Die Tatsache, dass sehr viel Funktionalität in der lizensierten Basis bereits enthalten ist und somit wenig Programmier- oder Customizing-Aufwand entsteht, hat wesentlich zur Entscheidung beigetragen.

Die 50 Jahre Müller-Unternehmensgeschichte liest sich wie die schwäbische Variante einer typischen Erfolgsstory amerikanischen Zuschnitts. Objektiv betrachtet ist diese Geschichte eine Chronik von konsequentem Vorwärtsdenken und -handeln. Ihr ursprüngliches Vorbild nach dem Muster amerikanischer Drugstores hat die Müller-Handelskette jedoch längst überholt und weit hinter sich gelassen. Aus der Keimzelle seines bescheidenen Friseur- Geschäfts gelang es Firmengründer Erwin Müller Anfang der Siebziger Jahre, sein neues SB-Drogeriemarkt- Konzept zu verwirklichen und damit das Selbstverständnis einer ganzen Branche zu erschüttern und zu revolutionieren.

Als 1953 die Firma Müller gegründet wurde, war bestimmt nicht abzusehen, dass dies die Geburtsstunde eines der interessantesten Unternehmen des deutschen Einzelhandels war. Heute, 50 Jahre später, bietet Müller seinen Kunden in mehr als 400 Filialen Erlebniskauf mit Atmosphäre. Müller beschäftigt im Augenblick 16.000 Mitarbeiter. Mit jährlichen Neueröffnungen im zweistelligen Bereich gewinnt Müller stetig an Boden für eine gesunde und kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens im In- und Ausland.

Workflow-gesteuerte Unterstützung der Rechnungsprüfung und des PostdurchlaufsAblösung des Altarchives (15 Mio. Dokumente)Steigerung der Kapazität der Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung und schnellere Verfügbarkeit der Dokumente

Projektleiter

Thilo Mohr, Projektleiter

Projektteam

Andrej Urich, Prozessanalyse und stellvertr. Projektleitung	Bernd Nagel, technische Projektleitung
Jens Klickermann, Software-Qualitätssicherung	Alfred Daninger, Projektbetreuer Rechnungswesen

Evaluierungsprozess – Was zeichnete d.velop aus?

Nach einer Vorselektion wurden von den TOP 6 Dokumentenmanagement-Anbietern Testsysteme angefordert. Bereits in dieser Phase hob sich d.velop durch Schnelligkeit und Flexibilität bei Vorschlägen und Änderungswünschen von den anderen ab. Die Tatsache, dass sehr viel Funktionalität in der lizensierten Basis bereits enthalten ist und somit wenig Programmier- oder Customizing- Aufwand entsteht, hat wesentlich zur Entscheidung beigetragen. Letztendlich ausschlaggebend war die Erfüllung der Anforderung nach einer LINUX-Server Architektur. Der d.3 Workflow-Designer hat das Projektteam beeindruckt.

Die Umsetzung der Soll-Prozesse „Warenrechnung und Kostenrechnung“ ist abgeschlossen. Parallel zu diesen Hauptprozessen wurden u. a. die Barcode-Erkennung, spätes Erfassen von Warenrechnungen, Belastungsanzeigen, Ausgangsrechnungen, COLDImport sämtlicher EDI-Rechnungen und ec-Belege umgesetzt.

Der Primärfokus der vorgenannten Anwendungsszenarien lag in der Implementierung von elektronischen Workflows zur Reduzierung von Transport- und Liegezeiten der Dokumente sowie automatisierten Verfahren zur Verbuchung in die bestehenden führenden Warenwirtschaftsund Buchhaltungssysteme. Im Rahmen der Implementierung zeigte sich schnell, dass die gesteckten Ziele erreicht worden sind. Darüber hinaus kam es zu einer Transparenzsteigerung im gesamten Beschaffungsprozess.

Auch die Resonanz aus den Reihen der Mitarbeiter ist positiv, obwohl insbesondere die Buchhaltung anfangs skeptisch war, ist man heute vom Workflow- System überzeugt. Es kommen kontinuierliche Verbesserungsvorschläge, so dass die Mitarbeiter aktiv an der Weiterentwicklung beteiligt sind. Durch die Prozessanalyse, das evolutionäre Prototyping und die Einbeziehung der Fachbereiche konnte eine effiziente, jederzeit transparente und zielführende Projektdurchführung erreicht werden.

Erfolgsfaktoren und langfristiger Ausblick

Ständige Kommunikation zwischen IT, d.velop und FachabteilungGenaue Analyse im Vorfeld durch das Projektteam erleichtert die Zusammenarbeit mit dem RealisiererEvolutionäres Prototyping führt zur frühzeitigen Einbeziehung der Fachabteilung

In naher Zukunft sollen die folgenden Themenstellungen implementiert werden:

Optimierung des Mahnwesens
Digitale Personalakte
Vertragsverwaltung
Filialanbindung/Formularverwaltung
Intranet-/Extranetintegration

Positive Effekte des Projektes

• Datentransparenz, die vorher nicht gegeben war, wurde durch die „Systemverbinder“ erreicht
• Wesentliche Prozessoptimierung durch automatische workflowgesteuerte Verbuchung im Warenwirtschaftssystem
• Andere Projekte, die eigentlich nichts mit DMS/Archiv zu tun hatten, können heute von den Ergebnissen profitieren
• Wesentliche Verkürzung der Transportund Liegezeiten
• Flexibles Management des Arbeitsvorrates an zu prüfenden Rechnungen
• Schnellere Prüfungs- und Freizeichnungsprozesse

• Die Ehrlichkeit im Projekt ist sehr hoch.
• Man kann sich auf Aussagen verlassen.
• Es gibt keine ausufernden Projektkosten und Projektlaufzeiten.
• Die Papierstapel, welche die Tische in der Buchhaltung durchgebogen haben - sind weg.
• Die Umsetzungsquote liegt bei Warenrechnungen bei 95 %.
• Das Projekt hat inzwischen eine erfreuliche Eigendynamik entwickelt.
• Der Postdurchlauf wurde von 8 Tagen auf 1 Tag reduziert, wodurch der ROI bereits erreicht ist.

Soll-Prozess Warenrechnung via Workflow