Was ist ECM? Enterprise Content Management einfach erklärt!

Wer sich auf die Suche nach der Bedeutung der Buchstabenkombination ECM begibt, stößt zu allererst auf Rotationspumpen, Tamper, Filterträger und Abschlagbehälter – allesamt Begrifflichkeiten aus der Welt der Espresso-Kaffeemaschinen. Beim Namen eines der bekanntesten Espressomaschinenhersteller in Deutschland ist das allerdings auch kein Wunder: ECM Manufacture GmbH. ECM hat allerdings eine weitere, aus unserer Sicht viel spannendere, Bedeutung.

ECM ist ebenfalls das Akronym für Enterprise Content Management. Gemäß der ursprünglichen Definition des AIIM (Association for Information and Image Management international) umfasst Enterprise Content Management Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten. Damit handelt es sich nicht um eine einzelne Technologie oder Software, sondern eine dynamische Kombination aus verschiedenen Ansätzen mit dem Ziel, Prozesse in Unternehmen zu unterstützen.

Was ist ECM? AIIM Modell für Enterprise Content Management (ECM)

Die AIIM hat neben der Definition für das Strategie- und Managementkonzept auch ein umfangreiches Modell für Enterprise Content Management erstellt (siehe Graphik). Die einzelnen Komponenten haben dabei die folgenden Funktionen:

AIIM Modell für Enterprise Content Management (ECM)
  1. Erfassen (Capture) – Grundvoraussetzung für ECM ist, dass sämtliche Dokumente, Informationen und Prozesse erfasst werden. Dies kann über das Scannen oder automatische Erkennen und Auslesen von Informationen geschehen.
  2. Speichern (Store) – Sobald alle Inhalte, egal ob Rechnung, E-Mail, Vertrag oder Postbrief, erfasst wurden, geht es darum, diese Inhalte an einer Stelle im Unternehmen zentral abzulegen.
  3. Verwalten (Manage) – Diese Komponente ist das zentrale Element des ECM-Modells und kann die anderen Komponenten sinnvoll miteinander vernetzen. In diesen Bereich fallen beispielsweise das klassische Dokumentenmanagement und Workflows.
  4. Bewahren (Preserve) – Beim Bewahren von Inhalten geht es im Gegensatz zur Speicherung um die langfristige und revisionssichere Aufbewahrung von Inhalten. Der klare Fokus liegt hier auf der Einhaltung von gesetzlichen Grundlagen und Aufbewahrungsrichtlinien wie zum Beispiel der GoBD.
  5. Bereitstellen (Deliver) – Abschließend geht es darum erfasste und gesicherte Inhalte den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen – und das völlig unabhängig vom Arbeitsort- und Gerät.

Die beschriebenen ECM-Komponenten lassen sich durchaus unabhängig voneinander betrachten und als eigenständige Lösung in Unternehmen etablieren. Den größten Mehrwert bieten die Lösung allerdings miteinander kombiniert und als ganzheitliches System betrachtet.

Vorteile und Nutzen von Enterprise Content Management

Richtig eingesetzt bieten ECM Lösungen Unternehmen viele Vorteile:

  • ECM reduziert Kosten für Aufbewahrung, Verteilung und Bearbeitung von Inhalten
  • ECM erhöht die Produktivität von Mitarbeitern
  • ECM beschleunigt und standardisiert Geschäftsprozesse
  • ECM verbessert die Zusammenarbeit
  • ECM schafft Transparenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit von Abläufen
  • ECM sichert Unternehmenswissen und stellt es ortsunabhängig zur Verfügung
  • ECM hilft bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien

ECM vs. DMS – wo liegt der Unterschied?

Eine im Bereich des Enterprise Content Management häufig gestellte Frage ist, wo der Unterschied zwischen den Begriffen ECM (Enterprise Content Management) und DMS (Dokumentenmanagementsystem) liegt. Eine klare Abgrenzung ist dabei auf Basis der gängigen Definitionsansätze schnell gemacht.

Während ECM, wie eingangs beschrieben, ein ganzheitliches Strategie- und Managementkonzept für alle Unternehmensinhalte darstellt, geht es bei einem DMS ausschließlich um die Verwaltung von Dokumenten. Ein Dokumentenmanagementsystem ist damit ein zentraler Bestandteil jedes Enterprise Content Management Systems.

ECM ist tot!

Zugegeben, eine polarisierende Aussage. Selbstverständlich hatte das oben vorgestellte ECM-Modell lange Zeit Bestand und Gültigkeit. Vor dem Hintergrund des digitalen Wandels und damit einhergehender zunehmender Agilitätsansprüche der Unternehmen, müssen Hersteller ihre Herangehensweise an den Umgang mit digitalem Unternehmenswissen zwingend überdenken.

Der Hintergrund ist einleuchtend: Wer seine Organisation agil aufstellen will, damit sie sich im Markt reaktionsfähiger zeigen kann, benötigt zukünftig eine andere technische Unterstützung als sie die bisherigen monolithischen Softwareplattformen allein bieten. Schon deren Implementierungszeiten von einem halben Jahr oder noch länger machen es schwer möglich, flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen.

Somit muss sich das Dokumentenmanagement insgesamt neu definieren. Dabei lässt sich das zukünftig notwendige Lösungsportfolio eines Software-Anbieters mit durchgängigen Agilitätsoptionen in drei Kategorien einteilen.

ECM-Evolution hin zu Enterprise Content Services

In diesem neuen Modell werden Branchen- oder fachbezogene Process Solution Services sukzessive die bisherigen monolithischen ECM-Plattformen ergänzen. Zu den besonderen Merkmalen dieser Services gehört, dass sie auch über Workflows, Dokumentation und Archivierungskomponenten verfügen und einen kompletten Geschäftsablauf digital abbilden. Dabei sind sie mit wenigen Klicks direkt zu beziehen und unmittelbar und vollständig einsetzbar. Micro Content Services ergänzen dieses erforderliche Portfolio um Kleinst-Dienste, die völlig repository-unabhängig funktionieren und dokumentenbezogene Funktionalitäten wie z.B. Scanning-Module, OCR-Dienste zur automatischen Texterkennung oder Rendition Services aus der Cloud.

Enterprise Content Services
ECM-Evolution hin zu Enterprise Content Services

Über diesen drei Lösungskategorien wird zukünftig der Begriff Enterprise Content Services als konsequente Weiterentwicklung von ECM stehen. Er ist die Antwort darauf, dass der Trend bei den Anwendern immer stärker in Richtung smarte Apps, bequemer Online-Bezug und Integration von Funktionalitäten in führende Anwendungen geht. Gleichzeitig steigen die Ansprüche an Mobilität, Verfügbarkeitsgrad und die digitale Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinaus.

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Thomas Buddendick

Inbound Marketing Manager, d.velop AG