So führt man Geschäftsprozesse erfolgreich im Unternehmen ein!

Wann immer Menschen an etwas arbeiten, sind sie automatisch ein Teil von ihnen: Sie können klein und überschaubar sein, aber auch hochkomplex und betriebliche Grenzen überschreiten: Geschäftsprozesse. Sie regeln betriebswirtschaftliche Aspekte und die Abfolge von Arbeitsschritten, bis am Ende ein perfektes Produkt das Licht der Welt erblickt. Einerseits bieten Geschäftsprozesse Sicherheit, weil sie immer wiederkehren. Aber es gibt auch eine Kehrseite. Denn sie sind in den seltensten Fällen dauerhaft ohne Optimierungen effektiv. Warum häufig trotzdem nichts passiert? Weil Geschäftsprozesse bequem sind. Dabei benötigen sie regelmäßige Pflege.

Einfache und komplexe Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse können einfach oder komplex sein. Je umfangreicher sie sind, desto mehr Abhängigkeiten entstehen innerhalb des Prozessmanagements. Ist der Verkauf einer Kugel Eis in der Eisdiele ein recht simpler Geschäftsprozess, der die Bestellung, Zubereitung, Warenausgabe und Bezahlung umfasst, so ist im Gegensatz dazu die Produktion eines Autos ein deutlich umfangreiches Unterfangen, dessen Geschäftsprozess die Unternehmensgrenzen in vielfacher Hinsicht überschreitet.

Abhängigkeiten entstehen hier beispielsweise in den Bereichen der Lieferketten und innerbetrieblichen Abläufe. Ist ein Kettenglied defekt, kann sich dies negativ auf den gesamten Geschäftsprozess auswirken. Im Rahmen des Prozessmanagements müssen die Prozesse also immer wieder überprüft und optimiert werden, um die Wertschöpfungskette zwischen Input, also Waren- und Personalaufwand, und Output, dem Produkt oder der Dienstleistung selbst, so ertragreich wie möglich zu gestalten.

Workflow vs. Geschäftsprozess

Während der Geschäftsprozess lediglich grob den Weg zum Ziel vorgibt, definiert der Workflow den Prozess in einem hohen Detaillierungsgrad und beschreibt die genaue Arbeitsanweisung samt Zuständigkeiten und zeitlicher Abläufe. Ein Workflow bietet keinen Spielraum für Abweichungen während des Prozesses, wird üblicherweise durch Softwares abgebildet und übernimmt ganze Arbeitsschritte automatisiert.

Mehr Informationen: Workflow-Management

Welche Geschäftsprozesse gibt es?

Das Prozessmanagement unterscheidet zunächst zwischen primären und sekundären Geschäftsprozessen.

Primäre Geschäftsprozesse

Primäre Prozesse sind für die direkte Wertschöpfung verantwortlich. Dazu zählen etwa die Kundenakquise, das Marketing, die Produktion oder die Dienstleistungsanbieter und der Verkauf.

Zu den primären Geschäftsprozessen im Unternehmen gehören die Kernprozesse. Sie laufen mehr oder weniger zeitgleich mit den sekundären Geschäftsprozessen, also den Management-Prozessen und den unterstützenden Prozessen ab, und ermöglichen nur im Zusammenspiel den reibungslosen Ablauf.

Sekundäre Geschäftsprozesse

Sekundäre Geschäftsprozesse sind dementsprechend nur unmittelbar wertschöpfend, aber unabdingbar im Gesamtprozess, weil sie die primären Geschäftsprozesse (organisatorisch) unterstützen und damit erst ermöglichen.

Die oben genannten primären Prozesse sind alle nur denkbar, weil ein sekundärer Geschäftsprozess, z. B. der Personalmanagementprozess, Unterstützung anbietet, in diesem Fall die Arbeitskraft der beteiligten Beschäftigten.

Management-Prozesse

Management-Prozesse sind kontrollierender und steuernder Natur. Sie bilden den strategischen Nährboden für ein florierendes Unternehmen, das wertschöpfend arbeiten kann. Management-Prozesse wirken sich nur indirekt auf den Wert der erbrachten Dienstleistung oder des hergestellten Produkts aus, weil sie die Kernprozesse lediglich beeinflussen, aber selbst keine Wertschöpfung leisten.

Kernprozesse

Die Kernprozesse, auch wertschöpfenden Prozesse, reichen von der Kundenakquise über das Marketing bis hin zur eigentlichen Fertigstellung des Produkts oder der Marktreife der Dienstleistung. Je besser diese Prozesse aufeinander abgestimmt sind, desto erfolgreicher kann ein Unternehmen am Markt agieren. Denn: Je mehr Kunden es gibt, deren Bedürfnisse in hohem Maße befriedigt werden, desto erfolgreicher gelingt das Erreichen der Unternehmensziele.

Unterstützende Prozesse

Unterstützende Prozesse sind diejenigen Tätigkeiten in einem Unternehmen, die die Management- und Kernprozesse unterstützen. Sie selbst sind nicht wertschöpfend, aber zwingend erforderlich. Dazu gehören beispielsweise das Personalwesen, die Instandhaltung, der Einkauf, die Buchhaltung und die Informations- und Kommunikationstechnik, die zum Beispiel dafür sorgt, dass das Dokumentenmanagement-System (DMS) in der Cloud alle benötigten Informationen ortsunabhängig und strukturiert zur Verfügung stellt.

Ein Beispiel: Kommt es in einem produzierenden Unternehmen immer wieder zu Materialengpässen, weil ein Zulieferer unzuverlässig arbeitet, ist das Fortbestehen des Unternehmens gefährdet. Das Management muss tätig werden, damit die Kernprozesse weiterlaufen können. Es muss herausfinden, wo der Fehler liegt. Trägt der Zulieferer die Schuld oder ein Subunternehmen? Ist der Fehler gar im eigenen Haus bei der Materialbestellung zu finden? Ist die verantwortliche Stelle gefunden, sind Konsequenzen zu ziehen, um den Fehler zu beheben.

Im oben geschilderten Fall liegt das Potenzial der Prozessoptimierung auf der Hand: Der termingerechte Materialfluss muss wiederhergestellt werden. So offensichtlich ist es aber nicht immer. Stellt sich die Frage: Wie sieht ein systematisches Vorgehen aus, um schlummernde Optimierungspotenziale in Geschäftsprozessen aufzuspüren? In fünf Schritten findet man es heraus:

Geschäftsprozesse analysieren

Prozesse werden kritisch hinterfragt, solange sie noch neu und ungewohnt sind. Haben sich diese erst einmal etabliert, werden sie gern als gegeben hingenommen. Dennoch ist es wichtig, sie regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen und zu schauen, ob sie überhaupt noch zeitgemäß sind. Eine mögliche Frage ist: Wo entstehen die größten Zeitverluste und wie kann man sie beheben? Oder: Können wir den Materialverschnitt verringern? Die Identifikation von Schwachstellen ist wichtig, um Prozesse überhaupt optimieren zu können.

Geschäftsprozesse dokumentieren

Wer häufig bestimmte Prozesse durchführt, kennt sie genau – und damit ihre Stärken, Schwächen und Besonderheiten. Damit kein Inselwissen entsteht, empfiehlt es sich, Prozesse genauestens zu dokumentieren. So entsteht eine Wissensdatenbank, die allen Beschäftigten zugänglich ist und es jedem ermöglicht, die dokumentierten Tätigkeiten nach der dokumentierten Anleitung auszuführen. Wissen, das in Köpfen gespeichert ist, kann verloren gehen. Durch Krankheit, Kündigung, Ruhestand. Damit im Falle einer Stellennachbesetzung weder Zeit noch Geld verschwendet wird, ist eine strukturierte Dokumentation wichtig, um den Reibungsverlust zu minimieren.

Geschäftsprozesse optimieren

Wird im Zuge der Prozessanalyse Optimierungspotenzial entdeckt, sind entsprechende Maßnahmen festzulegen, um die Schwachstellen zu beseitigen. Die Umsetzung dieser Maßnahmen samt Implementierung in die Prozessabläufe kann nur geschehen, wenn eindeutige Zuständigkeiten festgelegt sind. Besonders wichtig in diesem Kontext ist: Prozesse, die sich verändern, gilt es wiederum zu dokumentieren. Nur qualifiziertes Personal sollte deshalb die Dokumentation und Steuerung der veränderten Abläufe übernehmen.

Geschäftsprozesse weiterentwickeln

Kaum ein Prozess ist dauerhaft in unverändertem Zustand optimal. Gerade die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sorgen dafür, dass es ständig neue Entwicklungen gibt, die der Optimierung von Arbeitsprozessen zuträglich sind. Deshalb ist eine regelmäßige Überprüfung des Ist-Zustands und ein Abgleich mit dem Soll-Zustand unerlässlich, um die Produktivität zu überprüfen. Sind Zweifel angebracht, ob die angewendeten Verfahren der Ideallinie entsprechen, gilt es Veränderungen vorzunehmen, am Puls der Zeit zu bleiben und gegebenenfalls die technischen Möglichkeiten auszuschöpfen.

Geschäftsprozesse kontrollieren

Selbst dokumentierte Prozessabläufe sind Veränderungen unterworfen. Solche Entwicklungen entstehen im Zuge der Arbeit. Sie sprechen sich herum, andere Mitarbeiter übernehmen sie. Schließlich entpuppen sie sich als höchst praktikabel. Es ist ratsam, Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen, um zu sehen, ob sie noch funktionieren und ob sie in der Form, wie sie durchgeführt werden, auch dokumentiert sind. Haben sich Prozesse zum Positiven weiterentwickelt, sind diese Modifikationen detailliert zu dokumentieren. Erfüllen sie nicht die zuvor gehegten Erwartungen, sind sie zu analysieren und optimieren.

Geschäftsprozess-Modellierung

Bei der Modellierung von Geschäftsprozessen geht es um deren grafische Visualisierung. Häufig ist die Komplexität von Prozessen ein großes Problem, weil sie so schwierig zu überblicken sind. Das erschwert die Prozessoptimierung deutlich. Wer Geschäftsprozesse modellieren möchte, kann je nach Zielsetzung versteckte Optimierungspotenziale sichtbar machen, indem er die beteiligten Prozesse in ihrem gesamten Beziehungsgeflecht abbildet. Das oben beschriebene Beispiel der Materialengpässe (unter Geschäftsprozess-Management) ließe sich wie folgt modellieren:

Auf diese Weise ist es möglich, Geschäftsprozesse umzugestalten, zu straffen oder zu optimieren. Modellierungen werden aber in den unterschiedlichsten Kontexten vorgenommen, zum Beispiel, um neue Organisationsstrukturen einzuführen, Unternehmensaufgaben auszulagern oder Unternehmenseinheiten abzubilden.

Einführung von Geschäftsprozessen

Um es kurzzufassen: Geschäftsprozesse verhindern ein großes Durcheinander, gerade dann, wenn sich Unternehmen in der Gründungsphase oder im Wachstum befinden. Wer klar definierte Geschäftsprozesse einführt, legt eindeutige Zuständigkeiten fest und führt definierte Ziele ein, die durch optimierte Arbeitsabläufe erreicht werden sollen. Zugleich erfolgt eine Dokumentation der Prozessabläufe, die für jeden Beteiligten nachvollziehbar und anwendbar ist. Eine festgelegte, regelmäßige Prozessoptimierung stellt darüber hinaus sicher, dass sämtliche Schritte innerhalb des Geschäftsprozesses optimal auf die Unternehmensziele einzahlen, diese also maximal effektiv sind.

Geschäftsprozesse bieten Sicherheit

Auch zukünftige Mitarbeiter profitieren von definierten und dokumentierten Geschäftsprozessen. Insbesondere bei Tätigkeiten, die eine Zusammenarbeit mit mehreren Fachabteilungen beinhalten, geben feste Zuständigkeiten und Abläufe Sicherheit bei der Einarbeitung. Außerdem ist es so bei Personalengpässen möglich, Lücken innerbetrieblich schneller zu schließen.

Nicht zuletzt profitieren die Kunden von Geschäftsprozessen. Bei Kundenanfragen wird nichts mehr dem Zufall überlassen, sondern ein festgelegter Ablauf in Gang gesetzt. Jeder Beteiligte weiß, was er zu tun hat, wie schnell er zu reagieren, wie er zu entscheiden hat, wenn es um die Beantwortung geht. Vorbei sind die Zeiten, in denen gerade zufällig niemand Zeit hat, sich darum zu kümmern. Die gemachten Vorgaben zwingen umgehend zum Handeln.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Digitalisierung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen erleichtern das Leben im Arbeitsalltag. Viele Aufgaben, die stets per Hand ausgeführt wurden, können heutzutage Workflows erledigen. Das spart vor allem Zeit – und damit Geld. Speziell immer wiederkehrende Aufgaben, etwa die Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen, kann ein Dokumentenmanagement-System wie d.velop documents sehr gut automatisiert abarbeiten.

Die größten Vorteile dabei: das Vermeiden von Medienbrüchen, Erhöhen der Transparenz, Minimieren von Fehlerquellen, Fördern der Zusammenarbeit, Vereinheitlichen von Arbeitsabläufen und Reduzieren von Durchlaufzeiten. Anwendungsbereiche sind etwa Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträge, Bewerbung-Workflows und Beschaffungsanträge.

Natürlich ist es auch möglich, externe Systeme über Schnittstellen in d.velop documents zu integrieren. Von digitalen Geschäftsprozessen profitieren aber nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Natur. Denn sie sind ein weiterer Schritt in Richtung des papierlosen Büros.