Geschäftsprozesse optimieren

Geschäftsprozesse im Fokus

Zwei Leute lesen gemeinsam den Blogartikel über Dokumentenmanagement

Geschäftsprozesse bilden die Grundlage für organisiertes und effizientes Arbeiten. Hier erfahren Sie alles zum Thema Geschäftsprozesse auf einen Blick:

  • Wie funktionieren Geschäftsprozesse?
  • Was ist Geschäftsprozessmanagement?
  • Können Geschäftsprozesse digitalisiert werden?

Was sind Geschäftsprozesse?

Definition Geschäftsprozess

Ein Geschäftsprozess ist eine systematische Abfolge von Aktivitäten oder Aufgaben, die innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation durchgeführt werden, um ein bestimmtes Geschäftsergebnis zu erreichen. Diese Aktivitäten können manuelle oder automatisierte Aufgaben beinhalten und sind in einer definierten Reihenfolge organisiert, um eine effiziente und effektive Ausführung zu gewährleisten.

Anforderungen an Geschäftsprozesse nach ISO 9001

Die Anforderungen an Geschäftsprozesse ergeben sich aus ISO 9001:2015. Die Norm legt wiederum Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) fest, das innerhalb eines Unternehmens implementiert wird. Die Anforderungen an Geschäftsprozesse beziehen sich dabei auf folgende Aspekte:

  1. Geschäftsprozessorientierung: Das QMS muss auf Geschäftsprozesse ausgerichtet sein und eine systematische und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse ermöglichen.
  2. Geschäftsprozessdokumentation: Geschäftsprozesse müssen dokumentiert sein, um eine eindeutige Identifikation und Überwachung zu ermöglichen.
  3. Geschäftsprozesskontrolle: Geschäftsprozesse müssen kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass sie kontinuierlich verbessert und effizient ausgeführt werden.
  4. Geschäftsprozessevaluation: Die Leistung von Geschäftsprozessen muss regelmäßig überwacht und bewertet werden, um mögliche Schwächen zu identifizieren und zu beheben.
  5. Verantwortung und Kompetenz: Jeder Prozessbeteiligte muss für seine Rolle und Verantwortung im Prozess verantwortlich sein und über die erforderliche Kompetenz verfügen.
  6. Geschäftsprozesskoordination: Geschäftsprozesse müssen so koordiniert werden, dass sie eine reibungslose Interaktion und Integration mit anderen Prozessen ermöglichen.

Die Bedeutung von Geschäftsprozessen für Unternehmen

Insbesondere während der Gründungsphase fehlt es Unternehmen oftmals an Geschäftsprozessen. Es fehlen klare Zuständigkeiten, Informationen sind in verschiedenen Dokumenten gespeichert und Abläufe ändern sich spontan. Dies führt zu einer ineffizient ausgeführten Arbeit und birgt hohe Reibungsverluste.

Geschäftsprozesse sind für Unternehmen von enormer Bedeutung, da sie die Art und Weise bestimmen, wie ein Unternehmen arbeitet und Geschäfte tätigt. Sie stellen die Grundlage für eine effiziente und erfolgreiche Geschäftstätigkeit dar und haben direkten Einfluss auf die Leistung und Rentabilität eines Unternehmens. Darüber hinaus bestimmen sie die grundlegende Struktur und Abläufe des Unternehmens und haben somit direkten Einfluss auf die Effizienz, Produktivität und Rentabilität.

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  • Was ist ein Geschäftsprozess und wo kommen Geschäftsprozesse vor?
  • Prozessdigitalisierung und deren Vorteile
  • Prozessautomatisierung und deren Vorteile
  • Prozessoptimierung: So geht’s in 4 Schritten
  • Was ist Prozessmodellierung und warum ist sie wichtig?
  • Wie unterstützt Process Mining die Prozessdigitalisierung?
  • No-Code und Citizen Developers

Welche Geschäftsprozesse gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen in Unternehmen und Organisationen. Einen Auszug gängiger Geschäftsprozesse und deren Optimierungspotenziale haben wir für Sie festgehalten:

Vertragsmanagementprozess

Ein gut durchdachter Vertragsmanagementprozess (Contract Management Process) ist für die effektive Verwaltung von Verträgen und die Einhaltung aller vertraglichen Verpflichtungen unerlässlich. Ein solcher Geschäftsprozess kann dazu beitragen, das Risiko für Unternehmen zu minimieren und die Chancen auf wirtschaftlichen Erfolg zu erhöhen.

Der Vertragsmanagementprozess umfasst eine Reihe von Schritten und Aktivitäten, die darauf abzielen, den Lebenszyklus eines Vertrags – von der Entwicklung bis zur Überwachung und Überprüfung – zu verwalten. Ziel ist es, eine reibungslose und effiziente Handhabung von Verträgen zu gewährleisten, um das Risiko von Verstößen und finanziellen Verlusten zu minimieren.

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Beschaffungsprozess 

Beschaffungsprozesse beschreiben den Ablauf von Tätigkeiten, die für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen erforderlich sind. Diese Geschäftsprozesse umfassen die Identifikation von Bedarfen, die Auswahl von Lieferanten, das Verhandeln von Preisen und Bedingungen, die Überwachung von Lieferungen und die Abrechnung von Kosten.  

Die Digitalisierung der Beschaffung trägt zu einem effizienten und transparenten Beschaffungsmanagement bei, das wiederum zu einem effektiven Ressourceneinsatz, der Einhaltung des Kostenrahmens, der Risikominimierung sowie der Qualitätssicherung der gekauften Waren und Dienstleistungen beiträgt. 

HR-Prozesse 

HR-Prozesse (Human Resource Processes) sind die Geschäftsprozesse innerhalb des Personalmanagements in einem Unternehmen. Diese Prozesse umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten, die von der Rekrutierung und Auswahl von Mitarbeitern bis hin zur Personalentwicklung und -betreuung reichen. Hierzu zählen Prozesse wie Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Personaladministration, Mitarbeiterförderung, sowie die Verwaltung von Krankheit und Urlaubsanträge

Das Ziel von HR-Prozessen ist es, die Personalressourcen des Unternehmens effizient und wirksam zu verwalten, um die Ziele und den Erfolg des Unternehmens zu unterstützen. Ein optimales HR-Management trägt zu einem guten Arbeitsklima, hoher Mitarbeiterzufriedenheit und zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung bei. 

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  1. Die neue Rolle von HR im Unternehmen
  2. Personalverwaltung optimieren: 3 Prozesse im Fokus
  3. 1. Personaldokumente digital unterzeichnen
  4. 2. Gehaltsabrechnungen digital zustellen
  5. 3. HR-Prozesse in der Mitarbeiter-App
  6. Konkrete Einsparpotenziale

Logistikprozess

Logistikprozesse sind Geschäftsprozesse, die für die Planung, Steuerung und Überwachung des Materials- und Informationsflusses in einem Unternehmen verantwortlich sind. Hierbei geht es um die effiziente und wirtschaftliche Bewirtschaftung der Warenströme von der Beschaffung über die Produktion bis zur Verteilung an den Kunden. Logistikprozesse haben einen entscheidenden Einfluss auf die Effizienz, Flexibilität und Kundenzufriedenheit, da sie einem Unternehmen ermöglichen, Produkte schnell, pünktlich und zu günstigen Kosten an seine Kunden zu liefern.

Ein effektiver Logistikprozess umfasst auch Maßnahmen zur Minimierung von Lagerkosten und Überbeständen, sowie eine effiziente Steuerung der Lagerhaltung und -bewegungen. Auch eine zuverlässige Lieferkette und die Überwachung von Beständen und Lieferzeiten gehören zu wichtigen Aufgaben im Logistikmanagement.

IT-Prozess

IT-Prozesse dienen dazu, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens durch den Einsatz von Informationstechnologie zu unterstützen, zu automatisieren und zu verbessern. Geschäftsprozesse und IT-Prozesse sind daher eng miteinander verbunden, da sie sich gegenseitig unterstützen und ergänzen. In der Praxis arbeiten Geschäftsprozesse und IT-Prozesse in enger Zusammenarbeit, indem sie Geschäftsanforderungen definieren, IT-Systeme auswählen und implementieren, Daten integrieren und IT-Lösungen weiterentwickeln. Eine hochwertige IT-Infrastruktur kann die Effizienz und Effektivität von IT-Prozessen verbessern. Daher sind IT-Prozesse und IT-Infrastruktur aufeinander abzustimmen und in enger Zusammenarbeit zu entwickeln.  

Verkaufsprozess

Ein Verkaufsprozess, wie der Order-to-Cash-Prozess, ist eine Folge von Schritten, die von einem Unternehmen unternommen werden, um einen Kunden zu identifizieren, zu gewinnen und einen Abschluss zu tätigen. Verkaufsprozesse können aus verschiedenen Phasen bestehen: Sie reichen von der Kundenansprache über die Angebotserstellung und -präsentation bis hin zur Abschlussverhandlung und dem Abschluss eines Vertrags. Durch die Optimierung von Verkaufsprozessen können Unternehmen unter anderem ihre Verkaufskosten senken, ihre Absatzmengen erhöhen und ihre Kundenzufriedenheit verbessern.

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Wie sind Geschäftsprozesse aufgebaut?

Geschäftsprozesse bestehen aus einer Reihe von Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Die Schritte eines Geschäftsprozesses sind in der Regel miteinander verbunden und ermöglichen es dem Unternehmen, eine Aufgabe oder einen Geschäftsablauf effektiv und effizient auszuführen.

Ein typischer Geschäftsprozess beginnt grundsätzlich mit einem Ereignis, das den Geschäftsprozess auslöst. Nachdem alle für den Prozess nötigen Informationen (Eingangsdaten) bereitgestellt werden, folgen die eigentlichen Aktivitäten des Geschäftsprozesses, die zur Erreichung des Ziels nötig sind. Innerhalb oder zwischen den Prozessaktivitäten existieren Entscheidungspunkte, d.h. Stellen im Prozess, an denen bestimmte Entscheidungen getroffen werden müssen, die den weiteren Verlauf des Geschäftsprozesses bestimmen. Das Ergebnis sind schließlich die Informationen, die nach Abschluss des Geschäftsprozesses erzeugt werden und der Erreichung des Ziels dienen. Geschäftsprozesse können manuell oder automatisiert durchgeführt werden und können auch mit anderen Geschäftsprozessen verbunden sein, um eine größere Geschäftstätigkeit abzubilden.

Die folgende Abbildung fasst den grundsätzlichen Aufbau eines Geschäftsprozesses zusammen:

Infografik zeigt den Aufbau eines Geschäftsprozesses

  1. Auslöser: Ein Ereignis oder eine Aktivität, das den Geschäftsprozess auslöst.
  2. Eingangsdaten: Die Informationen, die für den Geschäftsprozess benötigt werden.
  3. Aktivitäten: Die eigentlichen Schritte des Geschäftsprozesses, die ausgeführt werden müssen, um das Ziel zu erreichen.
  4. Entscheidungspunkte: Stellen im Prozess, an denen Entscheidungen getroffen werden müssen.
  5. Ausgangsdaten: Die Informationen, die nach Abschluss des Geschäftsprozesses erzeugt werden.
  6. Ziel: Das Endziel des Geschäftsprozesses, das erreicht werden soll.

Geschäftsprozesskette

Die Prozesskette bezieht sich auf die Verbindung zwischen den einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Geschäftsprozesses. Eine Prozesskette zeigt die Abhängigkeiten und den Fluss der Aktivitäten in einem Geschäftsprozess und ermöglicht es, die Wirksamkeit und Effizienz eines Prozesses zu bewerten und zu optimieren. Daher stellt die Prozesskette ein wichtiges Bindeglied für die Überwachung, Kontrolle und Optimierung zwischen den Geschäftsprozessaktivitäten innerhalb eines Unternehmens dar.

Geschäftsprozesslandkarte

Eine Prozesslandkarte zeigt die einzelnen Schritte und Aktivitäten eines Geschäftsprozesses grafisch auf. Es ist ein visuelles Werkzeug, das den Überblick über einen Prozess und seine Abhängigkeiten sowie dessen Interaktionen mit anderen Prozessen ermöglicht. Die Prozesslandkarte ist ein wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements und hilft bei der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Kurz gesagt: Eine Prozesslandkarte ist ein Instrument zur Darstellung eines Geschäftsprozesses und seiner Zusammenhänge.

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Was sind die Vorteile von Geschäftsprozessen?

Geschäftsprozesse bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sich auf verschiedene Bereiche erstrecken. Einige der wichtigsten Vorteile von Geschäftsprozessen sind:

Effizienzsteigerung

Geschäftsprozesse tragen zur Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen im Unternehmen bei. Dadurch können Prozesse schneller, kosteneffizienter und fehlerreduzierter gestaltet werden. Die klare Strukturierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten ermöglicht es, Ressourcen gezielter einzusetzen und somit die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Kosteneinsparung

Geschäftsprozesse können zu erheblichen Kosteneinsparungen in Unternehmen führen. Durch die Analyse und Optimierung von Prozessen lassen sich beispielsweise unnötige Arbeitsschritte eliminieren, Doppelerfassungen vermeiden und die Prozessgeschwindigkeit erhöhen. Besonders in der digitalen Rechnungsverarbeitung können Unternehmen durch die Automatisierung von Prozessen, wie beispielsweise der Dublettenprüfung von Rechnungen, erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Zudem kann die Einhaltung der GoBD und die Vermeidung von Fehlern, z.B. durch automatische Kontierung, zur Kostenreduzierung beitragen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Geschäftsprozesse schaffen eine klare Übersicht über die Abläufe im Unternehmen und stellen sicher, dass alle Aktivitäten im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen. Dies ermöglicht es den Verantwortlichen, jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Dinge zu behalten und die Einhaltung von Standards und Vorschriften, wie der DSGVO, sicherzustellen. Die Nachverfolgbarkeit von Geschäftsprozessen macht es auch einfacher, Fehler zu identifizieren und Probleme zu lösen.

Kundenzufriedenheit

Geschäftsprozesse, die auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden abgestimmt sind, tragen dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen ihre Bearbeitungszeiten verkürzen und somit schneller auf Kundenanfragen und -bedürfnisse reagieren. Dies führt zu höherer Kundenzufriedenheit und einer besseren Kundenbindung.

Flexibilität

Unternehmen, die effiziente und gut durchdachte Geschäftsprozesse implementieren, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Sie sind in der Lage, Produkte und Dienstleistungen schneller und kostengünstiger zu produzieren und zu liefern als ihre Konkurrenten. Durch eine kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse können Unternehmen auch flexibler auf Veränderungen im Markt reagieren und ihre Position im Wettbewerb stärken.

Schnelle Einarbeitung

Geschäftsprozesse können dazu beitragen, die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern zu beschleunigen und zu vereinfachen. Wenn ein Unternehmen klar definierte Geschäftsprozesse hat, kann ein neuer Mitarbeiter schnell verstehen, wie bestimmte Abläufe innerhalb des Unternehmens funktionieren. Dadurch können sich neue Mitarbeiter schneller integrieren und ihre Arbeit schneller und effektiver aufnehmen.


Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement (GPM) bezeichnet ein integriertes System aus Organisation, Führung und Controlling. Es dient der zielgerichteten Steuerung, Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen. Das übergeordnete Ziel von Geschäftsprozessmanagement ist die effektive und effiziente Gestaltung einer umfassenden Prozesslandschaft. Die Einführung von GPM umfasst grundsätzlich folgende Schritte:

1. Prozessanalyse und Planung

Der erste Schritt zur Einführung von GPM umfasst die Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse so-wie die Prozessplanung. Zunächst sind alle relevanten Geschäftsprozesse zu identifizieren und zu dokumentieren – beispielsweise mithilfe von Diagrammen oder Textbeschreibungen. Zur visuellen Darstellung des Prozesses, die eine Übersicht über alle Prozessschritte und beteiligten Akteure bietet, kann auf Prozesslandkarten zurückgegriffen werden. Diese bilden die Grundlage zur Identifizierung von Schwachstellen oder Engpässen innerhalb von Geschäftsprozessen. Eine allgemein anerkannte und in der Praxis bewährte Technik zur strategischen Planung ist die SWOT-Analyse, die insbesondere der Bestimmung der aktuellen Position und Entwicklung passender Strategien dient.

2. Geschäftsprozessoptimierung

Die Prozessoptimierung ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements und beschäftigt sich mit der Verbesserung der zuvor analysierten Prozesse. Durch die Optimierung der bestehenden Geschäftsprozesse können Schwachstellen aufgedeckt und beseitigt werden, bevor das Geschäftsprozessmodell weiterentwickelt wird. Zu den wichtigsten Techniken zur Geschäftsprozessoptimierung zählen:

  • Business Process Reengineering (BPR): Methode zur radikalen Neugestaltung von Geschäftsprozessen, um deren Effektivität und Effizienz zu verbessern.
  • Total Quality Management (TQM): Systematischer Ansatz, der darauf abzielt, Qualität in alle Aspekte der Organisation zu integrieren, einschließlich der Geschäftsprozesse.
  • Balanced Scorecard: Strategisches Management-Tool, das die Leistung der Organisation anhand von Finanz-, Kunden-, internen Prozess- und Lern- und Wachstumsperspektiven misst. Es kann helfen, die Ausrichtung der Geschäftsprozesse auf die Gesamtstrategie des Unternehmens zu verbessern.
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Methode zur systematischen Verbesserung der Geschäftsprozesse durch die ständige Identifizierung und Beseitigung von Schwachstellen.
  • Kaizen: japanische Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung, die darauf abzielt, in kleinen Schritten ständige Verbesserungen in den Geschäftsprozessen zu erzielen.
  • Lean Management: Methode zur Verschlankung der Geschäftsprozesse, die darauf abzielt, die Effizienz zu steigern, Verschwendung zu minimieren und die Qualität zu verbessern.
d.velop Infografik zur Geschäftsprozessoptimierung

3. Geschäftsprozessmodellierung

Die Prozessmodellierung baut auf den optimierten Geschäftsprozessen auf und unterstützt die langfristige Ausrichtung des Unternehmens. Das Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine häufig eingesetzte Technik. Es handelt sich um eine Modellierungssprache, die eine standardisierte Darstellung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Neben BPMN zählen UML (Unified Modeling Language), EPC (Event-driven Process Chain), DFD (Data Flow Diagram) und IDEF (Integrated Definition) zu den Techniken, die Anwender und Anwenderinnen bei der Geschäftsprozessmodellierung unterstützen.

4. Workflow-Management

Im Anschluss an die Geschäftsprozessmodellierung folgt die eigentliche Umsetzung der zuvor optimierten Prozesse. Hierbei spielt Workflow-Management eine zentrale Rolle. Geschäftsprozessmanagement und Workflow-Management werden oft irrtümlicherweise als synonym verwendet. Während GPM auf die Verwaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen abzielt, bezieht sich WFM hingegen speziell auf die Automatisierung von Aufgaben und Aktivitäten innerhalb eines Geschäftsprozesses. Workflow-Management ist somit eine Teilmenge von GPM und befasst sich mit der technischen Umsetzung von Geschäftsprozessen.

Workflow-Management ist ein wichtiger Schritt zur Einführung von Geschäftsprozessmanagement in Unternehmen, da es die Umsetzung der identifizierten Prozesse automatisiert und eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung dieser Prozesse ermöglicht.

5. Prozessmonitoring und Controlling

Die Überwachung der optimierten und umgesetzten Geschäftsprozesse erfolgt über das Prozessmonitoring. Es ermöglicht Unternehmen, Schwachstellen im Prozess aufzudecken und Maßnahmen zu ergreifen, um die Effizienz zu verbessern. Die Ziele des Monitorings sind die Gewährleistung einer stabilen und effektiven Prozessleistung, die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen sowie die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) und Compliance-Anforderungen.

Zur Durchführung des Monitorings stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, wie zum Beispiel:

  • Key Performance Indicators (KPIs): Mit KPIs werden Zielwerte für wichtige Leistungsindikatoren festgelegt, die es ermöglichen, die Leistung von Geschäftsprozessen zu messen und zu überwachen.
  • Business Activity Monitoring (BAM): BAM ermöglicht die Überwachung von Prozessen in Echtzeit und die Analyse von Ereignissen und Daten, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
  • Business Process Intelligence (BPI): BPI ist eine Methode, mit der Prozessdaten analysiert und visualisiert werden, um die Prozessleistung zu verstehen und zu verbessern.
  • Risikomanagement: Das Risikomanagement dient der Identifikation, Analyse und Bewertung von Risiken in Geschäftsprozessen, um Risiken zu minimieren und die Stabilität von Prozessen zu gewährleisten.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellt einen wichtigen Teil des Geschäftsprozessmanagements dar. Durch die Implementierung von digitalen Systemen und Automatisierung von Prozessen steigern Unternehmen die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse und profitieren insbesondere von Fehlerminimierung und Kosteneinsparungen.

Geschäftsprozesse mit einem DMS automatisieren

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, indem es die manuelle Verarbeitung von Dokumenten und Informationen durch automatisierte Workflows und Prozesse ersetzt. Das DMS kann Dokumente erfassen, klassifizieren, indizieren und automatisch an die richtigen Personen oder Systeme weiterleiten. So können beispielsweise Rechnungen automatisch erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet werden, während Verträge automatisch an die Rechtsabteilung oder das Managementteam gesendet werden. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, die Fehlerquote reduzieren und die Effizienz und Transparenz verbessern.

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Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagement-System für Geschäftsprozesse?

Digitalisierung von Dokumenten

Durch die Digitalisierung von Dokumenten können diese direkt im DMS gespeichert und bearbeitet werden. Das spart Zeit und Kosten, die sonst für die manuelle Bearbeitung der Dokumente anfallen würden.

Automatisierte Workflows

Mit einem DMS können automatisierte Workflows erstellt werden. Das bedeutet, dass bestimmte Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch ausgeführt werden, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So kann beispielsweise die Freigabe eines Dokuments automatisch erfolgen, sobald es von allen erforderlichen Personen geprüft und freigegeben wurde.

Integration von Systemen

Ein DMS kann in bestehende IT-Systeme wie ERP-Systeme integriert werden. Dadurch können Informationen automatisch ausgetauscht und Prozesse optimiert werden.

Elektronische Signaturen

Ein DMS ermöglicht es, Dokumente mit einer elektronischen Signatur Software rechtssicher zu signieren. Dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen, da der Druck, die Unterschrift, der Scan und der Versand des Dokuments entfallen.

Automatisierte Archivierung

Die Einführung eines DMS ermöglicht die digitale Dokumentenarchivierung innerhalb von Geschäftsprozessen. Das bedeutet, dass sie automatisch in der richtigen Version und an der richtigen Stelle gespeichert werden. Insbesondere die Anforderungen an die Revisionssicherheit werden durch ein Dokumentenmanagement-System erfüllt.

Cloud-Anbindung

Die Cloud-Migration eines DMS bietet zahlreiche Vorteile für das Geschäftsprozessmanagement von Unternehmen. Da das DMS in der Cloud gehostet wird, können Benutzer von überall aus auf die Geschäftsprozesse zugreifen und diese steuern, solange sie über eine Internetverbindung verfügen.

Digitale Geschäftsprozesse mit d.velop documents

Die Einführung und Optimierung von Geschäftsprozessen stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. d.velop documents unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung ihres Geschäftsprozessmanagements und ermöglicht Kosteneinsparungen, Rechtssicherheit und Effizienzsteigerungen und viele weitere Vorteile rund um das Thema Geschäftsprozesse.

Fragen zum Thema Geschäftsprozesse?
Wir haben Antworten.

Was ist das Ziel des Geschäftsprozessmanagements?

Das Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist es, die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen zu optimieren. Dies umfasst die Analyse, Modellierung, Implementierung und Überwachung von Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv ablaufen.

Wie kann ich Geschäftsprozesse optimieren?

Unternehmen können ihre Geschäftsprozesse optimieren, indem sie eine sorgfältige Analyse der Prozesse durchführen, Schwachstellen identifizieren, Verbesserungsmöglichkeiten finden und geeignete Techniken zur Optimierung einsetzen, wie zum Beispiel Business Process Reengineering, Total Quality Management, Lean-Management oder Kaizen.

Wie kann ich Geschäftsprozesse digitalisieren?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ermöglicht, das die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und die elektronische Kommunikation unterstützt. Ein DMS bietet Funktionen wie elektronische Archivierung, Workflow-Management, das Monitoring von Geschäftsprozessen und die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen.

Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsprozessmanagement und Workflow-Management?

Geschäftsprozessmanagement und Workflow-Management sind eng miteinander verbunden, aber es gibt einen Unterschied zwischen ihnen. Geschäftsprozessmanagement umfasst die Analyse, Optimierung und Überwachung von Geschäftsprozessen, während Workflow-Management sich auf die Automatisierung und Kontrolle von Arbeitsabläufen konzentriert. Ein Workflow-Management-System ist eine Art von Geschäftsprozessmanagement-System, das auf die Verwaltung von Arbeitsabläufen spezialisiert ist.

Welche Rolle spielen Geschäftsprozesse bei der Digitalisierung von Unternehmen?

Geschäftsprozesse spielen eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung von Unternehmen. Die digitale Transformation hat zum Ziel, bestehende Geschäftsprozesse durch den Einsatz von digitalen Technologien zu verbessern und zu automatisieren. Durch eine digitale Abbildung der Geschäftsprozesse wird die Effizienz gesteigert, Fehlerquellen minimiert und somit letztlich auch Kosten eingespart. Unternehmen können dadurch schneller und flexibler auf Veränderungen am Markt reagieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Wie kann ich meine Geschäftsprozesse rechtssicher gestalten?

Um Geschäftsprozesse rechtssicher zu machen, sollten Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben und internen Regelungen berücksichtigen. Eine klare Dokumentation, Verfolgung von Änderungen, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden können helfen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Compliance-Risiken zu minimieren.

Wie kann ich Geschäftsprozesse modellieren?

Geschäftsprozesse können mithilfe von Modellierungstechniken wie BPMN (Business Process Model and Notation) oder UML (Unified Modeling Language) modelliert werden. Dabei werden die einzelnen Schritte und Verbindungen zwischen den Schritten in einer grafischen Darstellung dargestellt.

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