alexander Eckstein, Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Wesseling, beschreibt. Wichtigste Änderung war die Umstellung auf die webbasierte Technologie, den d.velop Webclient. Aber auch die komplette Neuausrichtung des Aktenplans und weitere Fachverfahrensintegrationen hoben die Effizienz der Dokumentenverwaltung auf eine ganz neue Stufe. Die Zusammenarbeit mit d.velop zeichnete sich in dem Projekt „DMS-Ausbau“ durch eine engmaschige Betreuung und äußerst schnelle Reaktionen auf Supportanfragen aus.

Mit Innovationsgeist zur modernen Stadtverwaltung

Kürzere Bearbeitungszeiten und Transparenz beim Dokumentenzugriff, davon profitieren auch die Bürger:innen. So ist Wesseling mit seiner State-of-the-Art-DMS-Landschaft inzwischen zum Vorbild für Nachbarkommunen geworden. In regelmäßigen Gesprächskreisen tauscht man sich – als an die KDVZ angegliederte Verwaltung – über Erfahrungen und weitere Pläne hinsichtlich Dokumentenverwaltung und Digitalisierung aus. Bei der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur lässt die Stadt Wesseling viele ihrer Fachverfahren hosten, das DMS hingegen wird auf eigenen Servern betrieben.

Vorteile des Webclients bei alltäglichen Arbeitsprozessen

Über die Web-Technologie des neuen Clients können im ersten Schritt 200-300 der insgesamt 700 Mitarbeitenden der Stadtverwaltung vollkommen unabhängig vom jeweiligen Standort ihren Tätigkeiten nachgehen; weitere Ämter werden sukzessive angebunden. „Ihnen gefällt das moderne Erscheinungsbild des Clients mit den Kacheln und Widgets“, berichtet Stephanie Gysser aus der Organisationsabteilung. „Das moderne Design und die intuitive Bedienungsoberfläche machen die Arbeit einfach angenehm.“ Man kann sich individuelle Dashboards zusammenstellen, Spalten nach eigenen Bedürfnissen anordnen oder mehrere Fenster gleichzeitig öffnen. Die Performance des Webclients ist deutlich besser als bei üblichen Fat Clients. Resultat ist eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Dokumenten.

Mehrwerte aus technischer Sicht

Auch die beiden Kollegen aus der IT freuen sich über die Web-Technologie. In der Citrix-Umgebung war die Aktualisierung des bisherigen lokalen Clients immer mit Aufwand verbunden und erforderte das Erstellen eines neuen Images, das heißt eines Abbildes der kompletten Rechnerstruktur (welche zur Wiederherstellung benötigt wird). Im d.velop Webclient können Updates nun direkt eingespielt werden, ohne dass jemand in seiner Arbeit beeinträchtigt wird. Seine Funktionalitäten werden laufend vervollständigt und erweitert.

Neuausrichtung nach KGSt-Aktenplan

Was die allgemeine Schriftgutverwaltung angeht, so gab es bislang eine Aktenplanstruktur, die Alexander Eckstein jedoch als eher stiefmütterlich beschreiben würde. Dokumente wurden abgelegt, allerdings ohne einheitliche Systematik. Abteilungen nutzten das System nur teilweise, viele Prozesse liefen noch über herkömmliche Windows-Strukturen. Um die Dokumentenverwaltung zu optimieren, entschied sich die Stadt für eine komplette Neuausrichtung des Aktenplans. Anstelle eines aufgabenorientierten Ansatzes wurde ein produktorientierter Aktenplan nach KGSt-Muster eingeführt.

Ihr Ziel einer verwaltungs- und fachabteilungsübergreifenden Schriftgutverwaltung hat die Kommune damit erreicht. Der Schritt ermöglichte gleichzeitig eine intensivere Integration von d.velop documents mit verschiedenen Fachverfahren. Inzwischen sind alle wichtigen Anwendungen angebunden, darunter Prosoz14Plus im Jugendamt, ProBAUG im Bauamt und OK.EWO im Bürgeramt. Auch die Personalakte ist über eine Schnittstelle zu SAP integriert, wodurch Abrechnungsdokumente und Metadaten automatisch im DMS abgelegt werden.

Interkommunale Zusammenarbeit ermöglicht zukunftsweisende Lösungsansätze

Auch eine gute Software will gepflegt werden. In Wesseling wurde das Dokumentenmanagementsystem längere Zeit nicht regelmäßig überarbeitet, individuelle Anpassungen erschwerten Wartung und Support. Durch die Umstellung auf den Webclient und die gleichzeitige Aktualisierung des Systems auf die aktuelle Version gelang es der Verwaltung dann, mit d.velop documents eine moderne und zukunftsfähige Lösung zu implementieren. Von diesen Erfahrungen profitieren im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit unter dem Dach der KDVZ mittlerweile auch zahlreiche Nachbargemeinden.

„Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Modernisierung der Dokumentenverwaltung ist die klare Trennung zwischen Organisation und Technik“, ist sich Alexander Eckstein sicher. „Dadurch kann sich jeder Arbeitskreis um sein Spezialgebiet kümmern, bei gleichzeitig engem Informationsaustausch.“ Die gute Zusammenarbeit beider Bereiche ist somit Voraussetzung und ein wesentlicher Bestandteil des Erfolges.

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DMS-Integration in das Bürger-Serviceportal

Mittlerweile hat die Stadt das DMS in ihr Bürger-Serviceportal integriert, um Anträge online entgegennehmen und bearbeiten zu können. Im Sommer 2025 bereitete das Projektteam die Bearbeitung und den Import der Onlineanträge innerhalb des DMS vor. Dies soll die Kommunikation mit Bürger:innen weiter vereinfachen und die Verwaltung im Sinne des Onlinezugangsgesetzes noch kundenfreundlicher gestalten. Auf der weiteren Planung steht außerdem die Einführung des process studios von d.velop. Damit sollen Workflows automatisiert werden – „ein mächtiges Werkzeug mit dem Potenzial, die Effizienz der Verwaltung weiter zu steigern“, ist sich Stephanie Gysser sicher. „Die Automatisierung von Routineaufgaben wird es uns ermöglichen, dass wir uns noch besser auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren können.“

DMS-Verantwortliche der Stadt Wesseling im Interview

In diesem kurzen Video teilen Alexander Ecktsein und Jan-Stefan Janetzky ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit d.velop und berichten aus erster Hand über die erfolgreiche DMS-Modernisierung bei der Stadtverwaltung Wesseling.