Zeit für Verträge

ecspand Vertragsmanagement

Wie verwalten Sie Ihre Verträge?

Verträge sind die Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehungen. Die Zahl der vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten und Kunden steigt kontinuierlich. Wer jeden Tag mit Verträgen zu tun hat, der weiß, wie schwierig es ist den Überblick über Laufzeiten und Fristen zu behalten. Das kostet Zeit und Geld.

ecspand „Vertragsmanagement“ hilft Ihnen dabei Ordnung in Ihre Verträge zu bringen – egal in welcher Branche Sie arbeiten.

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ecspand nutzt die umfangreichen Vorteile des Microsoft® SharePoint, wie z.B. gemeinsames Arbeiten, Datenhaltung, Versionsverwaltung oder Volltextsuche, und erweitert diesen zu einer vollständigen, mandantenfähigen Vertragsverwaltung. Neben der flexiblen Vertrags-Struktur, welche Ihnen im Kontext eines Vertragsaktes die Möglichkeit bietet Informationsobjekte wie z.B. Dokumente, Korrespondenz, Fristen und Risiken zu verwalten, bildet ecspand „Vertragsmanagement“ den kompletten Vertragslebenszyklus ab, unterstützt Sie schon bei der Vertragserstellung und sorgt für fristgerechte Bearbeitung sowie eine strukturierte Aufgabenverwaltung.

Die einfach zu verwaltende und hoch granulare Rechtestruktur, die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten des Reportingmoduls, die Kostenerfassung sowie die revisionssichere Archivierung von Vertragsdokumenten geben Ihnen zusätzliche Sicherheit. Ganz gleich, ob Sie einzelne Verträge oder dazugehörige Rahmenverträge verwalten, ecspand bietet stets die gewohnt übersichtliche Darstellung. Dabei behalten Sie alle zu einem Vertrag gehörigen Informationen stets im Überblick.

Und so funktioniert es.

Vertragserstellung
ecspand „Vertragsmanagement“ unterstützt Sie bereits bei der Erstellung von Verträgen durch Vorlagenmanagement und vorgefertigte Textbausteine. Der anschließende Dokumenterstellungs-Workflow kann nach dem Bearbeiten direkt in Word gestartet werden. Neben einer eingebauten Versionierung stehen im Dokument sowohl Metainformationen aus der Vertragsakte als auch Kommentare und Freigabeinformationen zur Verfügung.

Suche
Für das Wiederauffinden von Verträgen bietet ecspand, neben der in SharePoint integrierten Volltextsuche, weitere Möglichkeiten an: die einfach zu bedienende Quicksearch sowie die komfortable Metadatensuche.

Reporting
Mit dem Reporting Modul werten Sie wichtige Kennzahlen wie Risiken oder Kosten aus und behalten Ihre anstehenden Fristen und Termine stets im Überblick. Darüber hinaus können Sie dieses Modul auch zum Erstellen maßgeschneiderter Dashboards verwenden.

Archivierung
Die integrierte, revisionssichere Archivierung garantiert die notwendige Prozesssicherheit für den Umgang mit Ihren Verträgen. Die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und der Unveränderbarkeit der Dokumente ist durch unsere zertifizierte Archivkomponente sichergestellt.

Integration
Verbinden Sie ecspand „Vertragsmanagement“ mit Ihrem ERP oder CRM System. Neben der Übernahme von Stammdaten haben Sie so im ERP/CRM immer Ihre Verträge im Überblick und können direkt auf die Vertragsakte abspringen. Die ecspand „sidebar“ ermöglicht es Ihnen bequem E-Mails oder Anhänge aus Outlook per Drag&Drop einem Vertrag zuzuordnen oder neue Fristen und Aufgaben zu erstellen.

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Strukturierte Prozesse – volle Transparenz!

Die Überwachung von Vertragslaufzeiten, Fristen oder Aufgaben, welche sich aus Freigabe- und Überarbeitungsprozessen ergeben, ist eine der Herausforderungen in der manuellen Bearbeitung von Verträgen.
ecspand „Vertragsmanagement“ entlastet Sie in der Durchführung dieser Tätigkeiten und schafft somit Freiräume für andere, wichtigere Aufgaben.

Keine Fristen mehr verpassen
Egal ob Laufzeit, Kündigungsfrist, Meldefrist oder Nachverhandlung: das System überwacht Fristen und anstehende Termine vollautomatisch. Erstellen Sie diese bequem über die Oberfläche und nutzen Sie die automatische Stichtagsberechnung.
Rechtzeitig vor Erreichen des Termins, erhalten Sie proaktiv eine Benachrichtigung. Eine Übersicht aller anstehenden Stichtage sehen Sie entweder auf der Startseite oder in den Detailberichten des Vertragsreportings – gefiltert nach Vertragstyp, verantwortlicher Person oder Fälligkeit.

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Arbeiten im Team

Nutzen Sie die umfangreichen Möglichkeiten des SharePoints zur Zusammenarbeit. Egal ob Sie gemeinsam im Team an einem Dokument arbeiten, Aufgaben verteilen oder Ihren Vertrag freigeben wollen. Die mitgelieferten Standardworkflows können einfach angepasst werden und erlauben Ihnen das Arbeiten auch über Standortgrenzen hinweg – inklusive Einbeziehung von externen Vertragspartnern. Die vollständige Dokumentation stellt sicher, dass Sie den Verlauf auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen können.

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Anwenderbedürfnisse im Fokus.

Egal ob Einkauf, Verkauf, Controlling oder Rechtsabteilung – ecspand „Vertragsmanagement“ passt sich den Bedürfnissen unterschiedler Anwendergruppen an. Hier ein paar Beispiele:

Sachbearbeitung

  • Gewährleistung gleicher Informationsstände
  • Leichtes Auffinden von Verträgen durch die integrierte Suche
  • Integriertes Wiedervorlage- und Frühwarnsystem
  • Stammdatenintegration aus dem ERP
  • Vertragsbearbeitung, Versionierung, Historie

Vertrieb

  • Standardisierter und webbasierter Freigabeprozess
  • Vertragsdokumente via Scan oder Drag&Drop von jedem Ort aus an das System übergeben
  • Vertragsrisiken zentral im Überblick

Rechtsabteilung

  • Vermeidung inhaltlicher und fachlicher Risiken durch Vorlagenmanagement und Textbausteine
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  • Revisionssichere Archivierung
  • Hochgranulare Rechtestruktur
  • Zentrale Fristenübersicht via ecspand Reporting

Ihre Vorteile

  • Intuitive und einfach zu bedienende Oberfläche
  • Zusammenfassung sämtlicher Informationsobjekte in Akten und Vorgängen
  • Einfaches Wiederauffinden dank intelligenter Suche
  • Integriert in Outlook, Desktop, Microsoft Dynamics und SAP
  • Gemeinsam mit Anwendern entwickelt
  • Automatische Aktenbildung in ecspand
  • Mitgelieferte Templates für z.B. Leasing-, Arbeits- oder Lieferantenverträge
  • Einfach konfigurierbare Oberfläche
  • Granulare und flexible Berechtigungsvergabe
  • Integriertes Reporting