Hans und Gretchen Tiedje Stiftung: Alles für ein Kinderlachen

Seit ihrer Gründung in den 1980er Jahren durch eine Hamburger Kaufmannsfamilie unterstützt die Hans und Gretchen Tiedje Stiftung jedes Jahr hilfsbedürftige Kinder, alleinstehende Mütter und Familien.

Die Gründungsgeschichte der Stiftung

Die einzigartige Gründungsgeschichte der Hans und Gretchen Tiedje Stiftung erinnert auch in Krisenzeiten an Hoffnung, Optimismus und das Gute im Menschen. Ihren einzigen Sohn verlor die Hamburger Familie im zweiten Weltkrieg am Geburtstag der Mutter. Schwer betroffen, beschloss das Ehepaar Tiedje gemeinsam mit dem Pastor, das Vermögen zu nutzen und andere Familien in schweren Zeiten zu unterstützen. Das war die Geburtsstunde der Hans und Gretchen Tiedje Stiftung, die einzig und allein das Wohl von Kindern und ihren Erziehungsberechtigten im Blick hat.

Hilfeleistungen durch die Hamburger Stiftung

Im Laufe der Jahre wuchs die Hans und Gretchen Tiedje Stiftung, sodass schon zahlreiche Familien und Alleinerziehende in schwierigen finanziellen Verhältnissen unterstützt wurden. Auch werden SOS-Kinderdörfer regelmäßig bedacht. Die Unterstützung reicht von der Anschaffung einer ersten Babyausstattung über Möbel für Kinder und Familien bis hin zu behindertengerechten Fahrzeugen. Auch die Renovierung von Kinderzimmern, teure Reparaturen von Haushaltsgeräten sowie Freizeit- und Urlaubsfahrten werden durch die Hans und Gretchen Tiedje Stiftung ermöglicht. Eine auf ein Jahr begrenzte finanzielle Zuwendung erhalten Alleinerziehende und Familien, die in einer schwierigen finanziellen Situation ein Kind zur Welt bringen.

Darüber hinaus fördert die Stiftung die schulische und berufliche Weiterbildung hilfsbedürftiger Kinder und Jugendlicher. Während der Krisenzeit wurden zahlreiche Notebooks und Laptops von der Stiftung zur Verfügung gestellt, um Kindern eine Teilnahme am Fernunterricht zu ermöglichen.

Alles für ein Kinderlachen

Was die Hans und Gretchen Tiedje Stiftung auszeichnet: Sämtliche Leistungen und Ausschüttungen der Stiftung werden nicht auf Sozialhilfeansprüche angerechnet. Dadurch entsteht ein echter und spürbarer Mehrwert, der vor allem den Kindern ein Lächeln ins Gesicht zaubert.

Gemeinnützig – aber nicht digital

Jedes Jahr gehen rund 800 Förderanfragen bei der Stiftung ein. Diese wollen alle geprüft, bearbeitet, freigegeben und archiviert werden. Dabei geht ein Antrag gleich durch mehrere Hände, bis es zur Förderung kommt – denn der gesamte Vorstand ist an dem Bewilligungsprozess beteiligt. Da der Ablauf bisher in Papierform erfolgte, kam es zu langen Bearbeitungszeiten und dezentralen Informationsansammlungen. Nach vollständiger Bearbeitung der Anträge, hat eine Mitarbeiterin diese im papiergebundenen Archiv abgelegt. Dort sammeln die Akten vor allem viel Staub, aber bieten wenig Übersicht und einzelne Dokumente lassen sich nur noch mit einem hohen Zeitaufwand wiederfinden.

Problem erkannt und angegangen

Im Sinne einer möglichst kurzen Bearbeitungszeit und damit Wartezeit für Hilfsbedürftige sowie zur Entlastung der ehrenamtlichen Stiftungsmitglieder sollte der bisherige Antragsprozess optimiert werden. Die Schlüsselfigur in der Digitalisierung der Hamburger Stiftung spielte dabei Markus Warmer, Beisitzender Vorstand der Hans und Gretchen Tiedje Stiftung. Durch seine berufliche Tätigkeit hatte er bereits Kontaktpunkte zu den Anwendungen der d.velop AG und kennt die Vorteile von digitalisierten Arbeitsprozessen: feste Workflows, automatisierte Arbeitsschritte, eine medienbruchfreie Arbeitsweise und einen zentralen Informationszugriff.

Die größte Schwierigkeit

Keine Software deckt diesen individuellen Prozess der Antragsstellung ab. Im Standard der Softwares sind oft nur auftretende Verwaltungsprozesse von Unternehmen inkludiert, wie beispielsweise Workflows zur Rechnungsverarbeitung oder zum Vertragsmanagement. Häufig ist eine aufwendige Individualisierung durch Programmierer erforderlich.

„Ich finde es umständlich, eine Standardsoftware umzuprogrammieren. Das liegt an den Schwierigkeiten, die man hat, wenn man Updates oder Upgrades benötigt. Dann muss man schauen, wie diese in unsere Welt hineinpassen.“ – Markus Warmer

Die Lösung d.velop documents stach da durch das Bausteinkasten-System besonders heraus.

„Das ist wirklich ein USP“ – Markus Warmer

Die Lösung d.velop documents stach da durch das Bausteinkasten-System besonders heraus.

Vor dem Projekt

Noch unsicher, ob die Softwarelösung der d.velop AG den Anforderungen gerecht wird, konnte Markus Warmer eine kostenlose Testversion der Software nutzen.

„Die Demo hat gezeigt, dass mir die Lösung sehr viele Möglichkeiten bietet.“

Mit viel Unterstützung und zügig beantworteten Fragen hat er sich die Software mit dem Bausteinkastenprinzip selbst individuell konfiguriert.

„Das war das Faszinierende bei d.velop. Sie haben ein Baukasten-Prinzip, sodass der Kunde selbst sein Dokumentenmanagement-System an seine Bedürfnisse eigenhändig anpassen kann. Und das war die perfekte Lösung für uns.“

Besonders spannend waren die offenen Sprechstunden, erinnert sich Markus Warmer zurück. Er hat dort seine spezifischen Fragen mit einem Experten klären können. In den Sprechstunden traf er auch auf andere Kunden der d.velop AG und hat einen Eindruck derer Fragen und Probleme bekommen.

„Die Sprechstunden waren extrem unkompliziert und hilfreich. Es hat geholfen, die Schwierigkeiten der anderen Kunden zu hören, weil das meinen Horizont hinsichtlich der Anbindungsmöglichkeiten der Software erweiterte.“

Vor allem KMUs nutzen die Sprechstunden fleißig, da kleinere Unternehmen in der Regel die Konfiguration selbst übernehmen. Neben Markus Warmer konnten sich auch weitere Mitglieder und Angestellte der Stiftung mit der Software vertraut machen.

Projektstart

Erst als sich Markus Warmer sicher war, dass er die ideale Lösung zur Digitalisierung der Hans und Gretchen Tiedje Stiftung gefunden hatte, begann er den Kaufprozess. Besonders zu betonen ist: Die Software war schon nahezu vollständig für den individuellen Workflow der Hamburger Stiftung konfiguriert. Bei Kauf der Lösung wurde diese Konfiguration übernommen, sodass die Software direkt einsatzbereit war. Das hat den Start des Projektes um ein Vielfaches vereinfacht.

Dies reduziert das finanzielle Risiko für KMUs auf ein Minimum und erleichtert den Projektstart enorm.

Markus Warmer
beisitzender Vorstand
Hans und Gretchen Tiedje Stiftung

d.velop documents im Einsatz: So profitiert die Hans und Gretchen Tiedje Stiftung heute

Medienbruchfrei zum fertigen Förderungsantrag

Seitdem d.velop documents für die Hans und Gretchen Tiedje Stiftung im Einsatz ist, laufen die Arbeitsabläufe wesentlich effizienter ab. Laut Markus Warmer ist die Bearbeitungszeit spürbar schneller geworden und Zeitverzögerungen bei der Übergabe eines Antrags gehören der Vergangenheit an. Besonders der teilautomatisierte Workflow begeistert alle Beteiligten. Hat ein Vorstandsmitglied den Antrag bearbeitet, löst eine unmittelbare E-Mail-Benachrichtigung automatisch eine Aufgabe für das nächste Vorstandsmitglied aus.

Anträge werden heute in nur wenigen Tagen bearbeitet

Markus Warmer
beisitzender Vorstand
Hans und Gretchen Tiedje Stiftung

Effizientes und kollaboratives Arbeiten an ein und demselben Dokument – was vor der Zusammenarbeit mit der d.velop AG noch mehrere Arbeitsschritte inklusive Wartezeiten benötigte, ist nun dank d.velop documents in einem Workflow ohne Medienbruch möglich.

Digitales und revisionssicheres Archiv

Auch mit dem verstaubten Papierarchiv ist bald Schluss. Die Software bietet ein digitales Archiv, indem alle neuen Dokumente archiviert werden. Nach und nach werden die alten Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet – so verkleinert sich das Papierarchiv von Jahr zu Jahr. Durch das digitale Archiv ist es nun möglich, jederzeit und von überall in das jeweilige Dokument mit entsprechender Zugangsberechtigung hineinzuschauen. Dadurch ist es der Hans und Gretchen Tiedje Stiftung möglich, sämtliche Förderanträge am Ende des Jahres auszuwerten und Bilanz zu ziehen.

Das sagen die Mitarbeiter:innen

Zugegeben, die Umstellung ist nicht für jeden leicht. Mitarbeiter:innen und Vorstandsmitglieder, die in ihrem Alltag kaum digitalisiert sind, müssen sich erst zurechtfinden. Doch selbst diese Mitarbeiter:innen erkennen die Vorteile und arbeiten gemeinsam an einer digitalen Stiftung.

Durch die Digitalisierung der Hans und Gretchen Tiedje Stiftung ist die Bearbeitungszeit eines Förderantrags um ein Vielfaches reduziert und die Stiftung zaubert heute deutlich schneller ein strahlendes Lächeln in Kindergesichter.