Digitale Akten

Digitale Akten fassen die Dokumente und Dateien (z.B. Fotos, Filme) zusammen, die fachlich zusammengehören. So finden Sie Ihre Informationen in einer Auftragsakte zum Kunden, in einer Bestellakte zum Lieferanten, in einer Personalakte, in einer Vertragsakte oder in einer Vorgangsakte zu einem Versicherten. Natürlich gibt es auch Projekt- oder Asset-Akten in jeglicher Form (Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, etc.).

Sie konfigurieren Ihre digitalen Akten im d.3 Aktenplan als unternehmensweites Content Modell und passen dieses immer wieder den Bedürfnissen Ihrer Organisation an. Dabei können Akten und Dokumente mit zusätzlichen Metadaten versehen werden, z.B. einer Auftrags- oder Personalnummer, einem Eingangsdatum und dem Kundennamen. Lassen Sie bspw. Ihre E-Mail oder die Anhänge einfach via Drag&Drop auf die Vorgangsakte “fallen” und die Metadaten werden vererbt und Sie brauchen diese nur noch zu bestätigen.

Dokumente können dabei in der ECM Suite d.3 in beliebig viele Akten verknüpft werden, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. Digitale Akten haben dann einen unschlagbaren Mehrwert, wenn sie vollständig sind. Deshalb legen wir besonderen Wert darauf, dass alle Dokumente auf einfachste Weise in einer Akte abgelegt werden.
Dabei müssen diese vollständigen Digitalen Akten nicht immer auch vollständig für alle Anwender einsehbar sein. Sie können über das Berechtigungskonzept sehr genau einstellen, dass nur bestimmte Benutzer kritische Dokumente einsehen dürfen, diese aber dennoch in genau einer Lieferantenakte und nicht an anderen Stellen abgelegt zu werden brauchen.

Wir verfügen über vorkonfigurierte Strukturen und Aktenlösungen für Ihre verschiedensten Unternehmensbereiche. Nutzen Sie dieses Erfahrungswissen bei Ihrem Einführungsprojekt.

Erfahren Sie mehr zu digitalen Akten in unserer Produktbroschüre:

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