Digitale Rechnungsverarbeitung

Mehr Zeit dank digitaler Rechnungsverarbeitung

Verabschieden Sie sich von der Suche nach Rechnungen und dem ständigen Hinterhertelefonieren. Setzen Sie mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop auf automatisierte Abläufe.

  • Schnelle Rechnungsprüfung
  • Nahtlose Integration in Bestandssysteme (ERP-, Fibu- & WaWi)
  • GoBD-konforme Archivierung
  • Das Logo von Zentis
  • Das Logo von Parador
  • Logo Schalke 04
  • Das Logo von Tupperware
  • Das Logo von eismann
  • Das Logo von Fond of bags

Rechnungen digital verarbeiten

Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Unternehmen und Organisationen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem:r Sachbearbeiter:in sich die Rechnung gerade befindet, fehlt.

Keine digitale Rechnungsverarbeitung im Einsatz?

Das kostet Unternehmen Zeit, Geld und Nerven:

  • 10 % der Unternehmen schaffen es lediglich die Mehrheit der ausgehandelten Skontofristen einzuhalten.
  • 14 Tage kann die Kontrolle/Freigabe einer Papierrechnung dauern.
  • 0.5 % aller Papierrechnung gehen im Schnitt verloren.

Die wichtigsten Funktionen der
digitalen Rechnungsverarbeitung im Überblick

Vereinfachen und automatisieren Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – vom Rechnungseingang über den Rechnungsworkflow bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Rechnungseingang: Import über flexible Eingangskanäle

Papierbelege werden einem Scanner zugeführt, als PDF-Datei digitalisiert und importiert. Geht eine Rechnung in digitaler Form per Mail z.B. als X-Rechnung oder im ZUGFeRD-Format ein, wird sie voll automatisiert in die Software überführt.

Rechnungseingang als Funktion von digitaler Rechnungsverarbeitung

Rechnungserkennung: Auslesen und Extraktion der Daten

Alle relevanten Informationen wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden automatisch von der Rechnung abgelesen und stehen jederzeit und von überall aus zur Verfügung. Manuelles Abtippen und Übertragen von Daten gehört damit der Vergangenheit an.

Rechnungserkennung und Extraktion der Daten als Funktion von digitaler Rechnungsverarbeitung

Datenüberprüfung: Sichtkontrolle mit Unterstützung durch KI

Nach der Erkennung stehen die ausgelesenen Daten zur Kontrolle und ggf. Bearbeitung bereit. Anwender:innen werden dabei durch eine Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt, welche permanent selbstständig aus den Eingaben lernt. So wird die Software mit der Zeit immer intelligenter und Erkennungsquoten stetig erhöht.

Bearbeitung und Sichtkontrolle als Funktion von digitaler Rechnungsverarbeitung
Webinar Moderation durch d.velop Mitarbeiterin

Digitale Rechnungsverarbeitung Webinar

Digitale Rechnungs­verarbeitung: Zentrale Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern

In diesem 20-minütigen Webinar widmen wir uns ausführlich den Grundlagen der digitalen Rechnungsverarbeitung, geben einen Überblick, warum sich die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung lohnt und welche zentralen Funktionen Ihren Arbeitsalltag erleichtern werden.

Inhalte des Webinars

  • Zentrale Funktionen im Überblick
  • Einblick in die d.velop Software
  • Nahtlose Integration in Ihre Bestandssysteme (ERP-, Fibu- & WaWi)
  • Häufig gestellte Fragen

Rechnungsworkflow: Prüfen, Freigeben & Buchen

Sowohl der digitale Freigabe-Workflow als auch die Bedingungen für die einzelnen (Prüf-) Schritte lassen sich gemäß Ihren Anforderungen individualisieren. Gestalten Sie Freigabeprozesse nach Ihren Regeln. Durch einen automatisierten 3-Way-Match fallen aufwendige manuelle Abgleiche weg.

Prüf- und Freigabeworkflow als Funktion von digitaler Rechnungsverarbeitung

Schnittstellen: Nahtlose Integration in Bestandssysteme

Die digitale Rechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in Ihre Bestandssysteme (ERP-, Fibu & WaWi) und ist direkt mit Ihrem Bestellwesen und den buchhalterischen Abläufen verbunden.

Integration in Bestandssysteme als Funktion von digitaler Rechnungsverarbeitung

Revisionssichere Archivierung: Alle Rechnungen stets im Blick

Die gebuchten Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und sind zu jeder Zeit und von jedem Ort auffindbar. Der Zugriff wird dabei über individuelle Berechtigungsstrukturen gesteuert.

Revisionssichere Archivierung als Funktion von digitaler Rechnungsverarbeitung

Nahtlose Integration der
digitalen Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung von d.velop ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Sie digitalisiert und automatisiert sowohl das Auslesen als auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Sie sorgt so für eine denkbar einfache, schnelle und transparente Abwicklung sämtlicher Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Und das alles nach den Vorgaben der GoBD.

Falls Sie beispielsweise mit SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX oder Microsoft SharePoint arbeiten, bietet d.velop auch dafür die optimale Lösung zur Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Auch weitere ERP-Systeme wie zum Beispiel ab-data, CIP, Finanz+, H&H newsystem kommunal können angebunden werden.

TUTORIALs

Digitale Rechnungs­verarbeitung: Überblick und Navigation in der Software

Setzen Sie mit d.velop invoices auf automatisierte Abläufe und verabschieden Sie sich von der Suche nach Rechnungen und dem ständigen Hinterhertelefonieren. In dieser Playlist finden Sie eine Vielzahl von Kurzvideos, welche einen Überblick über die vielfältigen Funktionen von d.velop invoices geben sowie einige Tipps & Tricks für die tägliche Nutzung.

Begeisterte User der digitalen Rechnungsverarbeitung

Organisation

1930 gegründet, entwickelte sich das Unternehmen GREIWING zu einem international gefragten Spezialisten für die sogenannte Silologistik. Das betrifft alle Güter, die in einem Silo gelagert werden und die, wie zum Beispiel Kunststoffe, Baustoffe, Granulate oder auch Lebensmittel, rieselfähig sind.

„Der Umzug in die Cloud setzt natürlich Arbeitszeit frei“, so Oberfeld, „und durch die digitale Rechnungsverarbeitung sieht man, wenn hier oder da Belege nicht freigegeben werden. Das erkennt die Finanzbuchhaltung und kann reagieren. So sind unsere Skontoerlöse deutlich nach oben gegangen.“

Marcus Oberfeld Leiter IT & Organisation GREIWING logistics for you GmbH

Projektmanagement

Die Klinikum Westmünsterland GmbH ist ein Konzern aus dem Gesundheitssektor. Die Zentrale befindet sich in Ahaus im Kreis Borken. Die GmbH betreibt unter anderem 6 Krankenhäuser mit 1.485 Planbetten und 55.000 stationären Patienten:innen pro Jahr. Hinzu kommen 6 Senioren- und Pflegezentren mit durchschnittlich 80 Bewohnern:innen, 4 Tagespflege-Einrichtungen und die Tochtergesellschaft „Gesundheitszentrum Westmünsterland GmbH“, die physio- und ergotherapeutische Leistungen erbringt.

„Neben der Digitalisierung der Patientenakte, die wir ja schon vorantreiben, war die digitale Rechnungsverarbeitung ein ganz wichtiger Prozess, um den logistischen Aufwand zu verringern.“

Werner Lentfort Kaufmännischer Leiter Klinikum Westmünsterland

IT

Die Stiftung Liebenau mit ihrem Hauptsitz in baden-württembergischen Meckenbeuren am Bodensee ist eine kirchliche Stiftung privaten Rechts mit 40 Tochtergesellschaften, Beteiligungen und selbstständigen Stiftungen. Sie wurde 1870 gegründet und hat heute etwa 8000 Mitarbeitende an rund 370 Standorten in 115 Kommunen in Deutschland, Österreich, Italien, Bulgarien, der Slowakei und der Schweiz.

„Wir hatten sehr kurze Laufzeiten, also vom Projektstart bis zur Einführung vergingen vier Monate, da war der erste Eingangsrechnungs-Workflow produktivgesetzt.“

Markus Holleczek Project-Consulting Stiftung Liebenau
Mitarbeiter haelt einen Vortrag ueber Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung Whitepaper

Digitale Rechnungs­verarbeitung: Tipps und Stolperfallen in der Projektierung

Sie möchten tiefergehende Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung? Erfahren Sie in diesem Whitepaper, was die Vorteile, eventuelle Hemmnisse und notwendigen Rahmenbedingungen sind, um die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Inhalte des Whitepapers

  • Der digitale Rechnungsverarbeitungsprozess im Überblick
  • Typische Stolperfallen in der Projektierung
  • Ihr Start in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung
bei Unternehmen im Einsatz

Preise der digitalen Rechnungsverarbeitung

Preispakete d.velop invoices in der Cloud

Alle Funktionen im Detail entdecken.

Free for 30 days

0 € für 30 Tage

  • Alle Funktionen
  • Kein Risiko
  • Einfaches Onboarding
  • Keine Kündigung der Testphase notwendig

d.velop invoices small

340 € pro Monat zzgl. MwSt.

  • 250 Rechnungen/Monat
  • 5 Buchhaltungs-User
  • Beliebig viele Freigabe-User
  • Revisionssichere Archivierung
  • Rechnungsdaten automatisch auslesen
  • Onboarding per Self Service und eLearning inklusive

d.velop invoices medium

680 € pro Monat zzgl. MwSt.

  • 750 Rechnungen/Monat
  • 10 Buchhaltungs-User
  • Beliebig viele Freigabe-User
  • Revisionssichere Archivierung
  • Rechnungsdaten automatisch auslesen
  • Onboarding per Self Service und eLearning inklusive

d.velop invoices medium

680 € pro Monat zzgl. MwSt.

  • 750 Rechnungen/Monat
  • 10 Buchhaltungs-User
  • Beliebig viele Freigabe-User
  • Revisionssichere Archivierung
  • Rechnungsdaten automatisch auslesen
  • Onboarding per Self Service und eLearning inklusive

d.velop invoices large

1.145 € pro Monat zzgl. MwSt.

  • 1.500 Rechnungen/Monat
  • 20 Buchhaltungs-User
  • Beliebig viele Freigabe-User
  • Revisionssichere Archivierung
  • Rechnungsdaten automatisch auslesen
  • Onboarding per Self Service und eLearning inklusive

d.velop invoices enterprise

2.065 € pro Monat zzgl. MwSt.

  • 3.000 Rechnungen/Monat
  • inkl. 30 Buchhaltungs-User
  • Beliebig viele Freigabe-User
  • Revisionssichere Archivierung
  • Rechnungsdaten automatisch auslesen
  • Onboarding per Self Service und eLearning inklusive

Sie haben Fragen?

Sie sind sich unsicher, welches Preispaket das passende für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation ist? Oder Sie haben noch tiefergehende Fragen?

Kein Problem! Wir beraten Sie gerne persönlich und individuell.

Füllen Sie ganz einfach das Formular aus und schildern Sie uns kurz Ihr Anliegen. Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen.

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digitalen Rechnungsworkflow

Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Welche Mehrwerte bietet eine digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Mit einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch eine schnellere Abwicklung reduzieren Sie die Vorgangskosten. Eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung beschleunigt den Vorgang. Zudem können Sie die Prozessübergabe an Ihren Steuerberater auch vollständig digitalisieren. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen in unserem Archiv gewinnen Sie über die verschiedenen Abteilungen hinweg an Transparenz. Die schnelle und einfache sowie rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.

Wie sieht der Standard-Freigabeprozess einer Rechnung aus?

Rechnungen kommen über verschiedene Eingangskanäle in ein Unternehmen. Sollten sie noch nicht in digitaler Form vorliegen, werden sie zunächst digitalisiert. Anschließend erfolgt eine Datenextraktion – die eigentliche Rechnungserkennung. Die Rechnungsinformationen werden unter Berücksichtigung der Stammdaten ausgelesen. Es folgt der digitale Prüfungs- und Freigabeworkflow und anschließend die Übergabe an das FiBu- oder ERP System, wo die Rechnung schlussendlich gebucht wird. Zudem erfolgt eine revisionssichere Ablage im Archiv.

In welchem Maß lässt sich der Freigabe- und Prüfungsworkflow individualisieren?

Grundsätzlich bieten wir einen Standard-Freigabeworkflow an, der aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Buchhaltung besteht. Der Workflow inkl. Schrittabfolge sowie die Bedingungen, unter welchen eine Rechnung in den nächsten Prüfungsschritt gelangt, lassen sich individuell anpassen. Zudem können auch die Freigabelimits individuell angepasst werden. Es können mehrere Freigabeschritte mit individuellen Limits erstellt oder eine Matrix für die automatische Bearbeiter-Findung eingerichtet werden.

Wie funktioniert das Auslesen der Informationen auf der Rechnung?

Dies funktioniert mittels OCR. „OCR“ ist eine Abkürzung für „Optical Character Recognition“ und bedeutet ins Deutsche übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Beim Rechnungen digitalisieren erfasst die OCR-Texterkennung alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Anhand von Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Eigenschaften aus den Zeichen extrahiert. Im Zusammenspiel mit einer künstlichen Intelligenz und unter Zuhilfenahme der Stammdaten können auf Basis dieser Eigenschaften weitere Daten ermittelt oder plausibilisiert werden.

Welche Sprachen werden im Standard bei der digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützt?

Im Bereich der Softwareoberflächen werden im Standard die Sprachen Deutsch, Englisch, Portugiesisch und Französisch unterstützt. Bei der Rechnungserkennung sind viele weitere Sprachen wie z.B. Niederländisch, Italienisch und Spanisch verfügbar. Darüber hinaus sind projektspezifische Erweiterungen möglich. 

Welche Schnittstellen gibt es im Standard?

Zu den Schnittstellen, die im Standard onPrem verfügbar sind, gehören:
Dynamics 365 F&O
Dynamics 365 Business Central
Oracle NetSuite
Asseco APplus
Sage 100
Des Weiteren bieten wir im d.velop Store d.velop invoices for Datev Unternehmen Online sowie d.velop invoices for Datev Rechnungswesen als eigenständige Produkte an.

Muss ich meine Papierbelege noch aufbewahren, wenn sie im digitalen Archiv liegen?

Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Prozess als GoBD-konform eingestuft wird. Das ist bei unserem System grundsätzlich zu erwarten, muss allerdings nochmal durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dazu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die eine technische Dokumentation und weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält, welche als Grundlage zur Bewertung des Wirtschaftsprüfers dient.
Unsere Anwendung hat eine Softwarebescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Damit ist bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie können entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.

Digitale Rechnungsverarbeitung live erleben –
in einer persönlichen Software-Demo.

Sie möchten die digitale Rechnungsverarbeitung live erleben?
Dann einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.