Referenzstory Landkreis Grafschaft Bentheim
Ausgangslage
Landkreis Grafschaft Bentheim – nicht auf Antworten warten, sondern selbst handeln
Der Landkreis Grafschaft Bentheim liegt im südlichen Niedersachsen direkt an der niederländischen Grenze. Anstatt auf Lösungen von Bund und Ländern im Rahmen des OZG zu warten, hat der Landkreis frühzeitig einen eigenen Digitalisierungsweg eingeschlagen – mit d.velop als zentraler Plattform.
Die Strategie war klar: zuerst die Verwaltung von innen stärken, Mehrwert für Mitarbeitende schaffen und auf dieser Basis auch den Bürgerinnen und Bürgern echten Nutzen bieten. Was 2013 mit der ersten digitalen Fallakte begann, ist heute ein umfassendes digitales Ökosystem aus eAkten, Workflows und KI.
3.500 Bedarfs-gemeinschaften
sind bereits vollständig digital verwaltet.
400+
Ablagekörbe
sind schlicht nicht mehr nötig.
100
Akten
pro Woche entfallen nur für Unterschriften.
Digitalisierungsweg vom Landkreis Grafschaft Bentheim
Von der ersten Fallakte bis zum KI-Telefonbot als konsequenten Aufbau
Was beim Landkreis Grafschaft Bentheim beeindruckt, ist nicht nur das Ergebnis, sondern der konsequente, schrittweise Aufbau über mehr als ein Jahrzehnt. Kein Big-Bang-Projekt, sondern eine evolutionäre Strategie mit klaren Prioritäten.
2013: Erste digitale Fallakte im Jobcenter
Der Grundstein wird gelegt: Das Jobcenter digitalisiert als einer der ersten Fachbereiche seine Sozialakten vollständig mit d.velop. Daniel Keuter war damals selbst noch Sachbearbeiter und erlebte den Wandel aus erster Hand.
Folgende Jahre: Ausweitung auf weitere Fachbereiche & Aktenplan
Weitere Fallakten werden angebunden, der hausweite Aktenplan eingeführt, Schnittstellen zu Fachverfahren ausgebaut. Die Digitalisierung breitet sich auf den Bereich der sozialen Sicherung aus. Heute: 3.500 Bedarfsgemeinschaften vollständig digital verwaltet.
Seit 2024: Workflow-Einführung mit Fokus auf eRechnung & Posteingang
Der digitale Rechnungsworkflow wird hausübergreifend ausgerollt, der Posteingangsworkflow folgt. Das Ergebnis: CDO Jens Geers unterschreibt statt 100 Akten pro Woche nur noch einen Bruchteil davon und über 400 physische Ablagekörbe werden entsorgt.
Heute: KI, RPA und der Telefonbot „Hörbert“
Ein RPA-System übernimmt Routineaufgaben und legt Dokumente automatisch in d.velop ab. Ein Large Language Model wird aktiv erprobt. Mit „Hörbert“ ist ein KI-Telefonbot im Gesundheitsamt und IT-Service im Einsatz. Das ist der nächste Schritt mit Einbindung zum d.velop docuements und der Nutzung von d.velop pilot.
Wir haben uns entschieden, unseren eigenen Digitalisierungsweg zu gehen – von der Strategie her erst einmal die Verwaltung von innen digitalisieren, um einen Mehrwert aus der Digitalisierung für die Mitarbeitenden zu haben. Auf der anderen Seite aber auch die Bürgerinnen und Bürger direkt einzubinden.
Jens Geers
CDO, Stabstelle Digitalisierung & Organisation – Landkreis Grafschaft Bentheim
Referenzvideo
Drei Menschen. Ein Weg. Eine ehrliche Geschichte vom Landkreis Grafschaft Bentheim.
CDO Jens Geers, Projektkoordinator Stefan Somberg und Daniel Keuter berichten offen über ihren Digitalisierungsweg. Sie schildern, was funktioniert hat, was gelernt wurde und was andere Kommunen daraus mitnehmen können.
- Empfehlungen für andere Kommunen und Behörden
- Digitalisierungsstrategie und Umsetzung aus erster Hand
- Konkrete Zahlen und messbare Ergebnisse
- Erfahrungen mit KI, RPA und Telefonbot im Einsatz
Praxisbeispiel
Weniger Papier. Mehr Zeit. Mehr Überblick in der Grafschaft.
Mit dem digitalen Rechnungsworkflow ging die Freigabe auf Knopfdruck. Früher jedoch lagen auf dem Schreibtisch von CDO Jens Geers jede Woche rund 100 Akten mit Rechnungen – physisch, zu sichten und zu unterschreiben. Heute läuft der gesamte Prozess digital: Rechnungen werden zentral erfasst, stehen den Sachbearbeitenden im Workflow zur Verfügung und durchlaufen einen strukturierten Freigabeprozess bis zur finalen Zeichnung. Jens Geers hat jederzeit und von überall Zugriff auf jeden Vorgang und kann die eAkte digital freigeben, ohne dass sie physisch auf seinem Schreibtisch landen muss.
Posteingangsworkflow: 400 Körbe weniger
Wer verstehen will, wie fundamental sich der Arbeitsalltag durch Digitalisierung verändert, braucht nur eine Zahl: 400. So viele schwarze Plastik-Ablagekörbe wurden entsorgt, weil sie schlicht keine Aufgabe mehr haben. Seit der Einführung des digitalen Posteingangsprozesses mit d.velop landet die eingehende Post direkt digital bei den zuständigen Mitarbeitenden. Aktenkarren gehören der Vergangenheit an, Schränke werden kaum noch benötigt – die Büros sind luftiger geworden, die Arbeit effizienter.
3.500 Bedarfsgemeinschaften – vollständig digital
Das Jobcenter des Landkreises Grafschaft Bentheim ist seit 2013 vollständig digitalisiert. Was damals als Pilotprojekt begann, ist heute gelebter Alltag: Rund 3.500 Bedarfsgemeinschaften werden papierlos verwaltet – von der Antragstellung über die Bearbeitung bis zum digitalen Postversand. Die gesamte Kommunikation läuft digital.
In den folgenden Jahren wurde dieser Ansatz konsequent ausgeweitet: Weitere Fachbereiche wie die soziale Sicherung wurden angebunden, neue Schnittstellen zu Fachverfahren geschaffen und der Aktenplan hausübergreifend eingeführt. Das Ergebnis ist ein vollständig vernetztes digitales Ökosystem, das auf d.velop als zentraler Plattform basiert.
eAkte mit KI in der souveränen Cloud
Mit der Plattform von d.velop wird eine KI-unterstützte eAkte mit den Vorteilen einer souveränen Cloud-Infrastruktur verbunden – speziell entwickelt für den öffentlichen Dienst. Prozesse werden beschleunigt, Routinearbeiten reduziert und strategische Kapazitäten freigesetzt. Von der schnellen Bereitstellung über einfache Skalierung bis zur maximalen Verfügbarkeit: eine Lösung, die für IT-Admins, Anwendende und die kommunale Entscheidungsebene gleichermaßen überzeugt.
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Künstliche Intelligenz im Landkreis
KI ist auch im Landkreis Grafschaft Bentheim kein Zukunftsthema mehr
Für viele Kommunen ist KI noch ein Thema von morgen. Beim Landkreis Grafschaft Bentheim ist es bereits Alltag. Ein RPA-System legt Dokumente automatisch in d.velop ab, ein Large Language Model wird aktiv erprobt – und mit „Hörbert“ ist ein KI-Telefonbot im Gesundheitsamt und IT-Service im Einsatz. Der nächste Schritt: Hörbert soll direkt auf Informationen aus dem d.velop documents zugreifen können und mit d.velop pilot nutzbar gemacht werden.
RPA – Robotic Process Automation
Automatische Ablage von Dokumenten in d.velop über Schnittstellen, ohne manuellen Eingriff.
Large Language Model
Aktiver Experimentierbetrieb – KI-gestützte Textverarbeitung in der Verwaltungspraxis.
„Hörbert“ – der KI-Telefonbot
Unterstützt bereits heute im Gesundheitsamt und IT-Service. Nächster Schritt: Direktzugriff auf d.velop-Inhalte.
Erfolgsfaktor Mensch
Digitalisierung gelingt nur mit den Menschen – nicht gegen sie
Technologie allein digitalisiert keine Verwaltung. Schulung, Rückendeckung durch die Führung und der Mut, auch mal etwas auszuprobieren, das nicht sofort perfekt funktioniert – das sind die eigentlichen Erfolgsfaktoren beim Landkreis Grafschaft Bentheim.
Das Wichtige für andere Kommunen ist es, die Mitarbeiter:innen mitzunehmen und einfach anzufangen. Es hat in der Digitalisierung nicht alles zu Beginn funktioniert. Wir haben jetzt Prozesse stehen – und die werden wir in der Zukunft weiter feinjustieren. Tauscht euch untereinander aus – aber fangt einfach an.“.
Daniel Keuter
Projektkoordinator Digitalisierung – Landkreis Grafschaft Bentheim
Häufige Fragen
Was andere Kommunen zur Digitalisierung vom Landkreis Grafschaf Bentheim wissen wollen
Wir haben Antworten.
Der Landkreis Grafschaft Bentheim hat 2013 mit einer digitalen Fallakte von d.velop im Jobcenter begonnen – ohne auf übergeordnete Lösungen von Bund oder Land zu warten. Die Stabstelle Digitalisierung und Organisation wurde gezielt gegründet, um die Verwaltung von innen heraus zu digitalisieren. Der Ansatz: schrittweise vorgehen, Prioritäten setzen und Mitarbeitende aktiv einbeziehen.
Der Landkreis Grafschaft Bentheim setzt seit 2013 auf d.velop documents. Die Plattform wird für digitale Fallakten, eRechnungsworkflow, Posteingangsworkflow sowie KI-Integrationen wie RPA und den Telefonbot Hörbert genutzt. Das Software-Mietmodell von d.velop hat sich dabei als strategisch vorteilhaft erwiesen.
Hörbert ist der KI-Telefonbot des Landkreises Grafschaft Bentheim. Er unterstützt Mitarbeitende im Gesundheitsamt und IT-Service bei eingehenden Anrufen und entlastet damit das Personal. Der nächste Schritt ist die direkte Anbindung an d.velop documents, damit Hörbert Informationen aus dem Dokumentenmanagementsystem abrufen und nutzen kann.
Der Landkreis hat frühzeitig auf das Software-Mietmodell von d.velop gesetzt. Basisprodukte sind darin bereits enthalten, eine Einzelmodulbeschaffung entfällt und die Plattform lässt sich schrittweise um neue Module, Schnittstellen und KI-Anbindungen erweitern. Was 2013 mit einer digitalen Fallakte begann, ist heute ein gewachsenes Ökosystem auf derselben Plattform. CDO Jens Geers zieht eine klare Bilanz: „Wir haben frühzeitig auf das Software-Mietmodell gesetzt – und es hat sich als die richtige Entscheidung erwiesen.“
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