GoBD 2019: Neufassung der GoBD steht in den Startlöchern

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Aus dem Zusammenschluss zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen wurden neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abgestimmt. Schon am 14. November 2014 hatte man mit Veröffentlichung des BMF-Schreiben in Aussicht gestellt, diese regelmäßig aktualisieren zu wollen, um vor allem mit neuen technischen Standards im Einklang zu bleiben.

Jetzt, fast vier Jahre später, folgt endlich ein „erster Entwurf einer Neufassung“ der GoBD.

Schon in Kürze könnte es also gemäß dem Bundesministerium der Finanzen „GoBD 2019“ heißen. Innovative Prozesse und mobiles Scannen treiben dabei die nächsten Schritte zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung voran.

Was ändert sich in Sachen GoBD 2019?

Der elektronische Austausch neuer Anwendungsszenarien sowie die innovative Prozessbeschleunigung sollen steuerpflichtigen Unternehmen zukünftig deutliche Erleichterungen verschaffen. Durch die Novellierung der technischen Migration und die Legitimierung des Mobilen Scannens stellt die GoBD 2019 neue Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen nun unveränderbar digital aufbewahrt werden.

Die wichtigsten Neuerungen der “GoBD 2019” im Überblick:

  • Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
  • Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland
  • Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig
  • Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
  • Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
  • Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein

[Quelle]

Wann kann mit der Verabschiedung von GoBD 2.0 gerechnet werden?

“Wie kurzfristig die Neufassung der GOBD im Jahr 2019 verabschiedet wird, hängt maßgeblich von den Änderungswünschen des BMF ab. Gut möglich ist, dass die Version 2.0 in einem frühen Stadium veröffentlicht und anschließend Stück für Stück ausgebaut wird” so das Fazit von Jürgen Prummer, Experte für Compliance Themen bei der d.velop AG.

Wer ist betroffen?

Wie auch im Jahr zuvor rücken Unternehmen immer stärker in den Fokus der Finanzbehörden und müssen agieren. Wer nicht aufpasst, muss mit beachtlichen Konsequenzen rechnen und gegebenenfalls tief in die Tasche greifen. Denn die GoBD 2019 gilt weiterhin für alle Steuerpflichtigen – egal ob Selbstständig, Freiberufler oder Unternehmer. Alle sind gleichermaßen verpflichtet, die GoBD zu erfüllen. Wichtig zu wissen: Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Einhaltung der GoBD 2019 trägt der Steuerpflichtige ganz alleine. Das gilt auch dann, wenn die Buchführung durch einen Steuerberater erfasst wird.

Laut der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung“  haben sich fast die Hälfte aller Betroffenen immer noch nicht mit den Anforderungen der GoBD beschäftigt, geschweige denn ein digitales Archiv eingerichtet.


Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Jederzeit dürfen die Finanzbehörden unangemeldet Aufzeichnungen und Buchungen prüfen. Bei Ungereimtheiten oder formellen Mängeln können die Prüfer relativ schnell die Buchhaltung verwerfen und man riskiert somit eine Steuerschätzung oder eine Nichtanerkennung der Angaben. Wer in die GoBD-Falle tappt, kann der Verlust des Vorsteuerabzugs oder sogar eine Einkommenssteuerschätzung drohen.

Ohne rechtsgültige Belege ist es dabei kaum möglich einer hohen Schätzung zu widersprechen. Mit hohen Nachzahlungen und das Anheben der Vorauszahlungsbescheide ist zu rechnen. Das alleine ist ein guter Grund, sich um die passenden Werkzeuge für die Einhaltung der GoBD zu kümmern.


Was genau ist zu beachten?

Grundsätzlich sind im Rahmen der digitalen Archivierung vier Regeln zu beachten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.
Die GoBD 2019 sind detailliert – Sie definieren sehr genau, wie die Buchführung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten aussehen müssen. Eine einfache Archivspeicherung auf der Festplatte oder USB-Stick genügt nicht, ebenso wenig ein Ausdruck auf Papier. Laut GoBD 2019 müssen alle Belege revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden. Es handelt sich um digitale Dokumente aus Fakturierungssystemen ‒ wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Gutschriften sowie Kassenbücher oder Zeiterfassungen, die in einem Datenverarbeitungssystem erstellt werden. Diese müssen die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen sicherstellen.

Office-Programme, wie Word oder Excel, sind problemlos zu verändern und können den wichtigen Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht gewährleisten. Deshalb sind diese Programme keine geeignete Lösung zur Erfassung und sind in der Regel auch nicht GoBD-konform. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.

Ziel der Finanzbehörden ist es deshalb, den Papierbeleg vom weiteren Prozess auszunehmen, zu vernichten und eine flächendeckende Digitalisierung der Betriebsprüfung zu schaffen, soweit die Einschätzung von anderen Experten zum Thema.


GoBD 2019 – Wie fangen Sie an?

Mit der Neufassung der GoBD 2019 haben Sie und Ihr Unternehmen die Chance einer wichtigen Weiterentwicklung. Nutzen Sie diese Chance, um ihre Prozesse neu zu denken! Es ist nichts in Stein gemeißelt. Verwandeln Sie Ihre Buchhaltung uneingeschränkt in eine digitale Lösung. Archivieren Sie ihre papiergebundenen Dokumente, wie zum Beispiel Angebote und Eingangsrechnungen, revisionssicher und vor allem digital.

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