Fachlösungen für das Gesundheitswesen

In vielen Kliniken und Arztpraxen gehört ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Dabei sollte doch gerade im Gesundheitswesen die Arbeit am Menschen so weit wie möglich im Vordergrund stehen. Deshalb befreien sich immer mehr Einrichtungen weitgehend von der Arbeit mit Papier. Digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher und helfen, Patienteninformationen schneller zu finden und die intersektorale Kommunikation zwischen ambulanten und stationären Institutionen zu beschleunigen.

Digitale Patientenakte

Daten von Patienten neigen dazu, über viele Systeme hinweg verstreut zu sein. Digitale Akten fassen diese Informationen zusammen. Alle relevanten Unterlagen aus KI-Systemen, Archiven und Drittanwendungen, inklusive MRT-Bilder, Videos usw. sind gesichert von überall her abrufbar.

Digitale Unterschrift

Keine spezielle Hardware nötig: Die digitale Unterschrift ist unabhängig vom Standort und jederzeit einsetzbar. Ihre sicherste Variante ist rechtlich gleichbedeutend mit der handschriftlichen Unterschrift. Zudem sind Dokumente nach der Signatur unveränderbar.

MDK Akte

Im Arbeitsalltag der Gesundheitsbranche sind nicht immer alle Informationen über einen Patienten gleich relevant. Die MDK Akte enthält nur die Dokumente, die aktuell benötigt werden. Diese wird in einem automatisierten Ablauf aus der digitalen Patientenakte zusammengestellt und in digitaler Form weitergeleitet.

Qualitätsmanagement

Einheitliche Arbeitsabläufe und die unterschiedlichsten Regularien für Prozesse sind wichtig für eine hohe Qualität. Digitales Qualitätsmanagement strukturiert die Erstellung, den Genehmigungsumlauf, die Publizierung und die Verteilung von QM-Dokumenten. Es bietet detailliert nachprüfbare Prozessschritte und auch die automatische Einhaltung sämtlicher Fristen und Versionierungen.

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“Die elektronische Patientenakte von d.velop richtet sich konsequent am Behandlungsprozess der Patienten aus.“

Michael Ryl, Projektleiter der Spitaldirektion im Kinderspital Zürich

Schneller Informationen finden, zügige Dokumentation: digitale Akten im Kinderspital Zürich

Das Kinderspital Zürich ist das größte Universitäts-Kinderkrankenhaus der Schweiz. Zugleich ist es eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa. Pro Jahr versorgen die rund 2300 Mitarbeiter mehr als 100.000 Patienten, von deren erstem Lebenstag bis zum 18. Geburtstag. Das Spital bietet unter anderem sieben medizinische und chirurgische Bettenstationen, Isolations-Einheiten und Stationen für Stammzelltherapien.

Das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm erleichtert den Mitarbeitern die tägliche Arbeit, zum Beispiel mit der elektronischen Patientenakte oder der elektronischen Personalakte. Patientendaten stehen gebündelt per Mausklick zur Verfügung, sind Jahrzehnte lang verfügbar und rechtskonform archiviert. Dabei passt sich die Software an die klinikspezifischen Anforderungen aus Medizin und Verwaltung an. Zudem bereitet das System auch die Grundlage für die intersektorale Kommunikation vor.

Die Herausforderung

Im Krankheitsfall brauchen Familien und Erziehende schnelle und kompetente Hilfe. Das Universitäts-Kinderspital Zürich hat sich dem Kampf um die Gesundheit verschrieben. Dafür vertraut es auf ein umfangreiches, integriertes Netzwerk aus Fachanwendungen, betriebswirtschaftlichen Systemen und medizinischen Geräten. Kern des Netzwerks ist das Krankenhausinformationssystem (KIS) CGM PHOENIX. Einziges Manko dieser hochspezifischen IT-Umgebung: der revisionssichere Umgang mit elektronischen Dokumenten und Papier-Dokumenten, und zwar in der gesamten Klinik. Also warf das Krankenhaus ein Auge auf das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm.

Die elektronische Patientenakte

Der Start für ein klinikweites Dokumentenmanagement (DMS) war die Einführung der elektronischen Patientenakte. Papierbasierte Unterlagen, welche im Behandlungsverlauf entstehen oder bei der Patientenaufnahme bereits mitgeführt werden, sollten mit den elektronischen Dokumenten anderer Fachanwendungen, Datenbanken oder File-Servern in einer zentralen Akte verwaltet werden können. Eine weitere Kernanforderung lag in der Visualisierung der neuen Akte. Mit über 1.000 Anwendern nahezu aller Fachbereiche, nutzt die Belegschaft bei ihrer täglichen Arbeit die Daten des KIS über einen direkten Systemaufruf aus dem KIS heraus. Daher sollte auch der Zugriff auf die elektronische Patientenakte unmittelbar aus der Kernanwendung erfolgen und die Dokumente schließlich direkt angezeigt werden.

 

Die elektronische Personalakte

Ebenso wie Patientenakten können auch Personalakten eine Menge Informationen und viele Dokumente ansammeln. Deshalb sind digitale Personalakten eine zweite Instanz des Dokumentenmanagements im Kinderspital. Es stimmt, dass die erstmalige Digitalisierung von Personalaken zeitintensiv ist. Doch diese Arbeit ist zum einen nur ein Mal zu erledigen; zum anderen fällt sie sowieso irgendwann an. Nach dem Scannen kann die Personalabteilung die Personalakten in einem streng geschützten Bereich des Dokumentenmanagementsystems verwalten und bearbeiten. Der Aufbau der Akte richtet sich an der Personalgeschichte und an Kriterien für Übersichtlichkeit aus. Die Akte enthält von Arbeitsverträgen über Lohn- und Versicherungsausweise bis hin zu Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und den Bezügen (Lohn, Gehalt, Honorar) alles, was der Personaler braucht. Allein durch die automatisierte Übergabe der Lohnläufe in die Akte reduziert sich das Papieraufkommen drastisch.

 

Revisionssicheres Archiv

Manche Dokumente müssen revisions- und rechtssicher verwaltet und archiviert werden, dazu muss die Art der elektronischen Aufbewahrung bestimmte Anforderungen erfüllen. Das betrifft vor allem Schriftstücke, die betriebswirtschaftlich oder rechtlich relevant sind. Ähnlich wie in den Anwendungsbereichen „Personalakte“ und „Patientenakte“ ist dieser sogenannte „interne Dokumentenbereich“ innerhalb des Dokumentenmanagementsystems durch ein strenges Berechtigungskonzept geregelt: Wer keinen Zugriff haben darf, hat auch keinen Zugriff. Mitarbeiter erhalten nur zu den Informationen Zugang, die zu ihrem Bereich gehören. Einige dürfen die Dateien nur lesen bzw. anzeigen, andere dürfen auch aktualisieren, erschaffen oder löschen. Die Unterlagen der Klinischen Chemie und des Laborzentrums stellen einen zentralen Dokumententopf dar. Mitarbeiter zertifizieren und akkreditieren diese regelmäßig.

 

Das Ergebnis

Die elektronische Patientenakte war für das Kinderspital Zürich der Einstieg in ein klinikweites Dokumentenmanagementsystem. Die Informationen sind rechtskonform archiviert. Bereits nach dem ersten Einsatzjahr verwaltete das System auf der Basis von d.3ecm 3,4 Millionen Unterlagen. Nach und nach überführte die Klinik immer mehr Dokumente in das d.3ecm und erweiterte dieses um ein Archiv für Verträge sowie um separate Archive für Dokumente der Geschäftsleitung und der Eleonorenstiftung, die Trägerin des Spitals. Auch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist in Arbeit. Das Projekt wird durch den d.velop-Partner adeon AG geführt.

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Wir sind noch lange nicht am Ende der Fahnenstange angekommen. Wir werden das Einsatzgebiet von d.3ecm sukzessiv erweitern

Michael Ryl, Projektleiter der Spitaldirektion im Kinderspital Zürich

Weitere glückliche Kunden

Universitätsklinikum des Saarlandes

Die digitale Patientenakte auf der Grundlage des Dokumentenmanagementsystems d.3ecm arbeitet beim Universitätsklinikum des Saarlandes Hand in Hand mit SAP. Anwender können die Akte ihrer gewohnten SAP-Oberfläche bearbeiten. Alle Informationen über Patienten stehen jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung.

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Ethianum

Mehr Zeit für die Betreuung der Patienten, weniger Aufwand beim Dokumentieren und Recherchieren: Die Mitarbeiter der Ethianum-Klinik in Heidelberg geben Informationen aus OP, Visite oder Ambulanz einfach in die digitale Patientenakte ein und haben sie überall zur Verfügung. Auf Wunsch mit digitaler Signatur.

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Universitätsklinikum Tübingen

Im Austausch mit den Krankenkassen gilt es, eine lückenlose Dokumentation der Patienten-Versorgung vorzuweisen. Hier hilft das d.3ecm dem Universitätsklinikum Tübingen, Erlöse zu sichern – zum Beispiel mit digitalen Patientenakten. Die Klinik scannt mit d.3ecm über 300.000 Dokumente pro Monat.

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Webinar-Aufzeichnung

Elektronische Rechnungsformate – Gesetzeskonform mit XRechnungen

Die XRechnung ist ein verbindlicher Rechnungsstandard bei öffentlichen Aufträgen. Bis November 2020 verpflichtet die Gesetzeslage zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsannahme. Was genau hinter den ganzen elektronischen Rechnungsformaten steckt und was Sie darüber wissen müssen, erfahren Sie im Webinar.

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Andreas Jörgs
Sales Manager Healthcare & Welfare