Die diakonische Stiftung Wittekindshof

Ende des 19. Jahrhunderts ist die industrielle Revolution in vollem Gange, und noch gibt es kaum soziale Absicherungen. Armut und Elend treffen Menschen mit geistiger Behinderung besonders hart. Pfarrer Hermann Krekeler im ostwestfälischen Volmerdingsen packt den Stier bei den Hörnern und gründet im Jahr 1887 den Wittekindshof. Heute betreut die Diakonische Stiftung Wittekindshof in 16 Städten in NRW Menschen mit und ohne Behinderung oder psychischer Beeinträchtigung.

Der Rechnungsworkflow

Bei rund 3400 Mitarbeitern an über 100 Standorten entsteht für den Wittekindshof neben der fachlichen Arbeit ein hoher Verwaltungsaufwand. So bekommt die Stiftung rund 40.000 Rechnungen im Jahr, 70 Prozent davon auf Papier. Die Dokumente gingen zunächst auf dem Postweg an die Standorte, zur Prüfung.

Die Standorte schickten die Rechnungen wiederum zurück an die Finanzbuchhaltung, wo sie gebucht wurden. Erst danach scannten Mitarbeiter die Rechnungen, um sie in einem einfachen digitalen System abzulegen. „Dadurch hatten wir lange Durchlaufzeiten und hohe Arbeitsaufwände“, sagt Helmut Konradt, Geschäftsbereichsleitung IT & Digitalisierung beim Wittekindshof.

Und: „Unsere Mitarbeiter waren oft lange damit beschäftigt, Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen zu suchen. Wir bekommen rund 40.000 Rechnungen im Jahr, zwei Drittel davon auf Papier. Früher gingen diese Rechnungen per Post oder Bote an die Standorte. Dadurch hatten wir lange Durchlaufzeiten und hohe Arbeitsaufwände. Das wollten wir verkürzen, vereinfachen und das ganze Thema Dokumentenmanagement strategisch anders aufsetzen. Einheitlicher für das ganze Unternehmen, und mit deutlich mehr Funktionsumfang und Mehrwerten.“ In einem ersten Schritt will die Stiftung die eingehenden Rechnungen digitalisieren. Dabei verfolgt die Stiftung von Anfang an handfeste Ziele. Beispiele: Mehr Transparenz darüber, wer gerade welche Rechnung bearbeitet sowie einen stets aktuellen Überblick über die verschiedenen Kostenstellen; ein teil-automatisierter Workflow sowie die Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe.

Wittekindshof sucht: digitale Rechnungsverarbeitung mit Integration in „Diamant“

Also macht sich die Wittekindshof Stiftung auf die Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur eine digitale Rechnungsverarbeitung bietet, sondern auch Ausbaumöglichkeiten, um weitere Prozesse mit den Mitteln der Digitalisierung zu optimieren. Die Stiftung schreibt einen Auftrag aus, und die d.velop AG gewinnt mit ihrem Dokumentenmanagementsystem schnell die Aufmerksamkeit der Entscheider.

„Das Ziel der Stiftung Wittekindshof war eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung“, sagt Torsten Michels, Senior Manager Inbound bei der d.velop AG, „und ein Schwerpunkt lag auf der Web-Schnittstelle und auf der Integration von d.3ecm in die Finanzbuchhaltungssoftware Fibu Diamant.“ Eine der Anforderungen: Die Software muss an mehreren Standorten und über viele Fachbereiche hinweg funktionieren. Hunderte Mitarbeiter sollten damit arbeiten.

Die d.velop AG fängt im zweiten Quartal 2016 damit an, d.3ecm bei der Stiftung Wittekindshof einzurichten. Bereits Mitte Dezember 2016 soll die Rechnungsverarbeitung laufen. „Wir haben die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung selbst hergestellt“, beschreibt Michels. Parallel erarbeiten d.velop und die Stiftung gemeinsam schlanke digitale Workflows sowie eine Freigabe- und Prüfer-Matrix: Welche Kostenstelle gehört zu welchem Verantwortlichen?

Michels: „Zu den Anforderungen gehörte auch eine hohe Automatisierung der Abläufe.“ Sofort nach dem Scannen geht eine Rechnung automatisch an die entsprechenden Postkörbe, verbunden mit Gruppen-Postkörben, falls ein Mitarbeiter mal ausfallen oder im Urlaub sein sollte. „Wir haben viel Wert auf eine einfache und intuitive Bearbeitungsmaske gelegt“, sagt Michels, „und die Anwender erhielten auch verbesserte Recherchemöglichkeiten.“

Lieferanten über die neuen Abläufe informiert – Mitarbeiter mitgenommen

Ist eine Rechnung erstmal gescannt und an die Zuständigen verschickt, ordnet das System sie einer Bestellung oder einem Projekt zu. d.3ecm übergibt die Daten nahtlos an die Finanzbuchhaltungs-Software Diamant. Doch damit nicht genug. Die Stiftung informiert ihre Lieferanten und bittet diese, Rechnungen zukünftig an eine einzige Anschrift zu senden. Die Papiere gehen nun in der Zentrale in Bad Oeynhausen ein, von dort wandern sie digital an die Standorte zur Prüfung.

„Der Gesamtprozess ist jetzt elektronisch abgebildet“, sagt Torsten Michels: „Bereits beim Eingang der Rechnung kennen die Verantwortlichen sämtliche Verbindlichkeiten. Niemand muss mehr Kopien über den Postweg verschicken. Es gibt eine einzige Anlauf-Stelle.“ Selbst das Thema Skonto ist gesichert – das System warnt die entsprechenden Stellen, wenn die Frist abläuft.

Als der Abschluss des Einrichtungsvorganges bereits absehbar war, wurden vom ECM-Projektleitungsteam Wittekindshof landesweit an mehreren Orten Informations- und Schulungsveranstaltungen für alle ECM-tangierende Mitarbeitende  organisiert, um jedwede Fragen vor-Ort zu klären und etwaige  Unsicherheiten zu nehmen. Konradt: „Wir haben die Leute sprichwörtlich mitgenommen, denn es gab ein wenig Unruhe und auch kritische Stimmen. Doch wir konnten unsere Ziele gut erreichen, indem wir geschildert haben, dass das System relativ leicht zu bedienen ist und dass die Mitarbeiter damit mehr Zeit für ihr Kerngeschäft in den jeweiligen Bereichen bekommen.“

Dokumentenmanagementsoftware „gut einstellbar für unsere Bedürfnisse“

Vor dem digitalen Rechnungseingang mussten Mitarbeiter oft Dokumente an mehreren Orten suchen. Mit dem neuen System sind sie in der Lage, die Informationen signifikant schneller zu finden. Das gilt nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Recherche und zum Nachschlagen von Informationen.

Das Dokumentenmanagementsystem nimmt Rücksicht auf die verschiedenen Aufgabenbereiche: Gelegenheits-Nutzer wie zum Beispiel Geschäftsführer bekommen eine Zusammenfassung der aktuellen Verbindlichkeiten per E-Mail. Power-Nutzer bekommen diese E-Mail nicht – „die sehen eh täglich in den Postkorb“, so Torsten Michels.

„Das DMS ist sehr gut einstellbar für unsere Bedürfnisse“, schildert Helmut Konradt, „das Preis-Leistungs-Verhältnis ist sehr gut und die Werkzeuge passen am besten zu unseren Anforderungen.“ Zugleich erweist sich die Software als sehr gut integrierbar in die Anwendungen, die die Stiftung Wittekindshof bereits nutzt. Wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung Diamant oder Vivendi, eine Software für das Management von Einrichtungen in den Bereichen Gesundheit, Betreuung oder Pflege.

Bearbeitungszeit von Rechnungen von 18 Tagen auf sechs Tage gesunken beim Wittekindshof

Mit der digitalen Eingangsrechnung hat die Stiftung Wittekindshof ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen von 18 Tagen auf sechs Tage gesenkt. Rund 600 Mitarbeiter nutzen das System, und zwar an allen 100 Standorten. Gut neun Monate hat es gedauert, bis das System im beruflichen Alltag einsatzfähig war: „Insgesamt hatten wir eine sehr konstruktive, gute Zusammenarbeit mit der d.velop AG“, lobt Konradt.

Das Fazit des Geschäftsbereichsleiters IT & Digitalisierung: „Nach einer Optimierungsphase in der Startphase läuft das System d.3ecm geräuschlos wie ein Uhrwerk. Es erfreut sich einer sehr hohen Akzeptanz unter den Mitarbeitern – und die Amortisationszeit lag bei weniger als zwei Jahren.“ Die Software rechnet sich schon allein deshalb für die Stiftung, indem Mitarbeiter weniger Zeit für die Bearbeitung brauchen, und indem zuverlässig Skonto für frühzeitige Bezahlung abgezogen werden kann.

Nach einer Optimierungsphase in der Startphase läuft das System d.3ecm geräuschlos wie ein Uhrwerk. Es erfreut sich einer sehr hohen Akzeptanz unter den Mitarbeitern – und die Amortisationszeit lag bei weniger als zwei Jahren.

Helmut Konradt
Geschäftsbereichsleitung IT & Digitalisierung
Stiftung Wittekindshof

Digitale Akten für Personal, Verträge und Klienten

Die Stiftung plant, in Zukunft weitere Bereiche zu digitalisieren. Helmut Konradt: „ECM ist ein Bestandteil der IT- und Digitalisierungsstrategie unseres Unternehmens, und bei der Entscheidung haben wir von Anfang an gesagt, wir wollen nicht nur das Thema Eingangsrechnungsverarbeitung angehen, sondern wir wollen auch andere Bereiche der Prozessoptimierung mit Hilfe von ECM abdecken.“

Konkret will die Stiftung eine digitale Personalakte einrichten – hier gilt es, rund 400.000 Dokumente zu bearbeiten. Auch weitere digitale Akten, wie die digitale Vertragsakte wird bald kommen, ebenso wie eine digitale Klientenakte. Alle Verträge und Dokumente fließen im DMS zusammen, natürlich strikt voneinander getrennt, sodass nur die jeweils zuständigen Mitarbeiter Zugriff bekommen. Konradt: „Wir wollen die Synergie nutzen, die durch die einheitliche Software kommt – für eine bessere Performance und eine einheitliche Benutzeroberfläche.“