GoBD 2019: Neufassung der GoBD mit Schreiben des BMF veröffentlicht

Nachdem Ende 2018 ein „erster Entwurf einer Neufassung“ der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) durch die Finanzverwaltung vorgelegt wurde, ist es nun so weit. Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 11.07.2019 wurden die Grundsätze veröffentlicht. Aktuell wurden schon die GoBD 2021 angepasst und sind vor kurzer Zeit veröffentlicht worden.

Schon am 14. November 2014 hatte man mit Veröffentlichung der GoBD in Aussicht gestellt. Diese sollten regelmäßig aktualisiert werden, um sie mit neuen technischen Standards in Einklang zu bleiben. Fast fünf Jahre später ist man nun den eigenen Ansprüchen gerecht geworden und hat zudem auf die immer lauter werdenden Stimmen aus Wirtschaft und Politik reagiert. Diese beklagten, die Grundsätze können nicht mit dem Tempo des digitalen Wandels Schritt halten.

Nun heißt es also gemäß dem Bundesministerium der Finanzen „GoBD 2019“. In der Neufassung treiben innovative Prozesse und mobiles Scannen die nächsten Schritte zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung voran.

Was ändert sich in Sachen GoBD 2019?

Der elektronische Austausch neuer Anwendungsszenarien sowie die innovative Prozessbeschleunigung sollen steuerpflichtigen Unternehmen zukünftig deutliche Erleichterungen verschaffen. Durch die Novellierung der technischen Migration und die Legitimierung des Mobilen Scannens stellt die GoBD 2019 neue Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen nun unveränderbar digital aufbewahrt werden.

Die wichtigsten Neuerungen der “GoBD 2019” im Überblick:

• Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
• Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
• Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig
• Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
• Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
• Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein

Bildliche Erfassung durch mobile Geräte zulässig:

Die Digitalisierung von Papierbelegen mit üblichen, stationären Scanner ist inzwischen ein typischer Standardprozess in Unternehmen. Durch die bildliche Erfassung – beispielsweise mittels Smartphone – ist das Fotografieren von Reisekostenbelegen ein ganz neues Anwendungsszenario. Dieses Vorgehen hat bisher bei vielen Unternehmen für Unsicherheit gesorgt, da dessen Rechtsgültigkeit bislang den GoBD auch nicht zweifelsfrei zu entnehmen war. Durch eine vorgenommene Formulierung in Randziffer 130 der Neufassung der GoBD 2019 kommt die Finanzverwaltung diesem Anliegen jetzt uneingeschränkt nach. Die Randziffer 130 klärt auf, dass eine Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann. Dadurch nehmen die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Papierbelegen in der Praxis enorm zu.

Scannen im Ausland zulässig:

Die Randziffer 130 belegt auch, dass der bildlichen Erfassung von Papierbelegen mithilfe mobiler Geräte auch im Ausland nichts entgegensteht, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden. Davon betroffen sind zum Beispiel Belege, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland angefallen sind.

Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig:

Laut Randziffer 136 der Neufassung der GoBD 2019 wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung verbracht und dort digitalisiert (bildlich erfasst) werden. Dies war bislang strittig und wird jetzt durch die Neufassung der GoBD 2019 legitimiert. Ob die anschließende Digitalisierung zulässig ist, war bislang umstritten.

Erleichterungen im Zusammenhang mit der Konvertierung:

Die Vorgaben der GoBD zur Konvertierung haben die Praxis in der Vergangenheit intensiv beschäftigt. Grund dafür war die Randziffer 135. Diese beschreibt die festgelegte Anforderung der GoBD, bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. „Inhouse-Format“) stets beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. TIFF-Dateien in höherwertige, unstrukturierte Formate, wie PDF-Dateien umzuwandeln war dabei stets sehr hinderlich und kostenintensiv. Vielmehr handelt es sich um ein reines verlustfreies „Umverpacken“ in ein anderes technisches Kuvert, worüber die dauerhafte Erfüllung der GoBD-Anforderungen auch isoliert über die konvertierte Fassung sichergestellt ist. Zudem wird gewährleistet, dass das Recht auf Datenzugriff über die Konvertierung keinerlei Einschränkungen erfährt und die konvertierten Dokumente für alle drei Zugriffsarten über die Dauer der Aufbewahrungsfrist uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden können. Dieser Argumentation hat sich die Finanzverwaltung nun erfreulicherweise angeschlossen und verschafft den steuerpflichtigen Unternehmen damit eine deutliche Erleichterung, sowie prozessuale Vereinfachung.

Cloud-Systeme:

Cloud-Systeme werden durch die Randziffer 20 in der Neufassung der GoBD 2019 in Datenverarbeitungssysteme mit einbezogen. Wenn sich die Cloud bzw. die Cloud-Anwendung im Ausland befindet, sind steuerrechtliche Besonderheiten stets zu beachten. Insbesondere gilt es die Notwendigkeit eines Antrags nach § 146 Abs. 2a AO zu beachten, soweit hierüber elektronische Bücher oder sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt oder aufbewahrt werden.

Verfahrensdokumentation bedarf einer Änderungshistorie:

Verfahrensdokumentation müssen verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Randziffer 151). Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren in der Dokumentation dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht (Randziffer 154). Nach dieser Randziffer müssen auch Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert werden und historisch nachvollziehbar sein.

Wie ist die Neufassung der GoBD zu bewerten?

„Die Neufassung der GoBD war lange erwartet und bringt nun die erhofften Erleichterungen. Insbesondere die Anpassungen im Bereich mobiles Scannen und Cloud-Systeme ermöglichen Unternehmen eine durchgängige Digitalisierung ihrer Buchhaltung ohne Rücksicht auf technologische Einschränkungen. Nun bleibt zu hoffen, dass die nächste Aktualisierung nicht ähnlich lange auf sich warten lässt“ so die Einschätzung von Jürgen Prummer, Experte für Compliance Themen bei der d.velop AG.

Wer ist betroffen?

Wie auch im Jahr zuvor rücken Unternehmen immer stärker in den Fokus der Finanzbehörden und müssen agieren. Wer nicht aufpasst, muss mit beachtlichen Konsequenzen rechnen und gegebenenfalls tief in die Tasche greifen. Denn die GoBD 2019 gilt weiterhin für alle Steuerpflichtigen – egal ob Selbstständig, Freiberufler oder Unternehmer. Alle sind gleichermaßen verpflichtet, die GoBD zu erfüllen. Wichtig zu wissen: Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Einhaltung der GoBD 2019 trägt der Steuerpflichtige ganz alleine. Das gilt auch dann, wenn die Buchführung durch einen Steuerberater erfasst wird.

Laut der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung“  haben sich fast die Hälfte aller Betroffenen immer noch nicht mit den Anforderungen der GoBD beschäftigt, geschweige denn ein digitales Archiv eingerichtet.

Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Jederzeit dürfen die Finanzbehörden unangemeldet Aufzeichnungen und Buchungen prüfen. Bei Ungereimtheiten oder formellen Mängeln können die Prüfer relativ schnell die Buchhaltung verwerfen und man riskiert somit eine Steuerschätzung oder eine Nichtanerkennung der Angaben. Wer in die GoBD-Falle tappt, kann der Verlust des Vorsteuerabzugs oder sogar eine Einkommenssteuerschätzung drohen.

Ohne rechtsgültige Belege ist es dabei kaum möglich einer hohen Schätzung zu widersprechen. Mit hohen Nachzahlungen und das Anheben der Vorauszahlungsbescheide ist zu rechnen. Das alleine ist ein guter Grund, sich um die passenden Werkzeuge für die Einhaltung der GoBD zu kümmern.

Was genau ist zu beachten?

Grundsätzlich sind im Rahmen der digitalen Archivierung vier Regeln zu beachten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

Die GoBD 2019 sind detailliert – Sie definieren sehr genau, wie die Buchführung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten aussehen müssen. Eine einfache Archivspeicherung auf der Festplatte oder USB-Stick genügt nicht, ebenso wenig ein Ausdruck auf Papier. Laut GoBD 2019 müssen alle Belege revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden. Es handelt sich um digitale Dokumente aus Fakturierungssystemen ‒ wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Gutschriften sowie Kassenbücher oder Zeiterfassungen, die in einem Datenverarbeitungssystem erstellt werden. Diese müssen die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen sicherstellen.

Office-Programme, wie Word oder Excel, sind problemlos zu verändern und können den wichtigen Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht gewährleisten. Deshalb sind diese Programme keine geeignete Lösung zur Erfassung und sind in der Regel auch nicht GoBD-konform. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.

Ziel der Finanzbehörden ist es deshalb, den Papierbeleg vom weiteren Prozess auszunehmen, zu vernichten und eine flächendeckende Digitalisierung der Betriebsprüfung zu schaffen, soweit die Einschätzung von anderen Experten zum Thema.

GoBD 2019 – Wie fangen Sie an?

Mit der Neufassung der GoBD 2019 hat die Finanzverwaltung ein positives Signal in Richtung vieler Unternehmen gesendet. Nutzen Sie und Ihr Unternehmen die Chance einer wichtigen Weiterentwicklung. Es ist nichts in Stein gemeißelt. Verwandeln Sie Ihre Buchhaltung uneingeschränkt in eine digitale Lösung. Archivieren Sie ihre papiergebundenen Dokumente, wie zum Beispiel Angebote und Eingangsrechnungen, revisionssicher und vor allem digital.