eAkte für die öffentliche Verwaltung

Eine elektronische Akte bildet prinzipiell eine papierbasierte Akte ab – nur in digitaler statt analoger Form. Eine eAkte enthält dieselben Elemente wie die bekannten physischen Akten. Dabei besteht eine eAkte aus einzelnen Vorgängen und verschiedenen Dokumenten (bspw. Textdokumente, Scans oder E-Mails). Alle Schriftstücke, welche für gewöhnlich aufzubewahren sind, gehören somit gleichermaßen in die elektronische Akte.

Eine eAkte stellt das zentrale Ordnungsprinzip einer öffentlichen Verwaltung dar und bildet das Fundament für eine fortlaufende Verwaltungsorganisation. eAkten strukturieren sich im öffentlichen Dienst mittels Aktenplan als übergeordnetes, hierarchisch strukturiertes Ordnungssystem. Der Aktenplan gibt das inhaltliche Gerüst vor, mit dessen Hilfe sich das gesamte Schriftgut einer Organisation (Akten, Dokumente, Daten) systematisch anlegen und finden lässt – unabhängig davon, ob es in analoger, digitaler oder sogar hybrider Form vorliegt.

Die Einführung einer eAkte als standardisierte Lösung zur elektronischen Aktenführung basiert auf einem Dokumentenmanagement-System (auch “Enterprise Content Management-System”): Sämtliche eingehende Dokumente sowie aus einem Portal erzeugte Anträge (z. B. E-Mails, Office-Dokumente) werden direkt in digitaler Form zentral abgelegt. Papierdokumente werden zuvor per Scanning erfasst, danach ebenfalls digitalisiert abgelegt und anschließend revisionssicher gespeichert. Die gewünschten Akten inklusive dazugehöriger Dokumente können von berechtigten Mitarbeiter:innen an jedem Ort über eine Client-Anwendung oder direkt aus der Fachanwendung recherchiert und verfügt werden. Die im Fachverfahren erzeugten Dokumente werden der jeweiligen eAkte sowie dem entsprechenden Vorgang im Aktenplan hinzugefügt.

Als Herzstück einer modernen Verwaltung lassen sich ausgehend von einer eAkte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse digitalisieren. Dazu gehören verschiedene Werkzeuge zur elektronischen Vorgangsbearbeitung wie z. B. Fristenüberwachung, Checklisten, Genehmigungs- und Freigabeworkflows sowie das integrierte Vorlagenmanagement.

Elektronische Akten bringen verschiedene Vorteile mit sich. Offensichtlich ist, dass digitale Akten keinen Platz benötigen, immer verfügbar sind und sich leicht durchsuchen lassen. Alle wichtigen Eckdaten sind auf einem virtuellen Aktendeckel sofort sichtbar. Darüber hinaus ergeben sich folgende Nutzen:

• Kostensenkung durch Abschaffung des räumlichen Papierarchivs
• Zeitgleich organisationsweite und standortübergreifende Bearbeitung durch mehrere Personen
• Mehrfache Zuordnung (Verknüpfungen) eines Dokuments zu unterschiedlichen Akten
• Einfache Volltextsuche sowie Detailsuche anhand verschiedener Merkmale (z. B. Name, Aktenzeichen)
• Revisions- und rechtssichere Ablage
• Entlastung und Zeitersparnis für Sachbearbeitenden im Arbeitsalltag

Standardisierte oder auch individuelle Schnittstellen ermöglichen eine medienbruchfreie Anbindung an zahlreiche Fachverfahren sowie die Integration in weitere Anwendungen.

Die eAkte eignet sich grundsätzlich für jegliche Organisation unterschiedlicher Größen. Durch die E-Government-Gesetze (EGovG) ist die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung für einige Landes- sowie die Bundesverwaltung bindend. Daher beschäftigt die Etablierung der eAkte die öffentliche Verwaltung mehr als je zuvor. Die elektronische Aktenführung über ein Dokumentenmanagement-System kann dabei als effizienter Hebel zur Digitalisierung dienen. Damit werden dokumentenbasierte Daten einer bestehenden Akte in der Verwaltung unmittelbar nutzbar gemacht und erleichtern schlussendlich nicht nur die elektronische Kommunikation zwischen Bürger:in und Organisation, sondern auch den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen in jeglicher Anstalt und Körperschaft des öffentlichen Rechts. Digitale Akten finden somit zunehmend in verschiedenen Bereichen und Einsatzgebieten Anwendung – unabhängig davon, ob als Fall- oder Fachakten, Sachakten, Vorgangsakten, Vertragsakten, Personalakten, etc.

Die organisationsweite Umstellung bzw. Einführung einer eAkte ist ein großes Projekt, welches nur mit einer gründlichen Vorbereitung und sorgfältigen Durchführung gelingen kann. Es empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen, unterteilt in drei wesentliche Phasen:

1.) Die Vorbereitungs- & Analysephase beginnt mit einer Bestandsaufnahme (u. a. der aktuellen Ablagestruktur und IT-Infrastruktur), gefolgt von einer Zieldefinition.
2.) Die Einführungsphase startet zumeist mit der Implementierung der zugeschnittenen Lösung in einer ersten Fachabteilung. Dort werden die Dokumente gescannt, klassifiziert sowie in digitale Aktenpläne eingeordnet bzw. bestehenden Akten zugeordnet. Nach dem erfolgreichen Testing folgt die Produktivsetzung.
3.) In der Etablierungsphase steht die Motivation der Mitarbeiter:innen im Fokus, danach können mögliche Weiterentwicklungspotenziale ausgeschöpft werden.

Die Struktur der eAkten von d.velop wird bereits durch die etablierten Aktenpläne der öffentlichen Verwaltung festgelegt und enthält alles Notwendige, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Je nach Bedarf lässt sich diese Basis für spezielle Anwendungsfälle individuell anpassen. Besonders zu beachten sind die Mitarbeiter:innen, die unbedingt im Prozess involviert werden sollten. Verantwortliche aus den einzelnen Fachabteilungen sollten frühzeitig als Keyuser einbezogen und durch gezielte Informationen und Schulungsangebote motiviert werden.

Digitale Akten sind im Vergleich zur Aufbewahrung im Aktenschrank weitaus sicherer. Denn ein DMS unterstützt die Anforderungen an eine revisionssichere Langzeitspeicherung von Dokumenten unter Berücksichtigung der DSGVO. Auch die BSI-Richtlinien wie z. B. RESISCAN für ersetzendes Scannen oder TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten. Gerade bei vertraulichen Daten sorgt die digitale Aktenführung für mehr Sicherheit und DSGVO-konforme Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie Löschfristen. Mithilfe eines im DMS integrierten, granularen Rechtekonzepts ist sichergestellt, dass Akten, Vorgänge und Dokumente nur von den berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden können. Analoge Akten hingegen werden ausgedruckt und in unübersichtlichen Ordnern abgeheftet, welche lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind.

Bundesbehörden sind nach dem E-Government-Gesetz (EGovG) seit dem 01.01.2020 zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Für die meisten Landesverwaltungen, Kommunalverwaltungen, Bundesagenturen und weitere Einrichtungen der öffentlichen Hand ist die Einführung der eAkte somit Pflicht.

Die eAkte von d.velop bietet höchste Sicherheit für Ihre Dokumente. Im Gegensatz zur analogen Aktenhaltung ist bei einer elektronischen Akte, ganz im Sinne der GoBD, eine Manipulation Ihrer Daten sowie die versehentliche oder absichtliche Zerstörung Ihrer Dokumente ausgeschlossen.

Zum einen gilt für die öffentliche Verwaltungen seit dem 01. Januar 2020 die Pflicht zur elektronischen Aktenführung. Zum anderen Darüber hinaus profitieren die Behördenöffentliche Verwaltungen von zahlreichen Vorteilen der eAkte wie:
– standortübergreifender Zugriff
– hohe Sicherheitsstandards
– medienbruchfreies Arbeiten
– Gesetzeskonformität
– nahtlose Fachverfahrensanbindung