Die mhplus BKK mit Hauptsitz in Ludwigsburg wurde 1952 gegründet und ist seit dem 01.09.1999 für gesetzlich Versicherte geöffnet. Seit dem Zusammenschluss mit der BKK Conzelmann und der BKK Te Ka De- FGF am 01.01.06 betreuen 770 Beschäftigte an 13 Standorten rund 470.000 Versicherte. Neben individueller Betreuung bietet die mhplus umfangreiche Mehrleistungen an. In der jährlichen Studie der Zeitschrift Öko-Test (Ausgabe 07/2005) wurde die Kasse in Sachen Leistungen als beste BKK Deutschlands bewertet.

Aufgrund von Platzproblemen der Geschäftsstelle Königswinter wollte diese gerne mehr Dokumententypen als die bisherigen Massenbelege im elektronischen Archiv ablegen und die Originaldokumente vernichten. Dies war jedoch nicht möglich, weil sich in das Altsystem nicht die elektronische Signatur einbinden ließ, die nach Vorgaben des Bundesversicherungsamts (BVA) hierfür Voraussetzung gewesen wäre. Nachdem auch die Zugriffszeiten aus den Geschäftsstellen nicht zur Zufriedenheit der Mitarbeiter waren, musste sich etwas ändern. Das IT-Team der mhplus wollte es der gesamten Betriebskrankenkasse ermöglichen, eine Vielzahl von Dokumentenarten elektronisch zu archivieren. Dies war der Startschuss zur Ablösung des Altarchivs durch d.3.

• Projektdauer Migration: November 2004 bis April 2005
• zu migrierender Altdatenbestand: rund 6,5 Millionen Dokumente
• aktueller Datenbestand: ca. 10 Millionen Dokumente
• Lifeschaltung d.3-Archiv: 1.Mai 2005
• Anzahl der Belegarten: 8 strukturierte Dokumentenarten (Formulare, 52 unstrukturierte Dokumentenarten)
• monatlicher Dokumentenzuwachs: 200.000 Dokumente
• Zahl der Anwender: derzeit 550 aber alle 800 Mitarbeiter haben d.3 installiert

Das d.3-System von d.velop wurde im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung ausgewählt, bei der drei namhafte Archivlösungen in die Endrunde kamen. d.3 überzeugte sowohl hinsichtlich des Funktionsumfangs als auch in Bezug auf das Preis-/ Leistungsverhältnis. Die Realisierung des Projekts bei der mhplus übernahm die d.velop gemeinsam mit ihrem Partner, der Paperless- Solutions GmbH, die bereits Projekterfahrung im Bereich gesetzlicher Krankenkassen hatte.

Zunächst war eine Migration der Daten erforderlich, die im November 2004 startete. In dem Altarchiv, welches 1999 eingeführt wurde, hatte sich die stattliche Zahl von 6,5 Millionen Dokumenten angesammelt. Hierbei handelte es sich ausschließlich um Massenbelege mit formularhaftem Aufbau, die zentral gescannt und einer Sachbearbeitung zugeteilt wurden. Im Anschluss wurden die Dokumente elektronisch archiviert. Hierzu gehören unter anderem Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Beitragsnachweise und Anträge auf Familienversicherung. Per automatisierter Formularerfassung wurden aus den Belegen auch alle relevanten Daten elektronisch ausgelesen und in der führenden Verwaltungssoftware für gesetzliche Krankenkassen “ISKV” verbucht.

Die Berater von Paperless-Solutions analysierten zunächst den vorhandenen Datenbestand und legten dann gemeinsam mit den Projektverantwortlichen der Krankenkasse fest, wie das neue d.3-Archiv aussehen sollte. Verschiedene Datenbestände mussten transformiert werden, weil sich beispielsweise Nummernkreise verändert hatten, die nun nach einem neuen Schlüssel im Altdatenbestand aktualisiert wurden. Als Basis hierfür wurde ein Pflichtenheft definiert. Diese Daten wurden entsprechend aufbereitet, der gesamte Bestand durch ein Migrationstool geschleust und dann in das neue Archiv eingespielt. Um einen sauberen Datenbestand sicherzustellen, erfolgte während der Umstellung ein ständiger Abgleich mit den mhplus- Stammdaten.Die Migration dauerte bis April 2005.

Die Projektleiter

Ronny Neidel, mhplus

Christoph Galmbacher, paperless solutions

Neben den bisherigen Formularen sollte das d.3 nun auch rund 50 weitere Dokumentenarten speichern, die keinen festen Aufbau haben. Gemeinsam mit den Fachabteilungen hatte das ITProjektteam festgelegt, welche Dokumente dies betraf, und einen Aktenplan ausgearbeitet. Für die Abbildung des Aktenplans in der neuen Software sorgte Ronny Neidel, Projektleiter DMS bei der mhplus BKK.

Für die notwendige Installation der elektronischen Signatur mussten verschiedene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.Die Rechner, an denen signiert wird, befinden sich netzwerktechnisch in einer eigenen Infrastruktur und sind mit einer separaten Firewall gegen Angriffe von außen geschützt. Die Räumlichkeiten in denen gescannt und signiert wird sind durch eine elektronische Zugangskontrolle nur Personen zugänglich, die in Besitz einer Signaturkarte sind. Das Signaturverfahren musste für das BVA detailliert beschrieben werden. Damit intern eine sichere Handhabung gewährleistet ist, wurde eine Dienstanweisung zum Umgang mit den Signaturkarten erstellt und die Mitarbeiter entsprechend geschult.

Die zum 1. Mai 2005 frei geschaltete d.3-Lösung wurde sehr schnell von den Anwendern akzeptiert. Wer heute im Archiv nach einem Dokument recherchiert, hat die Suchergebnisse innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm. Für die standortübergreifende Nutzung in 13 Geschäftsstellen des DMS- und Archivsystems bietet die Client-Serverbasierte Lösung somit eine hervorragende Performance.

Schon jetzt haben fünf weitere Bereiche beim Projektleiter DMS angefragt, ob ein DMS denn auch für sie Rationalisierungspotenziale und Vorteile in der täglichen Arbeit bringen könne. Daher ist Ronny Neidel gemeinsam mit Christoph Galmbacher in diesen Tagen dabei, neue Projektschritte vorzubereiten.“Wir streben für 2007 ein papierarmes Büro an.”

Signiert wird bei der mhplus BKK mit Signaturkarten von TeleSec, auf denen die persönlichen Daten des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt sind. Die Karten werden beim Signaturvorgang in die Leseeinheit der Computertastatur gesteckt. Mit Einsatz der Karte und der persönlichen PIN bestätigt der Mitarbeiter, dass das Originaldokument mit dem gescannten Dokument übereinstimmt und nicht manipuliert wurde.

Das so digitalisierte Dokument entspricht dem herkömmlichen Sprachgebrauch in der Ronny Neidel Betriebskrankenkasse nach einer “beglaubigten Kopie”. Sobald die Echtheit des Dokuments derart bestätigt ist, können die Originaldokumente vernichtet werden. Die mhplus lagert die Papiere noch vier Wochen im Erfassungsbereich, bevor sie dann entsprechend der datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch die Firma Reißwolf vernichtet werden.