Vertragsverwaltung mit SharePoint: Was geht und was nicht?!

Veröffentlicht 14.07.2020
Geschätzte Lesezeit 4 Min.
Anna Tenbrock

Anna Tenbrock Technical Sales Consultant d.velop

SharePoint Vertragsverwaltung am Laptop

Wer kennt es nicht? Ein Vertragspartner möchte Ansprüche aus einem Vertrag geltend machen. Der Vertrag ist jedoch nicht auffindbar. Oder ein anderer Klassiker: Ein Kündigungsstichtag wird versäumt und Vertragskonditionen können darum nicht nachverhandelt werden.

Ergebnisse einer Harvard-Studie zeigen, dass zwischen 5 % und 40 % Wertverlust an einem Deal durch schlechtes Vertragshandling entstehen können.

In diesem Blogartikel erfährst Du, wie Du Deine Verträge digital verwaltest und so mehr Transparenz und Kontrolle in Deine Vertragsverwaltung bringst und wie Dir Microsoft SharePoint Online und Microsoft 365 hierfür als technologische Basis dienen.

Vertragsverwaltung mit SharePoint und Microsoft 365 – Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung?

Microsoft 365 bietet Dir standardmäßig die Möglichkeit, SharePoint als Plattform zur Zusammenarbeit zu nutzen. Mit webbasierten Listen und Dokumentenbibliotheken bringt SharePoint im Standard bereits essenzielle Funktionalitäten für eine strukturierte, digitale Vertragsverwaltung mit. Anwender können Verträge einfach in digitale Vertragsakten ablegen.

Vertragsverwaltung online: Zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten möglich

Mit Microsoft 365 und Word können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Verträge können so gemeinsam vom Entwurf bis zum fertigen Vertrag entwickelt werden. Die Versionierung in der SharePoint Verwaltung sorgt gleichzeitig dafür, dass alle Änderungen an einem Dokument nachvollzogen werden können.

Individuelle Zugriffsrechte in SharePoint: Verwaltung von Verträgen mit Rechtekonzept

Auf die im SharePoint abgelegten Verträge haben dann die jeweils relevanten Benutzer Zugriff. So sind abteilungsübergreifend alle Beteiligten immer auf demselben Informationsstand. Die Vertragsverwaltung im Unternehmen wird deutlich transparenter.

Die digitale Vertragsverwaltung mit SharePoint erleichtert so gemeinsames Arbeiten an Verträgen und unterstützt das teaminterne Zusammenwirken.

Dokumentenablage in SharePoint: Verwaltung mit Vertragsakten

Bei der Ablage von Verträgen bietet der SharePoint die Möglichkeit sogenannte Metadaten zu vergeben. Diese Metadaten funktionieren wie ein Schlagwort-Katalog in einer Bibliothek. Sie beschreiben die Eigenschaften eines Dokumentes und machen es damit in jeder Vertragsakte auffindbar – ohne dass der eigentliche Dateiname bekannt ist. Wird also in einem Fachbereich wie der Rechtsabteilung, dem Einkauf oder dem Vertrieb ein Vertrag benötigt, kann er anhand der Metadatensuche in der SharePoint Verwaltung innerhalb einer Vertragsakte schnell gefunden werden.

Vertragsverwaltung at it’s best – 7 Fakten zu Vertragsmanagement in Microsoft 365.

Was fehlt im SharePoint Standard für eine effektive digitale Vertragsverwaltung?

In einer Dokumentbibliothek im SharePoint werden alle Verträge einer bestimmten Vertragsart, z. B. Mietverträge, zusammengefasst.

Wo aber werden zugehörige Dokumente zu einem Mietvertrag verwaltet? Werden sie im Rahmen der Vertragsverwaltung online in einer Vertragsakte zusammengefasst?

Möchte ich außerdem den gesamten Vertragslebenszyklus digital unterstützen und nicht nur die Ablage von Vertragsdokumenten digitalisieren, sind die Grenzen der digitalen Vertragsverwaltung mit SharePoint erreicht.

Hier hilft eine Vertragsmanagement-Lösung weiter, die Deine SharePoint Verwaltung um wichtige Funktionalitäten ergänzt. Das sind:

Fristenmanagement – Fristenkalender online

Ein Fristenmanager – inkl. online Fristenkalender – berechnet alle Fristen automatisiert und erinnert den Anwender an anstehende Fristen. So verpassst Du dank intelligentem Fristenmanagement keine Fristen mehr mit der digitalen Vertragsverwaltung mit SharePoint Online.

Optimale Vertragsmanagement-Lösung dank teil-automatisierter Workflows

Die Vertragsmanagement-Lösung übernimmt Teile des Workflows automatisiert und beschleunigt so den gesamten Prozess. Dies wirkt sich beispielsweise positiv auf die Vertragsfreigabe innerhalb Deiner SharePoint Verwaltung aus. Verträge können durch die Vertragsverwaltung online deutlich schneller bearbeitet und abgeschlossen werden.

Medienbruchfreie Vertragsverwaltung mit SharePoint dank digitaler Signatur

Noch schneller und gänzlich medienbruchfrei ist der Vertragsworkflow durch die digitale Signatur. Damit der Prozess allerdings reibungslos ablaufen kann, benötigt die Vertragsmanagement-Lösung mit SharePoint eine Anbindung zu einer Software oder App für digitale Signaturen. So integriert sich die digitale Unterschrift fließend in Deine Vertragsverwaltung, App und Deinen Workflow.

Verträge automatisiert in Vertragsakte ablegen: Integration in Microsoft 365

Direkt aus der Lösung heraus ein Dokument versenden oder Mails aus Outlook in der digitalen Akte ablegen: Eine intelligente Vertragsmanagement-Lösung mit ausreichend Schnittstellen integriert sich einfach in den Arbeitsalltag und ermöglicht alle essenziellen Funktionen.

Das sind die Potenziale einer digitalen Vertragsverwaltung in SharePoint und Microsoft 365

Was bringt mir also ein digitales Vertragsmanagement mit SharePoint und Microsoft 365?

  • Zeitersparnis durch eine effizientere digitale Vertragsverwaltung sowie eine schnelle Auffindbarkeit
  • Transparenz über Bearbeitungsstände und Vertragsversionen in Deiner Vertragsverwaltung App
  • Sicherheit über alle Verträge in Deiner SharePoint Verwaltung
  • Kostenersparnis durch ein vereinfachtes Vertragscontrolling sowie Fristenmanagement inklusive intelligentem Fristenkalender online

Eine Vertragsmanagement-Lösung bietet folglich einen ganzheitlichen 360 Grad Blick auf alle Dokumente und Informationen zu einem Vertrag und ermöglicht – komplett medienbruchfrei – Prozesse zu optimieren.