Digitales Dokumentenmanagement (DMS)

Dokumentenmanagement
mit System! 

Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Informationen mit dem DMS von d.velop!

  • Umweltschonend
  • Rechtssicher
  • Sofort verfügbar
Dashboard d.velop Dokumentenmanagement System (DMS)
  • stepstone logo
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  • Logo Schmitz Cargobull
  • Logo Stadt Osnabrück
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  • deutsches rotes kreuz im kreis borken logo
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Zugriff auf alle Informationen
in einem DMS-System

Schluss mit händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordnern! Gingen Dokumente früher per Post im Unternehmen oder der Organisation ein, wurden dann in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, so läuft dieser Prozess mit einem Dokumentenmanagement-System automatisiert und digitalisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren.

Alle für den Anwender relevanten Informationen finden sich im DMS und können dort bearbeitet werden – ganz gleich ob Rechnung, Angebot, Lieferschein oder E-Mail. Durch eine nahtlose Integration von Drittsystemen wie beispielsweise SAP, Microsoft 365 oder Salesforce schaffen Sie eine zentrale Drehscheibe für alle Informationen in Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation: d.velop documents.

0.68

Bäume

pro Jahr druckt ein einzelner Angestellter im Durchschnitt.

345 €

Druckkosten

Druckkosten erzeugt ein Mitarbeiter durchschnittlich pro Jahr, bei 6 Cent pro bedruckter Seite.

168

Minuten

täglich verbringt ein Mitarbeiter in der Buchhaltung mit der Ablage von Papierdokumenten.

  • Schneller Zugriff auf alle Informationen
  • Compliance-Anforderungen erfüllen durch revisionssichere Archivierung
  • Drittsysteme nahtlos integrieren
  • Datensilos auflösen: alles zentral ablegen und wiederfinden

DMS Whitepaper

Dokumentenmanagement einfach erklärt

Was sollte eine Dokumentenmanagement-Software alles können? Und welche Vorteile bringt die Einführung? Erfahren Sie es auf 20 Seiten.

Inhalte des Whitepapers

  • Digitales Dokumentenmanagement verstehen
  • Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS

DMS Funktionen im Überblick

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) arbeiten Sie deutlich produktiver.

  • Digitale Akten: Dokumente in Akten strukturieren

    Mitarbeiterinnen d.velop mit Tablet

    In digitalen Aktenplänen auf Basis von Kategorien und Metadaten strukturieren Sie geschäftliche Informationen innerhalb Ihres Geschäftskontextes.

    • Standortübergreifenden Arbeiten
    • Schnelle Suche
    • Einfache, rechtssichere Ablage
  • Gesetzeskonforme Archivierung: Compliance-Anforderungen erfüllen

    leeres Aktenarchiv

    Das d.velop DMS schafft mit Funktionen zur Nachvollziehbarkeit, Zeitgerechtheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit die Basis für eine revisionssichere Aufbewahrung.

    • GoBD-konformes Archivieren
    • Zertifiziert nach IDW PS880
    • Zentrale Verfügbarkeit
  • Digitale Geschäftsprozesse: Arbeitsabläufe automatisieren

    Zahnräder

    Erstellen Sie mit d.velop eigene Workflows, um Ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. Vom Urlaubsantrag über die Reisekostenabrechnung bis hin zum Rechnungsworkflow ist alles denkbar.

    • Keine manuellen Abläufe mehr
    • Rechtssichere Umsetzung
    • Optimierung Ihrer Prozesse
  • Dokumente digitalisieren: Dokumente erkennen und verarbeiten

    Dokument wird gescannt

    Trennen Sie Dokumente nach dem Scan-Vorgang KI-basiert und ordnen Sie diese automatisch dem richtigen Kontext zu – durch Datenschnittstellen und die Möglichkeit über die REST API weitere Systeme.

    • Sekundenschnelle Erfassung von Papierbelegen.
    • Sofortige Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten.
    • Automatische Datenextraktion aus Dokumenten.
  • Enterprise Search: Informationen schnell suchen und finden

    Fernglas und Sonnenuntergang

    Ganz gleich, ob am Desktop oder mobil – ob on- oder offline: Mit Software von d.velop finden Sie über Schlagwörter, Metadaten, Volltext und Facettierung mit Sicherheit jedes Dokument.

    • Unternehmenswissen sofort verfügbar
    • Datensilos überwinden
    • Suche in Echtzeit
  • Collaboration: Im Team besser zusammenarbeiten

    Mitarbeiterbesprechnung mit Tablet

    Überarbeiten Sie dank der Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments, hinterlassen Sie Notizen und teilen Sie Dokumente sogar mit Externen.

    • Im Team besser zusammenarbeiten
    • Dokumente auch mit Externen teilen
    • Steigerung der Arbeitseffizienz

DMS Webinar

Digitales Dokumentenmanagement aus der Steckdose

Lernen Sie in 30 Minuten, wie Sie mit einem Dokumentenmanagement-System, das Sie auf Knopfdruck buchen können, die Basis für Ihre Digitalisierung und die Arbeit aus dem Homeoffice schaffen.

Agenda

  1. Herausforderungen in der modernen Dokumentenverwaltung
  2. d.velop documents – das Dokumentenmanagement-System aus der Steckdose
  3. Demonstration der DMS-Software
    Buchung und Onboarding, Einblick in die einzelnen Funktionen und konkrete Nutzungsszenarien anhand von Praxisbeispielen

Dokumentenmanagement-System
bei Unternehmen im Einsatz

  • Die HERZOG Küchen AG setzt auf DMS in der Cloud

    Herzog Küchen setzt d.velop Produkte im Unternehmen ein und ist ein Referenzkunde.

    „Wir haben uns bewusst für die Bereitstellung in der Cloud entschieden. Unsere Kosten sind bedarfsgerecht und abhängig von der tatsächlichen Nutzung der Services. Zudem können wir unsere IT-Ressourcen entlasten und uns jetzt intensiver um unser Kerngeschäft kümmern.“

  • Digitales Zentralarchiv unterstützt bei der Patientenfokussierung

    Die Oberschwabenklinik ist eine Referenz der d.velop AG

    „Digitalisierung kostet im ersten Moment Geld, sie spart aber auf lange Sicht erhebliche Ressourcen ein. Im Krankenhaus bedeutet Digitalisierung deshalb auch immer, die im Gesundheitswesen bekanntermaßen knappen Mittel noch gezielter auf die Patientenversorgung auszurichten.“

  • Cloud Migration in Rekordzeit bei der Schmitz Cargobull AG

    Schmitz Cargobull Trailer

    „Wir reduzieren unseren administrativen Aufwand, den wir bisher in die IT-Infrastruktur investieren mussten und erhalten ein Plus an Flexibilität und Skalierbarkeit.“ Schmitz Cargobull verfolgt eine klare Cloud-Strategie und steigert Performance und Effizienz durch die System-Migration.“

Verbinden Sie Ihre Bestandssysteme
mit dem d.velop DMS

Der Gartner Magic Quadrant Content Services Platforms bescheinigt d.velop eine starke Integrationsexpertise – egal ob ERP, CRM oder weitere führende Anwendungen.

Im DMS laufen all Ihre geschäftlichen Informationen zusammen.

Daten und Dokumente entstehen in vielen Systemen einer Organisation. Damit diese im digitalen DMS abgelegt werden können, wird zu diesen Systemen eine Verbindung hergestellt. Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zu.

DMS Schnittstellen: CRM, HR, ERP, E-Mail-Clients und Tools

Preise im Überblick:
Dokumentenmanagement wie Sie es sich wünschen

Sie haben die Wahl: d.velop documents kann „On-Premises“, Hybrid oder komplett ohne Hardware in der Cloud betrieben werden. Legen Sie am besten einfach los und testen Sie d.velop documents 30 Tage komplett kosten- und risikofrei. d.velop documents finden Sie im d.velop store. Wenn Sie sich nach 30 Tagen aktiv für d.velop documents entscheiden, können Sie aus einem der folgenden Preispläne wählen:


So arbeiten Sie mit unserem
Dokumentenmanagement-System

WebClient

Ob Ihre Mitarbeiter aus dem Büro oder von zu Hause arbeiten, spielt mit d.velop documents keine Rolle mehr. In der täglichen Arbeit nutzen Ihre Anwender unseren webbasierten Client um auf Dokumente und Prozesse zuzugreifen. Alles was Sie dafür benötigen ist eine Internetverbindung.

Einfache und intuitive Bedienoberfläche des Dokumentenemanagement-Systems von d.velop
Bedienoberfläche DMS App

Mobile App

Über unsere mobile App können Sie jederzeit und von überall auf alle Funktionen Ihres DMS-Systems zugreifen. Dokumente können eingesehen, bearbeitet oder freigegeben, Prozesse genauso schnell wie aus dem Büro bearbeitet werden. Das alles in einer komplett sicheren Umgebung.


DMS auf Knopfdruck um Funktionen erweitern

Ein Dokumentenmanagement-System schafft den idealen Einstieg in die Digitalisierung. Erweitern Sie Ihr DMS um weitere hilfreiche Funktionen und Produkte.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement

Was bedeutet DMS?

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Als DMS-Software wird eine Lösung bezeichnet, die eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Ein DMS läuft datenbankgestützt, ermöglicht eine hohe Zugänglichkeit und sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement-System d.velop documents?

Ein Dokumentenmanagement-System ersetzt Papierakten und digitale Laufwerkstrukturen. Mittels digitaler Akten, intelligenter Suche im Volltext und Kollaborations-Möglichkeiten werden Verwaltungstätigkeiten im Aufwand minimiert. Standardisierte Prozesse, wie Krankmeldung und Urlaubsantrag, können einfach automatisiert und transparent gestaltet werden. Grundlegend soll ein DMS Arbeiten abnehmen, effizienter gestalten und die Produktivität fördern. Für einen umfassenden Einblick empfehlen wir Ihnen den Beitrag zum Dokumentenmanagement in unserem Digitalisierungswiki.

Was ist d.velop documents?

d.velop documents ist ein Dokumentenmanagement-System. Damit müssen Sie nicht mehr händisch eine digitale Ablage pflegen, sondern lassen Ihre Unterlagen von einem cleveren System in digitale Akten einsortieren. Statt sich Verzeichnispfade zu merken, gelangen Sie mit einer intelligenten Suchfunktion blitzschnell zu den gewünschten Dokumenten. Auch E-Mails, Anhänge, Bilder und weitere Dateitypen können Sie hier ablegen. Mit Workflows werden wiederkehrende Prozesse automatisiert, standardisiert und beschleunigt. Ein Dokumentenmanagement ist eine kluge Wahl für den Einstieg in die Digitalisierung und kann zur Drehscheibe des Informationsflusses in Ihrem Unternehmen werden. Wie ein DMS im Einsatz genau aussehen kann, zeigen wir Ihnen gerne ganz unverbindlich in einem persönlichen Kennenlerntermin.

Welche Integrationen gibt es?

Wir haben eine Vielzahl an Integrationen und über eine offene REST API die Möglichkeit, auch sehr individuelle Lösungen anzubinden: ob CRM-Anbieter, HR-Software, ERP-Systeme, E-Mail-Clients und Collaboration-Tools. Ein paar der gängigsten Integrationen sind Datev, Salesforce, Microsoft 365 Lösungen, Sage, Asecco und SAP. Mehr Informationen haben wir für Sie auf unserer Seite zu Schnittstellen zusammengefasst.

Gibt es eine Schnittstelle zu DATEV?

Unser Dokumentenmanagement-System hat eine Schnittstelle zu DATEV. So können Sie Ihre Belege und Rechnungen komfortabel durch d.velop documents in digitale Akten zusammenfassen lassen und alles über die intelligente Suche wiederfinden. Dank IDW PS 880 Zertifizierung sind Ihre Unterlagen rechtskonform nach GoBD aufbewahrt. Besonders clever wird es durch die zeitgleiche Nutzung von d.velop invoices.

Gibt es eine Schnittstelle zu Salesforce?

Wir haben einen Connector geschaffen, der Salesforce und d.velop documents miteinander verbindet. So können beispielsweise Sales-Mitarbeiter Dokumente aufrufen und bearbeiten, ohne ihre gewohnte CRM-Umgebung verlassen zu müssen.

Gibt es eine Schnittstelle zu SAP?

Für Nutzer von SAP haben wir eine Lösung, die unser DMS nahtlos in SAP integriert. Somit können Sie aus der gewohnten SAP-Anwendungsoberfläche heraus Ihre Dokumente aufrufen und bearbeiten. Zudem profitieren Sie von der Gewissheit, dass alle Unterlagen revisionssicher archiviert sind. Für SAP bieten wir verschiedene Lösungen an, ob DMS, Rechnungsverarbeitung oder Beschaffungsprozesse – alles aus einer Hand.

Wie sind die Kosten für ein DMS?

Die Kosten für ein DMS setzen sich bei der d.velop aus verschiedenen Faktoren zusammen. Die Art der Bereitstellung und die Anzahl der Nutzer mit ihrem jeweiligen Funktionsumfang sind hier zwei essenzielle Säulen. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein persönliches Angebot. Für eine Orientierung innerhalb unserer Cloud-Lösung finden Sie unsere aktuellen Editionen und Preise im d.velop store.

Was ist das d3 DMS?

d.3ecm ist der alte Produktname für d.velop documents, unserem Dokumentenmanagement-System. Egal ob Sie On-Premises, in der Cloud oder im Hybridbetrieb unterwegs sind – d.velop documents ist Ihr zuverlässiger Begleiter in allen Bereitstellungsformen.