TECE Logo

TECE digitalisiert dokumentengebundene Prozesse mit SharePoint/O365

“Mit SharePoint/O365 von Microsoft profitieren wir von einer leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit der Erweiterung d.velop für Office 365 verbinden wir diese Plattform mit SAP ERP und Salesforce, erreichen volle Transparenz über unsere Dokumente und Geschäftsprozesse und haben die rechtskonforme Ablage sichergestellt.”

Reinhard Wiggers | Head of Processes and Systems TECE

TECE – Close to you

Als global tätiger Hersteller von Sanitärprodukten und Installationssystemen lautet das Versprechen von TECE » close to you «. Seit über 30 Jahren ist das unabhängige Familienunternehmen nah an Menschen und Märkten. Die Neugier für die Welt der Kunden führt zu durchdachten Produkten und Services und wird auch weiterhin der Antrieb für Innovation sein. Die Kernkompetenz von TECE ist einfach erklärt. Wasser ins Haus holen und von dort wieder hinausleiten – mit dem für das Unternehmen typischen Pioniergeist.

Die Anforderungen von TECE

TECE ist ein international ausgerichtetes und dynamisch wachsendes Unternehmen. In die bestehende Cloud-Strategie von TECE sollte ein passendes Informationsmanagementsystem etabliert werden. Dieses System hatte die Anforderung sich nahtlos in die führenden Applikationen CRM (Salesforce) und SAP ERP zu integrieren. Die Integration sollte die lückenlose, gesetzeskonforme und transparente Digitalisierung aller Dokumente in Form von digitalen Akten umfassen. Unter anderem sollten dabei die folgenden Aktenarten abgebildet werden: Kundenakten, Auftragsakten, Lieferantenakten, Bestellakten, Technische Datenblätter, Normen etc.. Auf dieser Basis wollte TECE Geschäftsprozesse umfassend digital gestalten, Dokumente für Kunden bereitstellen und die Zusammenarbeit optimieren. Auch die Automatisierung der Beschaffungsprozesse (procure2pay)gehörte zum Scope des Projektes.

Nach Vorstellungen von TECE soll das eingesetzte DMS den internen “Share & Work Together” Gedanken weiter fördern. Zudem war das Thema der gesetzteskonformen Ablage passend zu den Anforderungen der jeweiligen Ländern, im Projekt von Bedeutung.

Die Digitalisierungsstrategie von TECE:

Um die interne Verwaltung von TECE zu digitalisieren und das Projekt erfolgreich abzuschließen wurden vor Projektstart eine Strategie aufgestellt. Gestartet wurde mit dem Kern des Projekts. Der Migration der bestehenden Lösungen, dem d.3ecm von d.velop in Richtung SAP und Salesforce sowie des Filesystems in Richtung SharePoint/O365. Folgend wurde die Integration von SharePoint/O365 in SAP ERP sowie Salesforce durchgeführt zwecks Anzeige der jeweiligen Akten im Kontext eines SAP-Vorganges und Salesforce-Vorganges. Im nächsten Stepp wurde dann eine azure-basierten Middleware für die SAP- Connectivity eingerichtet. Zu guter Letzt stand dann die Nutzung von SharePoint/O365  + ecspand als Plattform für die revisionssichere Archivierung.

Die Ergebnisse:

Nach der erfolgreichen Einführung des Dokumentenmanagement konnte festgestellt werden, dass nicht nur der Prozess optimiert wurde, sondern dass es eine deutliche Reduzierung von Insellösungen stattgefunden hat. Ein weiterer Vorteil ist, dass somit ein unternehmensweiter und ganzheitlicher Einsatz von strategisch gesetzten Produkten erfolgt.

Der größte Vorteil für den Anwender ist, dass jeder Mitarbeiter dank der Einführung von d.velop für Office 365 jederzeit und von überall auf alle relevanten Dokumente zugreifen kann. Damit ist TECE nun in der Lage, sofort Informationen bereitzustellen. TECE digitalisiert über 10 Millionen Dokumente.

Eingesetzte Lösungen

  • Office
  • Outlook
  • SharePoint
  • O365
  • Azure

Webinar: Webbasiertes Dokumentenmanagement mit SAP und SharePoint Online

Erhalten Sie in nur 45 Minuten einen Überblick, wie sich die Potentiale von SAP und SharePoint Online mit Hilfe von d.velop Technologien ideal nutzen lassen.

Sascha Kleine-Boes stellt Ihnen live einen durchgängigen Geschäftsprozess von der Anfrage bis zur Auftragsabwicklung vor. Am Beispiel einer konkreten Kundenanfrage erleben Sie das perfekte, digitale Zusammenspiel der beteiligten Systeme SAP und SharePoint Online.

 

Jetzt anSEHEN