Filmakademie spart mit d.velop sign 14.000 Blatt Papier pro Monat

Zu Spitzenzeiten haben wir im Monat 200 Verträge gedruckt, unterschrieben und verschickt. Wir haben keine eigenen Lehrenden, sondern arbeiten nur mit Gast-Lehrenden, aus der ganzen Welt. Bei über 550 externen Lehrenden pro Jahr und bis zu fünf Verträgen pro Lehrenden kommt da schon viel Papier zustande. Und viel Arbeit, ich selbst leiste am Tag manchmal 100 Unterschriften. Mit d.velop sign sparen wir uns das Ausdrucken und das Unterzeichnen per Hand. Der Zeitgewinn ist immens.

Günter Herwig
Leitung Personal und Honorare
Filmakademie Baden-Württemberg GmbH

Der deutsche Regisseur Roland Emmerich ist für Blockbuster wie Independence Day bekannt. In dem Streifen greifen Außerirdische die Erde an. Möglich gemacht hat das unter anderem Volker Engel, Emmerichs Spezialist für visuelle Effekte. Der VFX Supervisor, wie es in der Branche heißt, hat sogar einen Oscar für die Independence-Day-Effekte bekommen. Sein Handwerk gelernt hat er an der Filmakademie Baden-Württemberg in Ludwigsburg.

Der Clou: Um Talente wie Volker Engel anzulocken und auszubilden, braucht die Filmakademie überhaupt keine eigenen Lehrkräfte. Dafür vertraut die Akademie mit dem Land Baden-Württemberg als alleinigem Gesellschafter auf über 550 externe Lehrende aus dem In- und Ausland pro Jahr. Das hat den Vorteil, dass die Akademie stets Lehrenden vertrauen kann, die den Finger am Puls der Zeit haben. Den braucht die Bildungsstätte auch – schließlich werden dort rund 250 Filme im Jahr produziert, plus gut 30 Auftragsarbeiten.

200 Verträge im Monat gedruckt

So positiv die Impulse der externen Dozenten für die Studierenden sind, so viel Arbeit hatte die Filmakademie mit den Verträgen. „Zu Spitzenzeiten haben wir im Monat 200 Verträge gedruckt, unterschrieben und verschickt“, beschreibt Günter Herwig, Leitung Personal und Honorare bei der Filmakademie, „da kam schon viel Papier zustande. Manchmal bis zu 14.000 Blätter Papier pro Monat. Und viel Arbeit, ich selbst leiste am Tag manchmal 100 Unterschriften.“

Rund jedes zweite Unternehmen druckt Dokumente nur wegen der benötigten Unterschrift. Das bedeutet viel Arbeit: Verträge wollen erstellt, ausgedruckt, kontrolliert, von mehreren Beteiligten unterschrieben und last but not least verschickt werden, und zwar in alle Welt. „Da war die Qualität der Rückläufer oft schlecht“, erinnert sich Herwig, „es gab zum Beispiel Schwierigkeiten mit analogen Signaturen.“ Herwig nennt ein Beispiel: „Die Gastlehrenden in Italien haben manchmal Verträge gar nicht erhalten, oder der Postweg hat drei Wochen gedauert. Manche durften im Lockdown auch gar nicht zur Post.“

Mitunter fehlten bei Rückläufern sogar Verträge oder Teile davon. Derlei Hürden können zu ernsthaftem rechtlichem Problem auswachsen, schließlich geht es oft auch um Leistungs- und Verwertungsrechte, und die müssen wasserdicht geklärt sein. Team-Mitarbeiter, Schauspieler, Statisten, Studierende, Dienstleister: sie alle brauchen einen Vertrag.

Einfach eine Unterschrift einscannen?

Zwei Mitarbeiter hatten alle Hände voll zu tun, Hunderte Verträge in alle Welt zu verschicken und die Rückläufer zu prüfen. „Diesen Postweg habe ich nicht als rational und effektiv angesehen, mein Ziel war schon lange, davon wegzukommen“, beschreibt Herwig. Einfach eine Unterschrift einzuscannen oder eine unzertifizierte Lösung wie eine eingescannte Unterschrift zu nutzen kommt für die Filmakademie nicht infrage. Zu unsicher, zu offen für Manipulationen. Dennoch soll es ein System sein, das möglichst einfach zu bedienen ist, unter anderem aus Rücksicht auf die vielen Dozenten, Freiberufler und Künstler, die mit der Filmakademie zusammenarbeiten. Andere Anbieter von elektronischen Signaturen setzen zum Beispiel auf Signaturkarten und Kartenlesegeräte – technische Hürden, auf die die Filmakademie gerne verzichtet.

Vorteile der digitalen Unterschrift
mit d.velop sign

Nach einigen Erkundungen auf dem Markt für digitale Unterschriften entscheidet sich die Filmakademie für die digitale Unterschrift der d.velop AG – d.velop sign. Die Vorteile, die der Filmakademie sofort ins Auge springen:

  • Einfache Bedienbarkeit, die Fehleingaben vermindert
  • Einfache und sichere Signatur möglich, ohne aufwändiges Video-Identifikationsverfahren mit der Bundesdruckerei
  • Sicherheit made in Germany
  • Umfangreicher Datenschutz, konform mit allen relevanten Gesetzen – Software läuft in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland für eine höchstmögliche Sicherheit
  • Im Vergleich mit anderen Anbietern übersichtliche Kosten, die flexibel angepasst werden können, je nach benötigter Menge von Unterschriften

„Wir haben uns für die einfache Signatur entschieden“, so Herwig. Hintergrund: d.velop sign bietet verschiedene Möglichkeiten, Unterschriften zu leisten – eine einfache, eine fortgeschrittene und eine qualifizierte. Alle drei sind einfach auf allen Endgeräten wie PC, Tablet oder Smartphone zu bedienen, und alle drei identifizieren den Urheber und schützen die Dokumente nach der Signatur vor Veränderungen.

Qualifizierte Signatur oder einfache Unterschrift?

Die qualifizierte elektronische Signatur arbeitet mit einer eindeutigen, einmaligen Identifizierung des Unterschreibenden, zum Beispiel per Video-Ident-Verfahren. Oder auch mit der Online-Funktion des Personalausweises. Diese qualifizierte Signatur ist rechtlich gleichbedeutend mit der handschriftlichen Unterschrift. Doch dieses Verfahren braucht die Filmakademie gar nicht, eine einfache Signatur tut es auch.

Die einfache elektronische Signatur hat natürlich einen geringeren Beweiswert“, resümiert Herwig, „das ist klar, aber es entsteht uns kein Schaden. Es fließt ja erst dann Geld in Richtung Lehrende, wenn diese ihre Leistung erbringen und anschließend eine Rechnung stellen. Der Vorteil aus unserer Sicht: Die einfache Signatur ist in der monatlichen Gebühr für d.velop sign bereits enthalten.“

Für die einfache Signatur müssen sich die Unterzeichnenden nicht bei der Bundesdruckerei registrieren lassen. d.velop sign speichert das Datum, die Uhrzeit und die E-Mail-Adresse des Unterzeichnenden. Es ist richtig, dass ein Gericht diese Unterschrift anerkennen kann, aber nicht anerkennen muss, da es keine qualifizierte Unterschrift ist. Dennoch ist diese einfache Signatur für viele Fälle ausreichend – unter anderem auch für die Filmakademie.

Rechtsgültige Unterschrift – auch digital

Hendrik Siemes ist Sales Manager bei der d.velop AG und kennt die Anforderungen der Filmakademie genau. Er weiß: „Auch bei der einfachen Signatur handelt es sich um eine rechtsgültige Unterschrift. Schließlich kann man auch Verträge mündlich oder per Handschlag vereinbaren.“   Um die ersten Schritte mit d.velop sign zu gehen, muss die Filmakademie nicht lange warten. Im Dezember 2020 entstand der erste Kontakt zwischen der Bildungsstätte und der d.velop AG. Im Januar fand die Präsentation statt, im Februar wurde der Vertrag geschlossen. Schon Mitte Februar 2021 konnten die Mitarbeiter anfangen, sich einzuarbeiten. Im März startete die Arbeit mit dem fertig eingerichteten und angepassten System.

So läuft das digitale Unterzeichnen bei der Filmakademie ab

Das Prozedere: „Als Versender kann ich einen entworfenen Vertrag einfach per Drag and Drop in die Oberfläche von d.velop sign reinziehen“, beschreibt Herwig, „dann gebe ich noch ein Begleitschreiben dazu, in dem ich zum Beispiel angebe, auf welcher Seite unterschrieben werden muss. Und dann lege ich fest, welcher Kontakt in welcher Reihenfolge signieren muss.“ Ist der Prozess definiert, bekommt ein Beteiligter nach dem anderen eine E-Mail mit einer Einladung auf die d.velop sign-Oberfläche. Auf den entsprechenden Seiten sind Unterschriftenfelder angelegt, die mit einem Klick unterschreibbar sind.

Herwig: „Anschließend schickt das System das Dokument automatisch an den nächsten, der unterschreiben muss. Sind alle Signaturen erfolgt, bekommen alle Vertragspartner das fertige Dokument. Und unsere Mitarbeiter sind stets auf dem Laufenden, sie bekommen Rückmeldungen, wer was bereits unterzeichnet hat.“ Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter wissen, wenn zum Beispiel eine E-Mail-Adresse fehlerhaft ist oder ein Beteiligter das Dokument nicht abruft.

Vorteile einer digitalen Signatur im Arbeitsalltag der Filmakademie

Doch das sind nicht die einzigen Verbesserungen, die d.velop sign für den Arbeitsalltag der Filmakademie Baden-Württemberg mitbringt. Die wichtigsten:

  • Keine Druckkosten für digitale Verträge
  • Ebenso keine Kosten mehr für Porto, Umschläge, Druckmaterial, Wartung usw.
  • Immenser Zeitgewinn für Mitarbeiter – die betroffenen Prozesse laufen nun 20 bis 25 Prozent schneller ab
  • Automatische Archivierung spart fast eine ganze Arbeitsstelle, die sonst mit dem Papier-Archiv beschäftigt ist (z.B. auch durch die aufwändige Verschlagwortung)
  • Rund 14.000 Blatt Papier pro Monat eingespart
  • Zeitgewinn für Entscheider, die viele Unterschriften leisten müssen
  • Beschleunigte Abläufe: Manche Verträge, die morgens gesendet werden, kommen mitunter schon am Vormittag vollständig unterzeichnet zurück
  • Möglichkeit, ortsunabhängig zu unterschreiben – auf allen Endgeräten, auch z.B. auf einer Dienstreise

Die Mitarbeiter:innen der Filmakademie wollen nicht mehr ohne d.velop sign arbeiten. Von Frühjahr 2021 bis Mitte 2021 haben die Beschäftigten bereits rund 900 elektronische Dokumente mit d.velop sign verarbeitet und unterzeichnen lassen. Herwig: „d.velop sign ist sehr leicht zu verstehen, sehr sinnig aufgebaut, ein großes Stück weit selbsterklärend. Irgendwann kann man’s im Schlaf.“

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