Verträge sind die Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehungen. Die Zahl der vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten und Kunden steigt kontinuierlich.
Wer jeden Tag mit Verträgen zu tun hat, der weiß, wie schwierig es ist den Überblick über Laufzeiten und Fristen zu behalten. Das kostet Zeit und Geld.
Mit der SharePoint Vertragsmanagement Software und Office 365 bringen Sie Ordnung in Ihre Verträge – egal in welcher Branche Sie arbeiten.
Eine zentrale Plattform für Vertragsmanagement bildet den kompletten Vertragslebenszyklus ab, unterstützt Sie schon bei der Vertragserstellung und sorgt für fristgerechte Bearbeitung sowie eine strukturierte Aufgabenverwaltung.
Die einfach zu verwaltende und hoch granulare Rechtestruktur, die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten des Reportingmoduls, die Kostenerfassung sowie die revisionssichere Archivierung von Vertragsdokumenten geben Ihnen zusätzliche Sicherheit.
Egal ob Laufzeit, Kündigungsfrist, Meldefrist oder Nachverhandlung: das System überwacht Fristen und anstehende Termine vollautomatisch. Erstellen Sie diese bequem über die Oberfläche und nutzen Sie die automatische Stichtagsberechnung.
Rechtzeitig vor Erreichen des Termins, erhalten Sie proaktiv eine Benachrichtigung. Eine Übersicht aller anstehenden Stichtage sehen Sie entweder auf der Startseite oder in den Detailberichten des Vertragsreportings – gefiltert nach Vertragstyp, verantwortlicher Person oder Fälligkeit.
Nutzen Sie die umfangreichen Möglichkeiten des SharePoints zur Zusammenarbeit. Egal ob Sie gemeinsam im Team an einem Dokument arbeiten, Aufgaben verteilen oder Ihren Vertrag freigeben wollen. Die mitgelieferten Standardworkflows können einfach angepasst werden und erlauben Ihnen das Arbeiten auch über Standortgrenzen hinweg – inklusive Einbeziehung von externen Vertragspartnern.
Die vollständige Dokumentation stellt sicher, dass Sie den Verlauf auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen können.
Das Vertragsmanagement unterstützt Sie bereits bei der Erstellung durch ein Vorlagenmanagement und vorgefertigte Textbausteine. Neben einer eingebauten Versionierung stehen im Dokument sowohl Metainformationen aus der Vertragsakte als auch Kommentare und Freigabeinformationen zur Verfügung.
Für die Recherche von Verträgen bietet d.velop für Office 365, neben der in SharePoint integrierten Volltextsuche, weitere innovative Möglichkeiten an: die einfach zu bedienende Quicksearch sowie die komfortable Metadatensuche.
Mit dem Reporting Modul werten Sie wichtige Kennzahlen wie Risiken oder Kosten aus und behalten Ihre anstehenden Fristen und Termine stets im Überblick. Darüber hinaus können Sie dieses Modul auch zum Erstellen maßgeschneiderter Dashboards verwenden.
Die integrierte, revisionssichere Archivierung garantiert die notwendige Prozesssicherheit für den Umgang mit Ihren Verträgen. Die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und der Unveränderbarkeit der Dokumente ist durch die zertifizierte d.velop Archivkomponente sichergestellt.
Sie möchten Stammdaten oder Informationen aus Ihrem führenden System wie zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX oder Outlook einbinden?
Das digitale Vertragsmanagement mit SharePoint und Office 365 lässt sich flexibel in Ihre Applikationslandschaft integrieren.
Verwalten und archivieren Sie Ihre Verträge an einer Stelle, behalten Sie den Überblick und nutzen Sie alle Funktionen, um Ihr Vertragswesen zu optimieren – von der Vertragserstellung bis zur Vertragsarchivierung. So haben Sie stets den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge im Blick.
Ob Fristenmanagement, Aufgabenverwaltung, Vertragscontrolling – Sascha Kleine-Boes und Marcel Brünen stellen Ihnen vor, wie Sie mit dem Vertragsmanagement in SharePoint und Office 365 zukünftig noch effizienter arbeiten.
Setzt Ihre Organisation bereits SharePoint oder Office 365 ein, dann ergibt es Sinn, auch das Vertragsmanagement auf dieser Basis abzubilden, denn daraus resultieren nicht nur Vorteile für Anwender, sondern auch für die IT. Das Vertragsmanagement SharePoint und Office 365 stellt hier eine mögliche zusätzliche Ausbaustufe dar. Mit einer professionellen Lösung können Verträge im SharePoint intelligent abgelegt und verknüpft werden. So kann es z.B. eine Vertrags- und eine Projektakte geben. …
Sascha Kleine-Boes
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Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter in einem mittelständischen Unternehmen. Sie haben eine Vielzahl an Vertragspartnern. Eines Tages werden Sie von einem Dienstleistungsunternehmen angerufen, in dem es um einen Vertrag und seine Details geht. Ein paar Tage später ruft Sie ein Kollege aus der Rechtsabteilung an und fragt nach einem konkreten Lieferantenvertrag, da dort Neuverhandlungen anstehen. Ihnen raucht der Kopf: Wer ist eigentlich vertragsverantwortlich für all unsere Verträge? In welchem Ordner finde ich die Verträge und wo? Gibt es eine Übersicht? …
Susanne Keul
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Martin Hülscher
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