GoBD 2018 – was ändert sich und was ist zu tun?

Mehr Zeit für Mitarbeiter nehmen, intensiver mit der Zukunft der Branche auseinandersetzen, endlich die vielen neuen Ideen umsetzen, mehr auf die eigene Intuition vertrauen, den eigenen Horizont erweitern…

Das sind laut einem Artikel des manager magazins aus dem Jahr 2015 fünf Vorsätze, die Angestellte schon Anfang Januar wieder brechen werden. Genauso alt wie der Artikel ist die Pflicht für Unternehmen, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Wenn das manager magazin eine ähnliche Liste für 2018 erstellen würde, dann würden Unternehmen konkretere Vorsätze vermutlich weit mehr helfen, als der Vorschlag den eigenen Horizont zu erweitern:

„Endlich die GoBD in den Griff bekommen“ zum Beispiel – das hätte was.

Erfahren Sie die ganz aktuellen Änderungen an der GoBD 2020.

GoBD – was ist zu tun?

Auch mehr als drei Jahre nach der Einführung der GoBD haben Unternehmen große Probleme bei der Umsetzung der Verwaltungsvorschrift und fragen sich was zu tun ist. Verantwortliche erkennen oft nicht wie groß die Auswirkungen der GoBD auf ihre organisatorischen Prozesse tatsächlich sind und bringen ihr Unternehmen damit in Verzug. Eine aktuelle Studie von ibi research hat beispielsweise aufgedeckt, dass bei der Aufbewahrung von Rechnungen nur sieben von zehn Unternehmen GoBD-konform handeln und elektronische Eingangsrechnungen im digitalen Original archivieren. Die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen die Einhaltung der GoBD 2018 weiter vor sich herschieben, ist daher groß. Was ist also zu tun? Im ersten Schritt würde es schon vielen Unternehmen helfen, zu erkennen, dass überhaupt etwas zu tun ist. Einsicht ist bekanntlich der erste Schritt zur Besserung.

Darum rücken die GoBD 2018 stärker in den Fokus

Ein guter Grund die GoBD 2018 endlich ernst zu nehmen, ist die naheliegende Einschätzung von vielen Experten, dass die Umsetzung der Grundsätze in diesem Jahr stärker in den Fokus der Finanzämter und Prüfer rückt. Der Grund dafür ist simpel. Die GoBD gilt für Veranlagungsjahre, die mit oder nach dem 01.01.2015 beginnen. Da genau diese Wirtschaftsjahre erst in diesem oder gar im nächsten Jahr zur Betriebsprüfung anstehen, kann das Finanzamt erst jetzt feststellen, ob die Buchhaltung tatsächlich gemäß der GoBD erfolgt ist. Markus Olbring, comdatis it-consulting, schätzt die Situation wie folgt ein:

Nachdem 2017 eine letzte Schonfrist in Bezug auf Kassensysteme ausgelaufen ist, gilt die GoBD mittlerweile für alle betroffenen Unternehmen, in allen Bereichen vollumfänglich. Für 2018 ist jetzt damit zu rechnen, dass Finanzämter deutlich stärker auf eine ordnungsgemäße Buchführung achten. Unternehmen sollten das Thema mit Nachdruck angehen.

Markus Olbring, comdatis it-consulting

Rein inhaltlich ändert sich für Unternehmen an der GoBD 2018 damit überhaupt nichts. Vielmehr geht es darum, die Dringlichkeit des Themas zu erkennen und mit entsprechenden Maßnahmen auf die gestellten Anforderungen zu reagieren. In verschiedenen Blogbeiträgen haben wir uns mit Einstiegsfragen zum Thema, Anforderungen an ein Dokumentenmanagement und den notwendigen Schritten für eine revisionssichere Archivierung befasst:

• GoBD im Faktencheck: Panikmache oder berechtigte Sorge?
• 6 zentrale Anforderungen an ein GDPdU/GoBD-konformes Dokumentenmanagement.
• Revisionssicherheit – was bedeutet das und wie archiviere ich revisionssicher?
• Auf diese Dinge sollten Sie bei der GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnung achten.
• Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen.Um die GoBD endlich in den Griff zu bekommen, haben wir zudem in einem Webinar mit dem Rechtsanwalt und Experten für IT-Recht, Christian Völkel, die fünf wichtigsten rechtlichen Anforderungen an eine digitale Aktenführung für Sie zusammengestellt:

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Quellen:

ibi research 2017: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017