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Die Bayerische nutzt Dokumentenmanagement als zentrale Informationsdrehscheibe

Die Bayerische

Wer nach den Ursprüngen der Versicherungsgruppe die Bayerische sucht, stößt auf eine bewegte und konsequente Entwicklung. Die Geschichte der Bayerischen beginnt bereits 1858 mit der Gründung eines sogenannten Pensions- und Leichenvereins der Königlich bayerischen Staatseisenbahnen, der später zur „Sterbekasse bayerischer Staatsdiener“ wurde. Nach mehreren Umbenennungen entstand mit der Gründung einer Sachversicherungstochter im Jahre 1962 eine leistungsstarke Versicherungsgruppe, die seit 2012 unter der Marke „die Bayerische“ am Markt agiert. Heute besteht die Versicherungsgruppe aus den Gesellschaften Bayerische Beamten Lebensversicherung a.G. (Konzernmutter), Neue Bayerische Beamten Lebensversicherung AG und der Sachgesellschaft Bayerische Beamten Versicherung AG.

Digitalisierung schon lange vor dem heutigen Trend

Was angesichts der 160-jährigen Geschichte jedoch überraschend erscheint: Schon lange bevor der allgemeine Trend zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse ausgerufen wurde, hatte sich die Bayerische in ihrer Unternehmensorganisation sukzessive von den Papierdokumenten getrennt. Genauer gesagt bereits seit Mai 2006, also vor mehr als zehn Jahren. Denn zu diesem Zeitpunkt erfolgte die erste Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems der d.velop AG, bei der zunächst in mehreren Stufen für verschiedene Fachbereiche eine elektronische Dokumentenarchivierung in Verbindung mit einer Scanning-Komponente und Workflows eingeführt wurde.

Dies zielte darauf ab, die gesamte Eingangspost mit ihren Abrechnungen, Gutachten und weiteren Dokumenten mit einer Dokumentenerfassung in elektronische Daten umzuwandeln und sie workflow-gesteuert den Fachbereichen digital zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Damit verbunden war auch digitale Akten, wie elektronische Kundenakten einzuführen, um von den Papierakten wegzukommen. Holger Kühl, seinerzeit technischer Ansprechpartner bei der Systemimplementierung und auch heute noch für die DMS-Landschaft zuständig, erinnert sich: „Der Einstieg in das elektronische Dokumentenmanagement war gleichbedeutend mit einem durchgreifenden Umbruch in der Vorgehensweise unserer Sachbearbeitung.“

Digitale Rechnungsverarbeitung

Produkt

Versicherung

Branche

450

Mitarbeiter

Monatlich 74.000 Workflows bei der Bayerischen

Dabei waren dies zunächst nur die ersten Schritte der Digitalisierung. Einmal auf den Geschmack gekommen, weil die Nutzeffekte schnell sichtbar wurden, erweiterte die Bayerische kontinuierlich ihre DMS-Landschaft mit weiteren Lösungskomponenten. So 2007 beispielsweise in der Weise, dass die Informationen aller Eingangskanäle, also zusätzlich auch Fax und E-Mails, in das DMS eingebunden wurden. Auch eine SAP-Integration wurde ebenso wie die Vertriebsanbindung in der Vorgangsbearbeitung realisiert. „Angetrieben von unserer Überzeugung, dass elektronisch unterstützte Prozesse zu wesentlichen Effektivitätsvorteilen führen, hatten wir einen großen Ehrgeiz entwickelt, die Digitalisierung zügig voranzutreiben“, berichtet Holger Kühl. Und er ergänzt: „Mit dem DMS als Basis haben wir neue digitale Prozesse aufgebaut, inzwischen ist dieses System die zentrale Drehscheibe für Informationen bei der Automatisierung von Prozessen.“

Und tatsächlich hat sich diese frühzeitige Ausrichtung auf digitale Abläufe für die Bayerische spürbar gelohnt. So ist seit dieser Zeit zwar die Zahl der Bearbeitungsfälle deutlich gestiegen, gleichzeitig wurden die über 400 DMS-Nutzer durch das System aber spürbar entlastet. In einer beeindruckenden Zahl ausgedrückt: Seit den Anfängen 2006 sind rund sieben Millionen Workflows für die Versicherungsvorgänge der verschiedenen Sparten und durch das ECM-System gelaufen. Aktuell beläuft sich die Zahl auf monatlich 74.000 Workflows, gleichzeitig befinden sich im Produktions-Archiv rund 30,5 Millionen Objekte.

Wir suchten seinerzeit einen DMS-Partner, der sich nicht nur über zukunftssichere Lösungen, wirtschaftliche Stabilität und günstige Lizenzkosten charakterisiert, sondern mit dem eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich ist.

Holger Kühl
Leiter Organisationseinheit 
Die Bayerische

Partner auf Augenhöhe

Diese Entwicklung hat auch einen Beitrag dazu geleistet, dass die Bayerische wirtschaftlich ein überdurchschnittlich positives Bild aufweist. Die gesamten Beitragseinnahmen der Gruppe betrugen in 2016 mehr als 460 Millionen Euro. Die Gruppe steigert ihr Eigenkapital kontinuierlich und liegt dabei weit über dem Branchenschnitt. Es werden Kapitalanlagen von über 4,5 Milliarden Euro verwaltet. Mehr als 6.000 persönliche Berater stehen den Kunden der Bayerischen bundesweit zur Verfügung. Die Ratingagentur Assekurata hat der Neuen Bayerischen Leben in einer aktuellen umfangreichen Unternehmensanalyse erneut die Qualitätsnote A+ („sehr gut“) verliehen.

Auf die nun schon über 10-jährige Zusammenarbeit zwischen der Bayerischen und d.velop blickt Kühl denn auch positiv zurück. „Wir suchten seinerzeit einen DMS-Partner, der sich nicht nur über zukunftssichere Lösungen, wirtschaftliche Stabilität und günstige Lizenzkosten charakterisiert, sondern mit dem eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich ist.“ Diese Erwartung habe sich durchweg erfüllt, auch wenn es immer wieder darum geht, flexibel auf neue Anforderungen der Versicherungsgruppe zu reagieren.