GoBD 2017 im Faktencheck: Panikmache oder berechtigte Sorge?

„Es wird ernst!“, „die Galgenfrist endet“, „2017 läuft die gesetzliche Schonfrist ab“. So oder so ähnlich klang die Berichterstattung vieler IT-Fachmagazine und Softwarehersteller Ende 2016.

Grund für den Aufruhr im Markt? 4 Buchstaben: GoBD – Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Doch warum wird eine Verwaltungsvorschrift, die bereits 2014 veröffentlicht wurde und seit 2015 gilt, noch einmal derart heftig diskutiert? Handelt es sich um Panikmache oder berechtigte Sorge? Wir machen den Faktencheck.

Was bedeutet GoBD?

GoBD ist die Kurzform für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassenen Grundsätze regeln die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung. Ziel des BMF ist es mit der GoBD Rechtsklarheit und eine einheitliche Regelung für Unternehmen zu schaffen.

Gilt die GoBD erst seit 2017?

Nein. Wie bereits eingangs angedeutet wurde die GoBD mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht. In Kraft getreten sind die Grundsätze mit dem 01.01.2015.

Neu ist seit dem 01.01.2017 ausschließlich, dass eine letzte Schonfrist des BMF abgelaufen ist. Diese bezieht sich allerdings nur auf den Einsatz von Kassensystemen, die den Anforderungen der GoBD nicht oder nur teilweise genügt haben. Alle anderen Bereiche galten schon vor Januar 2017 uneingeschränkt.

GoBD, GDPdU und GoBS: Wo liegt der Unterschied?

Die GoBD hat 2015 die GDPdU und die GoBS abgelöst und vereinheitlicht. Bis dato hatten die beiden Vorschriften die Standards für eine revisionssichere Buchführung gesetzt. Für buchhalterische Dokumente und Daten, die vor dem 01.01.2015 erstellt worden sind, sind beide Grundsätze jedoch weiterhin noch gültig.

  • GDPdU steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.
  • GoBS steht für die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme.

Welche rechtliche Basis haben die Grundsätze?

Die steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten liegen in der Abgabenordnung und den Einzelsteuergesetzen begründet. Im konkreten handelt es sich um die folgenden Gesetze:

  • § 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO
  • 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7
  • 41 EStG

Für wen gelten die Grundsätze?

Im Gegensatz zur GoB gilt die GoBD nicht mehr nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind. Dies wird aus dem Zusatz „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ in der Benennung der Grundsätze und den oben beschriebenen gesetzlichen Grundlagen deutlich.

Wer ist für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich?

Im Schreiben des BMF vom 14.11.2014 heißt es dazu: „Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen (…) ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).“ Für Unternehmen heißt dies konkret, dass in jedem Fall der Geschäftsführer für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist.

Welche Daten und Dokumente betrifft die GoBD?

Die GoBD gilt für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören gemäß § 147 Abs. 1 AO unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege.

Eine Übersicht aller steuerrelevanten Daten mit Anspruch auf Vollständigkeit existiert nicht, weshalb oft im Einzelfall entschieden werden muss. Einige hilfreiche Beispiele steuerrelevanter Daten hat die Computerwoche bereits 2004 zusammengefasst.

Wer überprüft die GoBD und welche Strafen drohen mir bei Nichteinhaltung?

Die Überprüfung der GoBD obliegt dem verantwortlichen Finanzamt und deren Prüfern. Im Steuerrecht gilt grundsätzlich die Annahme, dass die Buchführung korrekt ist. Voraussetzung für eine Bestrafung im Falle der Nichteinhaltung ist daher ein nachweisbarer Fehler oder grobe Unregelmäßigkeiten in der Buchführung. Sollten derartige Unregelmäßigkeiten tatsächlich festgestellt werden, wird das Unternehmen geeignet zur Besteuerung herangezogen.

Panikmache oder berechtigte Sorge: ein wenig von beidem

Nachdem die Fakten geklärt sind, bleibt nur eine klare Antwort auf unsere einleitende Frage: Handelt es sich bei dem Schlagwort „GoBD 2017“ um Panikmache oder berechtigte Sorge?

Die Wahrheit liegt, wie so oft, in der Mitte. Auf der einen Seite bezieht sich die Schonfrist des BMF ausschließlich auf den Einsatz von alten elektronischen Kassensystemen und damit auf einen sehr kleinen Bereich der GoBD-Verordnung. In diesem Zusammenhang von einer Galgenfrist zu sprechen scheint gewagt. Auf der anderen Seite steht die Wichtigkeit der GoBD für Unternehmen komplett außer Frage. Vielen Unternehmen fehlt trotzdem seit Jahren eine angemessene Priorisierung des Themas. Unternehmen erneut und mit Nachdruck auf das Thema hinzuweisen scheint durchaus angebracht. Wie gesagt: die Wahrheit liegt, wie so oft, in der Mitte.

In den kommenden Wochen werden wir uns konkreter damit befassen, wie eine Dokumentenmanagement Software dabei hilft Unternehmensinformationen GoBD-konform zu sichern. In der Zwischenzeit lohnt sich ein Blick auf unsere Übersicht für die Zertifizierungen unserer Software.

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Thomas Buddendick

Inbound Marketing Manager, d.velop AG