ECM für den Maschinenbau

Mehr Sensoren, intelligentere Steuerung, stärkere Vernetzung: Maschinenbau-Unternehmen machen die Zukunft überhaupt erst möglich. Sie liefern eine immer höhere Qualität bei geringeren Produktionskosten und verbrauchen dabei weniger Ressourcen. Doch die Branche lässt ein ganz bestimmtes Optimierungspotenzial oft unangetastet. Gemeint ist das Büro. Wo Anlagen oder ganze Fabriken heutzutage vorbildlich vernetzt sind, bleiben Verwaltung, Vertrieb, Marketing oder auch der Einkauf oft auf sich gestellt. In den Büros existiert ein hohes Potenzial, das so gut wie brach liegt: Der Informationsfluss stockt. Mitarbeiter nutzen Papier-Akten vielerorts noch genauso, wie es weiland auch der Gründer schon getan hat. Oder sie suchen in endlosen E-Mail-Ketten nach Details zum Auftrag oder zum Projekt.

Besonders die Vernetzung zwischen Mensch und Maschine steht dabei im Vordergrund. Immer größere Datenmengen müssen in kürzester Zeit abgefragt werden. Maschinenanlagen ganz einfach per Smartphone oder Tablet steuern? Das bedeutet eine völlige neue Agilität in der Produktionskette. Ein digitales Enterprise Content Management System (ECM) verkürzt die Zugriffszeit auf Informationen drastisch und erzeugt schnell Mehrwert. Mitarbeiter können Informationen mobil und an jedem Standort abrufen. Verschleppte Akten? Vergangenheit. Selbst komplexe Konstruktionsdaten und Anlagenpläne können mittels digitaler Fachlösungen gespeichert, bearbeitet und exportiert werden, selbst gemeinsam mit externen Dienstleistern.

Maschinenakte

Die digitale Maschinenakte bündelt alle Informationen wie Betriebsanleitungen, Wartungsprotokolle, Ersatzteilkataloge oder andere Daten. Mitarbeiter können mit wenigen Mausklicks und unabhängig von Standort alles einsehen.

Bestellprozess

Bestellprozesse brauchen viele Dokumente: Bedarfsanforderung, Bestellabwicklung, Lieferscheine, Warenlieferungen,  Rechnungen… ein ECM-System stellt diese Unterlagen zentral zur Verfügung. Teile des Prozesses lassen sich automatisieren, wie z.B. Prüfvorgänge.

ERV-SAP Industrie    Produktakte

Ähnlich wie die Maschinenakte auch sammelt die digitale Produktakte entscheidende Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen und stellt diese standortunabhängig zur Verfügung. Von der Produktidee über die Rohstoffbeschaffung bis hin zu Bedienungsanleitungen.

Personalakte

Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen und viele Unterlagen mehr fließen in der digitalen Personalakte Eine Berechtigung vorausgesetzt, können Mitarbeiter der Personalabteilung etwa Qualifizierungen organisieren und Fristen im Blick behalten.

Webinar
Digitale Akten in O365 – ein Muss für die Industrie

Denn diese Erfahrung hat wohl jedes Unternehmen einmal gemacht: Projekte, die sich teils über Monate ziehen, eine große Menge an Dokumenten und Daten „verursachen“ und in denen eine Vielzahl von Mitarbeitern involviert sind. In unserem 30 minütigen Webinar am erklären Ihnen unser SharePoint-Spezialist Gerrit Heselhaus und Account Manager Georg Bilstein, warum sich der Einsatz eines Aktentemplates für Sie lohnt – sowohl in Bezug auf Projekte als auch in weiteren Anwendungsfällen.

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      • Ein Auszug unserer Kunden

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Also ich persönlich bin Fan von d.3ecm. Allein die Möglichkeit, wie wir die Dokumente heutzutage ablegen können – zum Beispiel über Drag & Drop – ist eine deutliche Verbesserung zudem wie es vorher war.

Andrea Schöller, Application Administrator bei der OPTIMA packaging group GmbH

Intuitive Navigation und Suchfunktion für Unternehmensdokumente – OPTIMA packaging group GmbH

 

 

 

Füllen. Verschließen. Verpacken. Und das schon seit 1922: Die OPTIMA packaging group GmbH mit Stammsitz in Schwäbisch Hall ist ein weltweit gefragter Spezialist. Mit ihren Tochterunternehmen konzipiert und realisiert die Firma Verpackungsmaschinen, Abfüllanlagen und Herstellanlagen. Mehr als 85 Prozent davon gehen in den Export.

Dokumente und Unterlagen spielen bei der Produktion eine entscheidende Rolle. Über die Jahre wuchs die Zahl der Dateien an, und die über 2400 Mitarbeiter gaben ihr Bestes, um eine Infrastruktur für die Informationen zu pflegen. Doch irgendwann kam die Anordnung aus Laufwerken und Ordnerstrukturen unter den verschiedenen Fachabteilungen an ihre Grenzen. Dokumente zu finden bedeutete zunehmend einen enormen Aufwand.

Daher machte sich die OPTIMA packaging group GmbH im Jahr 2014 auf die Suche nach einem digitalen, unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystem.

Die Herausforderung

Tausende Mitarbeiter an 19 Standorten in der ganzen Welt, viele branchen- und kundenspezifische Anforderungen sowie hohe regulatorische Anforderungen im Pharma-Bereich: Vor der Einrichtung des neuen Systems sorgten mehrfach abgelegte Dokumente, Dubletten mit unterschiedlichen Versionsständen und das Fehlen einer revisionssicheren Archivierung täglich für Irritationen unter den Mitarbeitern.

Das neue System würde mit hunderten Dateitypen klar kommen müssen, sowie mit interner und externer Korrespondenz. Es galt, spezifische Anforderungen aus fast allen Bereichen abzubilden; unter anderem aus dem Vertrieb, aus Projektmanagement, dem Projekt-Einkauf sowie aus technischen Spezialabteilungen. Das Ziel: alle Dokumente des Wertschöpfungsprozesses in einem zentralen, unternehmensweiten Archiv zur Verfügung zu stellen, das zudem an SAP-Anwendungen angebunden werden kann.

Digitale Projektakte – Ein System für viele Dokumentenarten

Von Vereinbarungen im Vertrieb und technischen Spezifikationen wie Schaltplänen über Bedienungsanleitungen, Ersatzteillisten und Maschinen-Dokumentationen bis hin zu Abnahmeprotokollen: Das neue System musste sicherstellen, dass Mitarbeiter alle Unterlagen zentral und strukturiert ablegen können. Die OPTIMA packaging group sondierte den Markt und entschied sich für ein System, das konsequent den Nutzen des Anwenders in den Vordergrund stellt: das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG.

Zu den zentralen Anforderungen an das neue Dokumentenmanagementsystem gehörte die digitale Maschinenakte. Kein Wunder, denn schließlich stellt die OPTIMA packaging group viele Einzelmaschinen bis hin zu komplexen Turnkey-Komplettanlagen für Pharma-, Consumer- Nonwovens- und Life Science-Produkte her. Egal, ob es sich um Sonderlösungen oder modular aufgebaute Maschinen und Linien handelt – OPTIMA richtet die Funktionalität nach den jeweiligen Bedürfnissen der Branchen und Kunden. Damit geht ein hoher Dokumentationsaufwand einher, und das bringt die digitale Maschinenakte ins Spiel.

Digitale Maschinenakte – Digitale Dokumente

Die digitale Akte sammelt und bündelt Informationen wie Daten, Anleitungen, Konstruktionszeichnungen, Protokolle und viele mehr. Mit ihr können Mitarbeiter unabhängig vom Standort stets auf die aktuellsten Informationen zugreifen. Die Einrichtung der digitalen Maschinenakte bei der OPTIMA packaging group ließ sich allerdings nicht in „einem Abwasch“ erledigen. Also ging es mit einer Akte los, die nur grundlegende Funktionen bereitstellte. Alle drei Monate stellte die d.velop AG eine erweiterte Version im Produktivsystem bereit.

Doch auch außerhalb der digitalen Maschinenakte konnten die Beschäftigten der OPTIMA packaging group nach der Einrichtung von d.3ecm digitale Dokumente zentral und strukturiert ablegen sowie verfügbar machen. Die Umstellung auf das d.velop DMS erfolgte allerdings nicht in allen Business Units gleichzeitig. Ein Unit nach dem anderen wechselte zum neuen System.

Das Ergebnis

Mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem d.3ecm stärkte die OPTIMA group die Selbständigkeit der Mitarbeiter, da jeder selbst einfach Dokumente suchen und ablegen kann. Die neue Struktur in der Maschinenakte erlaubt es, Informationen und Unterlagen viel schneller zu finden. Alle digitalen Dokumente sind leicht per vereinfachter Suchfunktion recherchierbar. Beschäftigte können ein Vorlagenmanagement nutzen und auf alte Versionen von bearbeiteten Dokumenten zugreifen. Die zentrale Ablage ist ebenso wie das Postfach nun aufgeräumter, übersichtlicher und sicherer als die alten Netzlaufwerke.

Nutzer können aus dem d.3ecm direkt in eine SAP-Anwendung wechseln und wieder zurück. Es ist außerdem möglich, SAP-Formulare im d.3ecm zu speichern. Mithilfe einer standardisierten Aktenstruktur und einer Integration in die vorgelagerten Systeme (SAP ERP, SAP CRM, SAP cProjects, MS Outlook) lassen sich alle Projektdokumente in einer dazugehörigen digitalen Projektakte zusammenfassen.

Über 1000 Anwender arbeiten mit der Maschinenakte. Die OPTIMA group nutzt darüber hinaus auch digitale Vertriebs- und Kundenakten. Der Wechsel zu d.3ecm hat letztendlich die Qualität und Benutzerfreundlichkeit von Dokumentenprozessen deutlich verbessert.

„Durch die Mitwirkung von Mitarbeitern aus den betroffenen Fachbereichen schafft man Akzeptanz in den Abteilungen, nicht durch das Delegieren von Neuerungen.“

Olga Luk, Application Administrator bei der OPTIMA packaging group GmbH

Weitere glückliche Kunden

GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG

GRIMME Landmaschinen setzt seit über zehn Jahren auf d.velop als Partner in der Digitalisierung. Das Unternehmen stellt digitale Services für seine Kunden bereit, und d.velop unterstützt die GmbH dabei.

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ARI-Armaturen

ARI produziert Industrie-Armaturen, mit denen Gase und Flüssigkeiten geregelt, gesperrt oder abgeleitet werden können. Zur Organisation der Prozesse in der Produktion setzt ARI-Armaturen auf das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm.

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TECE

Volle Transparenz über Dokumente und Geschäftsprozesse sowie eine rechtskonforme und transparente  Dokumenten-Ablage erreicht die TECE GmbH mit der Erweiterung d.velop für Office 365 für Sharepoint/O365 von Microsoft.

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whitepaper-in-4-schritten-zum-automatisierten-beschaffungsprozess

 

Whitepaper

In 4 Schritten zum automatisierten Beschaffungsprozess

Um Ihnen den Weg zu einem vollständig automatisieren Beschaffungsprozess zu erleichtern, finden Sie in diesem Whitepaper eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihren Beschaffungsprozess automatisieren. Von der Ist-Analyse bis zur Digitalisierung der einzelnen Teilprozesse. Erhalten Sie Einblicke, wie ein digitaler Beschaffungsprozess aussieht und welche Vorteile er gegenüber einem klassischen Prozess bietet.

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Unser d.velop blog

Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig Themen rund um die Digitalisierung um die Branchenprozesse neu zu denken. Wir erklären, begleiten und veranschaulichen!

[Interview] Wie die GRIMME Landmaschinen­fabrik die Digitalisierung der Landtechnik-Branche meistert

„Nur mit einer Maschine, die Kartoffeln rodet, bringt man auf Dauer keine neuen Kunden auf seine Seite.“ So bringt Jens Waldmann von GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG die Herausforderungen der Landtechnik-Branche auf den Punkt. Was genau hinter seiner Aussage steckt und wie die Digitalisierungsansätze der GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG aussehen erfahren Sie im folgenden Blogartikel…

Lisa Böcker
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Über die Einführung einer digitalen Projektakte für Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group

Dokumente zu einem Projekt fanden sich auf verschiedenen Laufwerken in diversen von den jeweiligen Fachabteilungen genutzten Ordnerstrukturen. Ein enormer Aufwand, um relevante Dokumente aufzufinden, Mehrfachablagen von Dokumenten mit verschiedenen Versionsständen, und Dubletten sodass eine revisionssichere Archivierung nicht sichergestellt werden konnte. Erfahren Sie jetzt folgenden Blogartikel, wie die OPTIMA packaging Group diese Herausforderungen und Probleme löst

Georg Bilstein
Zum Blogeintrag

Lean production goes digital: Worauf muss sich die produzierende Industrie vorbereiten?

Vor dem Hintergrund der Industrie 4.0 sehen sich Unternehmen damit konfrontiert, die Effizienz der eigenen Produktionsprozesse zu hinterfragen. Wie kann ich mit neuen Mitteln (neuen technischen Gegebenheiten) und vorhandenen Ressourcen (Maschinen & Personal) meine Prozesse noch weiter optimieren, um diese schlank, sparsam und effektiv zu gestalten?Denn neue digitale Technologien und Trends bieten hier spannende Möglichkeiten für die produzierende Industrie – und das alles in einer rasanten Geschwindigkeit. Mehr dazu im folgenden Blogartikel…

David Schoenebeck
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