Digitales Vertragsmanagement

Stufe 1: Die Grundlagen

Der erste Schritt eines digitalen Vertragsmanagements umfasst die Aufgaben, die schlussendlich jedes Unternehmen und jede Organisation hat. Das beinhaltet die Vertragsverwaltung in Form einer digitalen Vertragsakte, die Ihnen erlaubt, die wichtigsten Eigenschaften eines Vertrags zu hinterlegen.

Absoluter Kern einer jeden Vertragsmanagement-Software sollte das Fristenmanagement sein. Denn im Wesentlichen geht es bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements oft darum, keine Vertragsfristen mehr zu verpassen und somit Kosten zu senken.

Außerdem spielt die Dokumentenablage im ersten Schritt eine große Rolle, damit auch alle mitgeltenden Unterlagen und zusätzlichen Informationen zu einem Vertrag zentral zu finden sind. Dazu gehört natürlich auch eine Vertragsübersicht, die bei einer Vertragsmanagement-Software nicht fehlen darf. So werden übergreifend Strukturen und transparente Darstellungen geschaffen.

Stufe 2: Die Erweiterungen

Tools, die Ihnen erlauben die Verträge nicht nur digital abzulegen, sondern diese auch digital zu erstellen, werden im zweiten Schritt eingeführt. Das wird auch immer gerne mit einem Aufgabenmanagement verbunden. Damit die einzelnen Vorgänge, die im Rahmen einer Erstellung durchzuführen sind, stringent und standardisiert abgewickelt werden können.

Zusätzlich zu der in Schritt 1 angelegten Vertragsakte kommen oft noch weitere digitale Akten, mit abgelegten Dokumenten, hinzu. Das könnte beispielsweise eine Lieferantenakte sein. Um auch auf diese übergeordneten Daten zugreifen zu können, wird das Vertragsmanagement in Stufe 2 um Aktenpläne erweitert.

Stufe 3: Die digitale Exzellenz

Durch ein Vorgangsmanagement lassen sich alle Prozesse durchgängig digitalisieren. Das heißt, dass bereits ab dem ersten Kontakt mit potenziellen Vertragspartnern eine Akte mit allen Informationen erstellt werden kann.

Besonders spannend für die dritte Stufe ist auch das Vorlagenmanagement. Mit dessen Hilfe können auch komplexere Vorlagen für Verträge standardisiert werden, bei denen zum Beispiel Textbausteine bereits hinterlegt sind. Ebenfalls für diese Stufe vorgesehen sind Integrationen, wie zum Beispiel in Microsoft Outlook, um den Grad der Digitalisierung noch zu erweitern.

Wer schlussendlich seinen Vertragsmanagement-Prozess vollständig digitalisieren möchte, der kommt um den Einsatz einer digitalen Signatur nicht herum. Diese kann ohne Probleme in das Vertragsmanagement integriert werden und macht die digitale Exzellenz komplett.