Bunter Blumenstrauß Digitalisierung – Nur welche Blume(n) pflücke ich? 5 Impulse

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Stellt man sich die Frage, was alles im Zusammenhang mit Digitalisierung relevant ist, erhält man sehr schnell einen bunten Blumenstrauß an Themen. Sieht man sich nun der Herausforderung gegenüber, im Rahmen einer Veranstaltung – sagen wir beispielhaft dem d.velop forum – Impulse zum großen Thema Digitalisierung geben zu wollen, steht man vor dem Dilemma, dass Zeit (natürlich) nicht endlos zur Verfügung steht.

Dies war die Ausgangssituation, in der wir uns mit dem Team der Digitalisierungsberatung in der Vorbereitung auf das d.velop Forum 2019 in Berlin befanden. Was also tun?
Mehrere Wege waren denkbar:

Weg 1:
Den Blumenstrauß als Ganzes beschreiben. Nur sind es die einzelnen Blumen (und die Anordnung selbiger), die für einen Blumenstrauß tatsächlich entscheidend sind. So ist es auch bei der Digitalisierung. Jedes einzelne Thema und die wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen den Themen sind von Bedeutung. In einem realistischen Zeitrahmen Digitalisierung in Gänze abzuhandeln, ist folglich nahezu unmöglich.

Weg 2:
Man pickt sich eine einzelne Blume heraus, die man sehr detailliert beschreibt. Das ist ein übliches Vorgehen, das auch verfolgt wird, wenn in diesem Blog über digitale Unterschriften, einer Alternative zur klassischen Post oder KI-Einsatz bei der Dokumentenklassifizierung (und vielem mehr) informiert wird. Allerdings lässt sich durch die einzelne Blume nicht auf den Blumenstrauß schließen. Und ein einzelner Blogbeitrag spiegelt nicht wider, was alles in der Digitalisierung steckt. Für regelmäßige Leser unseres Blogs dürfte sich – so hoffen wir –mittlerweile ein Gesamtbild herauskristallisieren. Nur war es unsere Intention im Rahmen eines Slots auf dem d.velop Forum Impulse zum großen Thema Digitalisierung zu geben – womit natürlich wieder die Zeitrestriktion greift.

Weg 3:
Es wird eine Auswahl getroffen und soweit beschrieben, dass sowohl ein hinreichend guter Eindruck für die einzelnen Themen als auch für das große Ganze gegeben wird.

Das „Von-Bis“ der Digitalisierung

Wir haben uns für Weg 3 entschieden. Damit stand das Ziel, einige konkrete Themen zur Digitalisierung aufzugreifen und gleichzeitig ein Gefühl für das „Von-Bis“ der Digitalisierung zu geben.
Um dieses Vorhaben in geordnete Bahnen zu lenken, haben wir uns für ein Impulsformat in Anlehnung an Pecha Kucha entschieden.

Was ist Pecha Kucha? In Reinform bedeutet Pecha Kucha, dass zu einem Thema eine Präsentation erstellt wird, in der es exakt 20 Bilder (ohne Text) gibt und jedes Bild exakt 20 Sekunden eingeblendet wird. Damit hat die oder der Vortragende 6 Minuten und 40 Sekunden Zeit, um das Wichtigste zu seinem Thema zu präsentieren.

Dem Anspruch das „Von-Bis“ der Digitalisierung in fünf Themen unterzukriegen, war damit bei einem 45-minütigen Slot genug Zeit gegeben. (Einen Zeitpuffer sollte man unbedingt einplanen, da es i.d.R. einführende und abschließende Worte bedarf und auch der Wechsel zwischen den Themen ein wenig Zeit in Anspruch nimmt).

Die Auswahl der Themen haben wir den einzelnen Vortragenden – im konkreten Fall die fünf aus dem Team der Digitalisierungsberatung – überlassen. Übergreifend wurde nur darauf geachtet, eine möglichst bunte Mischung an Themen zu haben, um unserem Ziel gerecht zu werden. Klar ist aber, die Auswahl war subjektiv und spiegelt in gewisser Weise auch die einzelnen Einschätzungen wider: Was könnte für Teilnehmerinnen und Teilnehmern des d.velop Forums interessant sein, was geht bei der Themenvielfalt rund um Digitalisierung möglicherweise häufig unter oder was sollte einfach mal gesagt werden?

Fünf Personen, fünf Impulsvorträge – warum wurden gerade diese Themen gewählt?

Sollten Sie selbst einmal ein ähnliches Impulsformat durchführen wollen, stellen Sie sich vielleicht die Frage, wie Sie auf ein Thema kommen. Ein Pauschalrezept gibt es nicht (außer vielleicht, dass Sie sich selbst für das Thema begeistern können sollten). Daher möchten wir an dieser Stelle offenlegen, wie wir vorgegangen sind und mit welcher Intention letztlich das Thema gewählt wurde:

1) “Althergebrachte Ansätze zur Umsetzung von Veränderung kennen bezüglich der (Projekt-)Steuerung häufig die Dimensionen Zeit, Qualität und Kosten. Eine möglichst vollständige Adressierung der richtigen Probleme mit dem richten Projekt galt oder gilt auch vielen als der heilige Gral der pass- und marktgenauen Weiterentwicklung Ihrer Organisation. Dabei wird häufig während der Planungsphasen eine gewisse Vollständigkeit der Überlegungen und Vorbereitungen suggeriert. Diese Vollständigkeit – wer vermag diese denn in Zeiten von Turbo-Marktveränderungen, neuen Wettbewerbern aus der Plattform-Welt, Fachkräftemangel und den weiteren Einflüssen des globalisierten Handels noch zu kennen? Mir war es wichtig herauszustellen, dass es diese Vollständigkeit in gewissen Bereichen nicht mehr geben kann. Natürlich spielen bei Projekten Zeit, Kosten und Qualität weiterhin die wichtigsten Rollen. Um sich aber sicher zu sein, das passende Produkt- und Projektportfolio zu verfolgen, sollten neue, agilere Ansätze geprüft und mehr Anpassungen an der Planung zugelassen werden.” 
Martin Grimmelt

2) „Das Thema Disruption ist sicherlich nicht auf Digitalisierung beschränkt. Aber im Zuge des technologischen Fortschritts und der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle ist der Begriff Disruption gefühlt omnipräsent. Von allen Seiten hört man Warnungen und Ratschläge wie ‚sie müssen sich selbst disruptieren‘ oder ‚wenn Sie nichts tun, werden Sie disruptiert und Sie können Ihr Geschäftsmodell vergessen‘. Viel zu oft wird aber auch das Wort Disruption verwendet, ohne dass es passt. Ziel meines Impulsvortrags war es daher, Aufklärungsarbeit zu leisten und darzustellen, woher der Begriff Disruption kommt und was er – auch im Zuge der Digitalisierung – bedeutet, sodass man gelassener reagieren kann, wenn die nächste Warnung kommt oder im Fall der Fälle weiß, dass man tatsächlich reagieren sollte.“ 
Jens Weghake

3) “Einer Vielzahl an Unternehmen in Deutschland ist die Bedeutung der Digitalisierung längst bekannt. Doch auf Seiten d.velop erfahren wir immer wieder, dass oftmals die zwingend erforderliche Digitalisierungsstrategie dahinter fehlt. Mir ging es bei meinem Vortrag darum Strategien vorzustellen, welche Digitalisierung als ganzheitliche Unternehmensaufgabe zeigen. Daher wählte ich als Thema “Sieben Schritte zur Digitalisierung”. Schaut man auf deutsche Unternehmen, so findet man Digitalisierung vor allem in den Bereichen Verwaltung und Kundenkommunikation. Dies bildet die Voraussetzung für die digitale Zukunft; interne Prozesse entschlacken und Kosten senken.
Aber um weitere wesentliche Potentiale zu nutzen, müssen Unternehmen weitergehen. Auch das Management muss sich spürbar hinter eine übergreifende Digitalisierungsstrategie stellen. Digitalisierung bietet die Möglichkeit eine deutliche Steuerung des Unternehmenswertes zu erwirken. Große Hürden der Digitalisierung sind oftmals die bisherigen Entscheidungsprozesse. Digitale Geschäftsmodelle benötigen vielfach anderen Strukturen in der Organisation als die traditionellen Pfade hergeben. Warum keine Überholspur für neue digitale Innovationen nutzen?
Nehmen Sie dabei die Ängste der Mitarbeiter ernst und stellen Sie klar, dass Ideen zu neuen Wegen erst einmal keine Konkurrenz für die bestehenden Prozesse sind. Der wichtigste Faktor bei der Digitalisierung ist der Mensch. Sorgen Sie für Verständnis, dass es sich lohnt ausgetrampelte Pfade zu verlassen, zum Beispiel durch unkonventionelle Maßnahmen wie Lego4Scrum oder durch selbst initiierte Start-ups.
Und auch wenn die Digitalisierung neben Know-How und Fachkräften ein Investment fordert, so stehen die Chancen gut, dass die einhergehenden Kostensenkungen dazu genutzt werden können, um den Chash-Flow des Unternehmens zu steigern. Dies können Sie wiederum nutzen, um die Entwicklung neuer Prozesse und Geschäftsmodelle voranzutreiben.“
Martin Griesehop

4) “Das Thema Der einfache Weg der Digitalisierung oder die Inkonsequenz unseres Handelns…soll aufzeigen, dass jeder von uns direkt einen Beitrag zur Digitalisierung beisteuern kann. Oft wird auf die große, allumfassende Digitalisierungsstrategie gewartet, um dann den heilbringenden Erkenntnissen nachzulaufen. Aber warum? Verschiedene kleine Möglichkeiten liegen auf der Hand! In vielen Projekten begegnen uns immer wieder teilweise oder sogar noch vollständig analog abgebildete Prozesse für den Versand von Ausgangsbelegen. Und in der Regel fehlt nicht die Technik, sondern die Umsetzung. Und darum geht es, sich mit kleinen Schritten den ersten Digitalisierungserfolgen nähern, indem man vorhandene Möglichkeiten ausnutzt.”
Christian Wiesweg

5) “Ein weiser Satz von Peter Drucker lautet “Cultureeats strategy for breakfast”. Auf Basis Ihrer beruflichen Erfahrung werden viele von Ihnen nur zu gut wissen, was er damit meint. Auch in Bezug auf die Digitalisierung werden immer mehr Stimmen laut, dass jene Kultur einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren ist. Dabei ist Kultur tückisch und schwer zu greifen. Die den Verhaltensweisen zugrunde liegenden Werte und Einstellungen der Organisations-, Projekt- und Teammitglieder sind wesentlich, aber nicht direkt sichtbar und entsprechend nicht leicht zu erkennen. Manche Kulturmerkmale zeigen sich auch erst, wenn eine Veränderung ansteht oder die Organisation sich inmitten dieser Veränderung befindet. Zudem liegt jede Bewertung der Kultur im (subjektiven) Auge des Betrachters.
In den Kulturdiskussionen werden Konzepte wie VUCA und Begriffe wie Fehlerkultur, Change-Kultur, Agilität oder Innovationskultur heiß diskutiert. In meinem Impulsvortrag war mir jedoch wichtig, einen Schritt zurück zu gehen und die aus meiner Sicht grundlegenden Fragen zu klären und bestehende Erkenntnisse zu nutzen, bevor man in obige spezifische Diskussionen einsteigt:
Was ist Kultur und welche Herausforderungen birgt dieses Thema?
Warum ist Kultur gerade jetzt, im Zuge der Digitalisierung so wichtig und gewinnt sowohl an Bedeutung als auch an Attraktivität?
Welche Erkenntnisse gibt es in dem Zusammenhang schon?
In Bezug auf die letzte Frage gibt es u.a. interessante Erkenntnisse in Bezug auf das Thema IT und Kultur. Für wissenschaftlich Interessierte: Leidner und Kayworth entwickelten vor einigen Jahren die “Theory of IT-Culture Conflict”. Jeder der beschriebenen Kulturkonflikte kann mit Beispielen der Berufspraxis verdeutlicht werden. Es war spannend – während der Beispiele im Impulsvortrag – ins nickende Publikum zu schauen. Ein Indiz dafür, dass die kulturellen Aspekte weiterhin eine hohe Relevanz haben. Mein Appel an Sie: Beherzigen Sie die diese und nutzen Sie Erkenntnisse, die andere bereits für uns gewonnen haben!” 
Angela Rausch 

Wann eignet sich ein Impulsformat und was muss beachtet werden?

Impulsformate sind toll, wenn es das Ziel ist, in kürzester Zeit mehrere Themen abzuhandeln, ohne Gefahr zu laufen, sich in den Nuancen eines Themas zu verlieren. Zudem sticht ein Format wie Pecha Kucha aus den vielen Standard-PowerPoint-Präsentationen heraus. Diese Andersartigkeit für sich genommen genügt vielfach schon, um vergleichsweise kurzweilig zu sein und keinen „Death-by-PowerPoint“ zu verursachen. Natürlich gibt es Nachteile. Das Format muss immer auch zur Intention passen. Andernfalls kann es zu einem Korsett werden, wodurch das Erreichen der eigenen Ziele gefährdet sein kann. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, Pecha Kucha nicht in Reinform zu verwenden (bitte beachten Sie zudem, dass Sie die Spielregeln für den Einsatz von Pecha Kucha beachten müssen, wenn Sie das Format tatsächlich in Reinform verwenden wollen). Festgehalten haben wir an der sehr visuellen Form. Auch die zeitliche Begrenzung für die einzelnen Themen war uns wichtig. Allerdings sind wir nicht so weit gegangen, dass jede Folie automatisch nach exakt 20 Sekunden wechselt und die fixe Vorgabe von 20 Folien haben wir ebenfalls gelockert (weniger Folien waren erlaubt). Soweit es unserer Intention zuträglich war, haben wir auch etwas Text auf den Folien zugelassen. Insgesamt kam ein pragmatischer Kompromiss zwischen dem puristischen Format und dem Anspruch, unsere Themen überzeugend zu vermitteln, heraus.

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Diese Empfehlungen können wir geben!

Nutzen Sie immer mal wieder neue Formate – behalten Sie aber konsequent die Ziele im Blick. Nicht alle Formate eignen sich gleich gut für jedes Ziel. Bewusste Abweichungen von Regeln sind immer richtig und wichtig, wenn andernfalls die Ziele unterzugehen drohen. Entscheidend ist IMMER der Inhalt. Bei Pecha Kucha beispielsweise sollten daher zunächst die Inhalte klar sein, bevor man Bilder/Visualisierungen für die einzelnen Folien auswählt. Eine Unternehmenskultur, in der genügend Raum für Impulse und Innovationen gegeben ist, hilft dabei, relevante Entwicklungen (frühzeitig) mitzubekommen. Seien Sie offen für Impulse aus allen denkbaren Richtungen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter könnte etwas von allgemeinem Interesse mitzuteilen haben. Und es schadet nicht – sofern das Format passt – wenn auch mal Impulse kommen, die das Unternehmen nicht (unmittelbar) aufgreifen kann oder möchte. Für eine mögliche Umsetzung ein kleines Beispiel von d.velop: Jeden zweiten Freitag gibt es von 09:30 Uhr bis 10:00 Uhr das sogenannte innovation2use in dem jeder und jede bei d.velop in fünf- bis zehnminutigen Pitches über Themen berichten kann, die er für mitteilenswert hält. Als Zuhörer kann ebenfalls jeder kommen, der sich für das Thema interessiert. Das innovation2use ist bei uns sehr beliebt, sodass eigentlich immer mehrere Themen vorgestellt werden und zahlreiche Kolleginnen und Kollegen da sind, um den Impuls mitzunehmen.

Last, but not least: Auch Impulse von außen können neuen Schwung in den unternehmerischen Alltag bringen. Diesbezüglich stehen wir als Team der Digitalisierungsberatung selbstverständlich zur Verfügung. Die obigen Beispiele vom d.velop Forum 2019 zeigen eine Auswahl, zu welchen Themen wir Impulse geben können. Sprechen Sie uns diesbezüglich gerne an oder buchen Sie direkt einen unserer Workshops zum Thema.

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